Motorvej

Et infrastrukturanlæg? Mener du motorvej, cykelsti eller lufthavn??

Fagsprog og forvaltningssprog er ikke kun præget af lange sætninger og svære ord. Det er også udfordret af abstrakte ord og begreber. Hvad betyder fx implementeringsproces, infrastrukturanlæg eller institution?

Lad ikke læseren gætte betydningen

Mange af de begreber vi benytter hedder bare sådan. Det kan vi ikke lave om på, vil du måske indvende. Og det er rigtigt. Tag fx ordet institution. Engang for længe siden gik vores børn i vuggestue og de gamle kom på plejehjem. I dag kalder vi alle de kommunale driftsenheder (bemærk det abstrakte begreb!) for institution. Hvis du i dine tekster blot skriver institution, så er det helt umuligt for læseren at afgøre, hvad du taler om. Derfor skal du altid konkretisere eller give eksempler på de abstrakte begreber, du anvender. Gør du ikke det, så er læseren nødt til at gætte, hvad du mener. Og han kunne jo gætte forkert. Og så får din tekst måske en helt anden betydning …

Eksempel

Den nye institution, som kommunen skal bygge på den ledige grund, skal rumme et dagtilbud for 0-6 årige børn. Institutionen skal være færdig og klar til brug i juni 2017.

I eksemplet ovenfor har skribenten konkretiseret institution, her taler vi altså om et dagtilbud for 0-6 årige. I resten af teksten kan skribenten så anvende ordet institution, for nu ved læseren, hvad vi helt konkret taler om.

Kan du tegne det?

Vær konkret og vælg så vidt muligt ord og begreber, som du kan tegne. Hvis du mener spade, så kald den ikke værktøj i din tekst. Og hvis du mener bil, så kald den ikke køretøj. Og hvis du mener en cykelsti, så lad være med at kalde den infrastrukturanlæg!

Ovedag

Det er såre simpelt: Vil du være god til at spille violin, må du øve dig. Drømmer du om at blive forfatter, må du øve dig i at skrive. Vil du være bedre til dit job? Nemlig – så må du øve dig!

Hvorfor gør vi det så ikke? Øver os. Den første forklaring kunne være, at vi ikke har tid. Vi har så travlt med vores job, at vi ikke har tid til at indlære nye rutiner (også selvom de nye rutiner måske kan spare os for tid!) eller lære nyt om vores fag. Den anden forklaring kunne være, at vi ofte forbinder træning og øvning med fritidsaktiviteter.

Øve sig i at være en bedre leder?

Lad mig give et eksempel: En af mine bekendte (en mand i stor lederstilling, med hund, kone og små børn) gennemfører mindst en ironman om året. Da en ironmand både skal svømme, løbe og cykle, skal han ofte træne flere gange på én dag, fx svømme om morgenen og løbe om aftenen. En sport der selvsagt kræver viljestyrke, prioritering og planlægning.

Da jeg spurgte min ironman-ven, hvordan han træner og øver sig i at blive en bedre leder, var svaret ikke overraskende. Han fortalte, at det ikke er en af de discipliner, han skriver på sit træningsskema. Det har han simpelthen alt for travlt til …

Øv dig en time om ugen

Jeg havde en gang en kollega, der forstod at arbejde helt systematisk med at blive en bedre medarbejder. Engang ville hun være god til at arbejde i Prezi (PowerPoints smarte fætter), så afdelingen (en central økonomiafdeling) kunne lave nogle bedre præsentationer. Hun tilmeldte sig et tretimers kursus og i løbet af ret kort tid blev hun super skrap til Prezi. Men hvordan bliver man superbruger, blot ved at følge et kort introduktionskursus? Her er hvad hun gjorde:

  1. Sæt dig et mål. Hvad vil du helt konkret være bedre til!
  2. Find et kursus, køb en bog eller få en kollega til at lære dig det, du har brug for
  3. Sæt tid af i din kalender til at øve dig, gerne en eller flere timer i de første uger
  4. Brug det nye du har lært i dit daglige arbejde, øv dig!
  5. Accepter, at det tager længere tid i starten, og at du måske laver fejl!

Skal du snart på kursus, så kan du læse dette indlæg om, hvordan du omsætter din nye viden i dagligdagen.

 

Hold_dig_på_sporetDu kender det godt. Tekster med lange tilløb og mange omveje. Måske skriver du også sådan? Det skal du holde op med. Din læser bliver træt, forvirret og irriteret. Så kom til sagen, og hold dig på sporet. Her får du tre direkte veje, der vil skabe klarhed i dine tekster.

Den store omvej

Det er i starten af dine sætninger, du skal være på udkig efter afstikkere og omsvøb. Det kan se sådan ud:

I forbindelse med processen omkring det nye byggeri, har administrationen udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Den lange opvarmning fjerner fokus fra det, der er vigtigt i sætningen. Du kan uden videre slette den. Start sætningen med den vigtigste information og sæt en tydelig aktør (administrationen) og handling (udarbejdet) først. Nu ser sætningen sådan ud:

Administrationen har udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Når der bare er for meget

Du kan også oversvømme din sætning med mange informationer og indskud. Det vil helt sikkert sløre budskabet og trætte din læser. Det kræver nemlig en del analysearbejde, hvis læseren vil forstå budskabet. Det kan se sådan ud:

Baggrunden for Landevejens forlængelse og motorvejstilslutningen var ønsket om at gennemføre en udbygning af vejene, da den kraftige udbygning af området med et nyt hospital, udvidelse af skolen, etablering af industrikvarteret og øvrige projekter vil belaste vejen vejene i området meget kraftigt.

Sæt det vigtigste først, og indsæt en tydelig aktør (kommunen) og en handling (udbygning). Placer også oplysningerne i en logisk rækkefølge (kraftig udbygning + belastning af vejene = vejene skal udbygges). Det gør det lettere for læseren at holde styr på informationerne. Nu ser det sådan ud:

Kommunen er i gang med en kraftig udbygning. I området skal der bygges nyt hospital, skolen skal udvides, der skal etableres et nyt industrikvarter og bygges øvrige projekter. Det vil belaste vejene i området meget kraftigt. Derfor skal vejene også udbygges.  

Mange korte sætninger

En tredje måde at holde en klar linje i teksten på, er ved at skrive korte sætninger. En tekst med mange korte sætninger vil være let at læse, let at huske og let at forstå. Du skal naturligvis variere din tekst, så du både skriver korte og lange sætninger. Men brug mange, korte hovedsætninger. Dette er en hovedsætning. Hvis du tænker, at det ikke er særlig elegant at bruge mange hovedsætninger i teksten, så læs dette lille udsnit af Ernest Hemingways ”Solen går sin gang”:

Vejen førte os fra de skyggefulde skove ud i den brændende sol. Foran os lå en floddal. På den anden side af floden var der en stejl bakke. På bakken var der en boghvedemark. Vi så et hvidt hus under nogle træer på bjergsiden. Det var meget varmt, og vi standsede under nogle træer ved siden af en dæmning, der gik tværs over floden.

Læs også: Gør det kort, gør det klart!

Struktur, form, dispositionHånden op. Hvor mange af jer laver en disposition, før I skriver en tekst? Det spurgte jeg forleden mine kursister om. Fire ud af seksten rakte hånden op. De tolv andre behøvede ikke at lave en disposition, forklarede de mig. De stoler på deres store erfaring som garvede skribenter. De går bare i gang med at skrive. Mit svar til dem var: Så spilder du både din egen – og måske også din læsers tid.

Overlad ikke strukturen til tilfældigheder

Hvis du overlader strukturen i din tekst til tilfældigheder, så er du muligvis også en af dem, der skriver meget om. Flytter rundt. Smider væk. Skriver til. Da jeg gik på universitetet, kaldte vi denne skriveform ”creative writing”, og det var vældig godt, hvis man skulle skrive skønlitteratur og essayistiske tekster. Skal man derimod formidle sit fagsprog, fx i notater og beslutningsoplæg, så er den slags kreativitet det rene tidsspilde.

Formålet er afgørende

Hvorfor skriver du denne tekst? Hvad vil du gerne have, at din modtager skal vide, gøre eller forstå, når han har læst din tekst? Når du kender svaret på disse spørgsmål, så er du allerede godt i gang med din foreløbige disposition. Du skal nemlig nøje udvælge de informationer, der underbygger dit fokus og opfylder tekstens formål, inden du skriver. Hvis du fx skal skrive et beslutningsoplæg til skoleudvalget, og dit fokus er, at kommunen foreslår at nedlægge en skole, så er formålet med teksten, at udvalget skal træffe en beslutning (sige nej eller ja til forslaget).

Det kan være en god idé at tegne den foreløbige disposition:

Form, struktur

Udvælg og fokuser

Mange fagspecialister, der skriver notater og beslutningsoplæg, vil ofte opleve, at de har mere stof, end der er plads til i teksten. Derfor skal de nøje udvælge præcis de informationer, der underbygger fokus og opfylder tekstens formål – alt andet skal ud. Hvis vi anvender skolelukningseksemplet igen, så er det vigtigt at vægte de informationer, der giver skoleudvalget et klart overblik over fordele, ulemper, konsekvenser og alternative muligheder ved en skolelukning. Hvis skribenten ikke har formuleret et klart formål og fokus, så vil det være svært for ham at udvælge de rigtige informationer. Det kan resultere i tekster, hvor læseren bliver oversvømmet med informationer, der ikke er relevante. Det er spild af læserens tid, da han så skal bruge sin energi på at finde form og fokus i teksten.

Hjælpeoverskrifter holder skribent og læser på sporet

Når du har udvalgt dit stof, så er du klar til at skrive de enkelte afsnit. Sørg for at forsyne de enkelte afsnit med hjælpeoverskrifter, der beskriver indholdet i afsnittet. Hold dine afsnit små og afgrænsede. Hver gang du starter på noget nyt, så laver du et nyt afsnit med en indholdsbeskrivende hjælpeoverskrift. Det sikrer, at både du og læseren kan holde styr på informationerne og hele tiden overskue teksten. Endelig betyder det også, at når læseren skal genkalde sig den læste tekst (fx på det politiske møde), så hjælper overskrifterne ham med at huske hovedpointerne i din tekst.

Drop den bærbare, når du er på kursus!Mange foretrækker at skrive noter på deres bærbare PC, når de er på kursus. Flere forskningsresultater viser, at det er en dårlig idé. Vil du have stor effekt, så skal du slukke for strømmen og skrive noter i hånden.

Når jeg underviser, så udleverer jeg altid notesbøger, så kursisterne kan skrive noter i hånden. Jeg opfordrer også kursisterne til at ”slukke for strømmen”. Det kan virke ret umoderne i en verden, hvor stort set alle mennesker er online hele tiden. Men jeg gør det ikke for min egen skyld. Forskning viser nemlig, at de kursister, der skriver noter i hånden, de husker og forstår bedre. Og de kan i højere grad omsætte og anvende den viden, de får på et kursus. Hvis man samtidig er ”offline”, så er der gode muligheder for at fokusere og optage den viden, man bliver præsenteret for.

Mere er ikke altid bedre

De fleste kan skrive hurtigere på en PC, end de kan i hånden. De hurtigste kan måske nå at skrive næsten ordret det, som underviseren siger. Det virker umiddelbart som en god metode. Så kan man senere genskabe sig et undervisningsforløb ved blot at læse de fuldstændige noter. Men tre forskellige eksperimenter viser, at de kursister, der skriver deres noter i hånden, lærer mere. Så flere noter betyder altså ikke bedre læring.

Hvorfor virker håndskrevne noter bedre?

Det tager længere tid at skrive i hånden, og derfor kan man ikke nå at skrive det hele ned. Den udfordring sætter håndskrivernes hjerner på hårdt arbejde. Håndskriverne skal nemlig lytte, fordøje, analysere og opsummere det, de hører, og nedfælde det i komprimeret form. Disse anstrengelser betyder, at dem der skriver i hånden, allerede i notearbejdet har skabt en langt dybere forståelse af det nye stof. Og derfor kan de i højere grad omsætte og anvende den viden de får på et kursus.

Sluk for strømmen

De fleste eksperter er enige om, at det vigtigste i forhold til at kunne fokusere – og dermed lære noget nyt – er at fjerne distraktioner. Derfor anbefaler jeg mine kursister, at de slukker for telefon og PC. Det virker grænseoverskridende for mange af mine kursister, der er vant til at tjekke e-mailen hvert 10. minut. Men en undersøgelse viser, at hvis studerende har adgang til nettet i undervisningstiden, så bliver 40% af den samlede undervisningstid brugt til andre formål (mails, sociale medier osv). Så uanset om vi vil det eller ej, så er vi gode til at lade os forstyrre, og det ødelægger vores evne til at fordybe os og tage ny viden ind.

Vil du have bedre udbytte af dine kurser og undervisningstimer, så anbefaler jeg, at du fjerner distraktionerne og skruer op for hjernearbejdet og de håndskrevne noter.

Her kan du læse mere om Pam Mueller og Daniel Oppenheimers studier.

 

 

 

Er du typen der elsker punktopstillinger, og bruger du dem ofte i dine tekster? Så læs med her, for mange skribenter bruger punktopstillinger alt for meget og helt forkert. I stedet for at skabe overblik i teksten, så forvirrer og irriterer de læserne. Her får du en kort forklaring på, hvordan du undgår at irritere din læser.

Punktopstilling

Punktopstillinger er et supergodt værktøj til at skabe overblik i en informationstung tekst. Mange skribenter bruger dem til at fremhæve vigtige pointer, der så foldes ud senere i teksten. Jeg kan fx ridse dette indlægs pointer op her:

  • Brug punktopstillinger til at skabe overblik
  • Byg dine punkter ensartet op
  • Benyt eventuelt andre virkemidler.

Brug punktopstilling til at skabe overblik

En punktopstilling er en hjælp til læseren. Den skal sikre, at læseren hurtigt kan orientere sig i teksten. Desværre oplever jeg ofte, at skribenter bruger punktopstillinger uden at tænke på læserens behov.

Nedenfor er et eksempel fra en kommune, hvor skribenten benytter en punktopstilling til at give overblik over indholdet i et notat. Der er ni uensartede punkter i teksten. Jeg har valgt at gengive de fem første for at understrege, at punktopstillingen i dette eksempel ikke giver læseren et overblik:

Punkter

Hvis dine punktopstillinger indeholder mere end 3-5 punkter, og hvis punkterne er flere linjer lange og uensartet bygget op, så skaber du ikke overblik for læseren. Din punktopstilling vil i stedet forvirre og måske irritere din læser.

Byg dine punkter ensartet op

Den vigtigste regel for punktopstillinger er, at du skal bygge dine punkter ensartet op. Du skal sørge for, at de enkelte punkter er sprogligt parallelle. I min punktopstilling i starten af denne tekst har jeg valgt at starte punkterne med et udsagnsord i bydeform (brug, byg, benyt). Jeg har også bevidst valgt at finde udsagnsord, der starter med b. Endelig har jeg valgt at gøre dem ret korte, så de er nemme at overskue.

Benyt eventuelt andre virkemidler

Der findes jo andre virkemidler end punktopstillinger til at skabe overblik i en informationstung tekst. I denne tekst kunne jeg have valgt at lave en lille indledning i stedet for en punktopstilling, hvor jeg præsenterer de tre pointer:

Denne tekst har tre vigtige pointer: Du skal bruge punktopstillinger til at skabe overblik, du skal bygge dine punkter ensartet op, og du kan eventuelt benytte andre virkemidler.

Herefter følger teksten, hvor jeg konsekvent genbruger de tre pointer som tre selvstændige overskrifter i små afgrænsede afsnit.

Tjek dine egne punktopstillinger – hjælper du læseren eller irriterer du hende?

Når jeg kommer rundt i kommunerne, så er jeg altid så imponeret over den energi og opfindsomhed, der lægges for dagen i de mange hørings- og inddragelsesprocesser, der afvikles med borgere, brugere og foreninger. Det er en tidskrævende opgave, og der findes ikke (så vidt jeg ved) et overblik over alle de gode metoder og erfaringer.
Jeg hører ofte, at medarbejderne ude i kommunerne efterspørger en håndbog eller en  casesamling med gode erfaringer, tips og tricks. Derfor vil jeg prøve at samle noget af denne viden op, så flere kan få glæde af den.Høringsproces

Jeg vil samle sammen

Jeg har i mange år drømt om at samle de gode ideer og erfaringer, der findes ude hos jer, så flere kan få glæde af jeres viden om høring og inddragelse. Jeg vil lave en vejledning – måske et lille opslagsværk – der kan give et hurtigt overblik og en masse gode ideer og værktøjer. Formålet med vejledningen er, at du måske kan gøre din høringsproces hurtigere og bedre næste gang.

Vil du dele din viden?

Jeg har allerede samlet en del materiale sammen fra forskellige kommuner. Men vil gerne have flere bud. Har du gode tips og værktøjer, du gerne vil dele med andre?
Send mig en mail: mb@bolvigkom.dk, eller skriv en kommentar her på siden.

Hvis du ikke har lyst til at sende mig noget, men gerne vil fortælle om dine erfaringer, så send mig dine kontaktinformationer, så kontakter jeg dig.

På forhånd tak 🙂

PS – Jeg lægger den færdige vejledning her på min hjemmeside, du får et tip!

Læs også Inddragelse kræver klare rammer