Sagsbehandlerlogik

Pas på informationsmylder og sagsbehandlerlogik når du skriver tekster.

Dine læsere har store forventninger til dine tekster. De forventer blandt andet, at din tekst har en klar og logisk struktur. Vel og mærke logisk for dem. De fleste læsere er vant til at læse avisartikler og nyheder på nettet. De er bygget op efter princippet: Det vigtigste først. Hvis vi som læsere bliver præsenteret for en anden struktur, så bliver vi forvirrede, taber overblikket eller læselysten, og vi må springe rundt i teksten for at danne os mening.
Vil du være sikker på, at dine læsere kommer godt igennem dine tekster og faktisk også forstår dem, så skal du bygge din tekst omkring en klar og logisk struktur.

Sagsbehandlerlogik – ulogisk for læseren

Mange skribenter, der skriver politiske dagsordener eller notater, vælger det, jeg kalder ”sagsbehandlerlogik” eller den akademiske metode, når de skriver tekster. De har ikke fokus på læseren, men på sagen. Derfor starter de med baggrund og historiske detaljer, hvorefter de holder sig til en sagskronologisk struktur. Det giver mening for skribenten, der på den måde får overblik over sagen og samtidig ikke behøver at tænke så meget over, hvilken rækkefølge han skal præsentere informationerne i. Strukturen er nemlig givet på forhånd: Sagsfremstillingen følger sagen (først skete der … og så skete der …). Den type sagsfremstillinger ender med en konklusion på sidste side, hvor læseren får udløst spændingen.

Det vigtigste først – logisk for læseren

De skribenter, der behersker den journalistiske metode, sørger for, at det vigtigste – for læseren – kommer først. Skribenter, der benytter denne struktur i deres tekster, har nemlig modtageren i fokus. De spørger sig selv: Hvad er vigtigst for min læser? Det vigtigste for læseren formulerer de til et hovedbudskab, der tydeligt fremgår af overskrift og resumé (eller indledning). Herefter bygger de teksten op, så det vigtigste hele tiden kommer før mindre vigtige informationer. Den type sagsfremstillinger starter med konklusionen. Læseren får altså hele molevitten serveret – i ultrakort form – i begyndelsen af sagen. I sagsfremstillingen folder skribenten sine pointer ud og underbygger sin sag. Læseren ved altså hele tiden, hvad det ender med. Tænk på en stor lækker isvaffel: Giv din modtager alt det bedste i første bid!

Journalistisk metode

Lad strukturen styre både skrivning og læsning

Det er en god ide at tænke over strukturen i din tekst, inden du skriver. Start derfor med at lave en disposition. Hvis du vil skrive efter den journalistiske metode, så er dette en god start:

  1. Få et klart overblik over dit stof, inden du skriver.
  2. Skriv dit hovedbudskab ned.
  3. Byg dit punkt op omkring hovedbudskabet.
  4. Sørg for, at det vigtigste (for læseren) kommer først.
  5. Følg derefter op med baggrund, nuancer og detaljer.
  6. Pas på, at dit budskab ikke drukner i detaljer og sidebemærkninger.
  7. Stram op, og lug ud – hold fokus på det, der er politisk relevant!

Vil du vide mere om, hvordan du formgiver dine tekster, så læs: Find den rigtige form

Det korte svar er ja. Det lidt længere svar er, at det naturligvis kommer an på, hvor kompleks den sag som du skal beskrive er. Men det betyder ikke, at du bare skal skrive løs. Du skal altid overveje, hvor kort du kan gøre din tekst. Primært fordi dit budskab vil stå skarpere i en kort tekst, og fordi den er lettere for målgruppen at huske og handle på. Her får du to metoder, der kan få det vigtigste frem i din tekst.

Forkort din tekst

Hvis du fjerne fyld og småord, kan du nemt reducere din tekst med 25%.

Knaphed får budskabet til at stå skarpere

Da jeg gik på universitetet og lærte om faglig formidling på Institut for Retorik, kunne en opgave se således ud: Skriv en tekst til Samvirke om den nye pensionslov. Den skal være på 2000 anslag. Så gk vi hjem og skrev.

Det var svært, for den skulle jo formidles, så alle kunne forstå det. Ugen efter fik vi feedback på teksten. Og så blev vi sendt hjem med en ny opgave; syrebadsøvelsen: Forkort teksten med 50%. Og ugen efter samme øvelse, så vi landede med en tekst på 500 anslag.

Pointen med denne øvelse var, at vi skulle øve os i at smelte overflødigt fyld fra. Hvad var kernen i teksten? Hvad skulle læseren som minimum vide om dette emne? Det kommer til at stå lysende klart, når pladsen er trang.

Læs også: Sådan forkorter du din tekst

Forskel på at genfortælle og gengive

En anden metode, der kan hjælpe dig med at få det centrale budskab frem i en tekst, er genfortællingsøvelsen: Slip tasterne, luk øjnene, og forestil dig, at din mor sidder overfor dig. Fortæl nu højt, med dine egne ord, hvad det vigtigste i teksten er.

Når du genfortæller, er du nødt til at analysere og opsummere det, du ved om emnet og gengive det i komprimeret form! Du kan jo netop ikke huske alle detaljerne. Modsat, når du skriver – uden pladskrav – så vil du være tilbøjelig til blot at gengive alt det, du ved om emnet. Derved kan din tekst blive meget lang og måske uden den nødvendige fokusering og formidling til målgruppen.

I praksis kan du optage din mundtlige genfortælling og skrive den ned bagefter. Genfortællingsmetoden er den hurtigste vej til en kort og fokuseret tekst.

Læs også: Find den rigtige form

God fornøjelse!

Struktur, form, dispositionHånden op. Hvor mange af jer laver en disposition, før I skriver en tekst? Det spurgte jeg forleden mine kursister om. Fire ud af seksten rakte hånden op. De tolv andre behøvede ikke at lave en disposition, forklarede de mig. De stoler på deres store erfaring som garvede skribenter. De går bare i gang med at skrive. Mit svar til dem var: Så spilder du både din egen – og måske også din læsers tid.

Overlad ikke strukturen til tilfældigheder

Hvis du overlader strukturen i din tekst til tilfældigheder, så er du muligvis også en af dem, der skriver meget om. Flytter rundt. Smider væk. Skriver til. Da jeg gik på universitetet, kaldte vi denne skriveform ”creative writing”, og det var vældig godt, hvis man skulle skrive skønlitteratur og essayistiske tekster. Skal man derimod formidle sit fagsprog, fx i notater og beslutningsoplæg, så er den slags kreativitet det rene tidsspilde.

Formålet er afgørende

Hvorfor skriver du denne tekst? Hvad vil du gerne have, at din modtager skal vide, gøre eller forstå, når han har læst din tekst? Når du kender svaret på disse spørgsmål, så er du allerede godt i gang med din foreløbige disposition. Du skal nemlig nøje udvælge de informationer, der underbygger dit fokus og opfylder tekstens formål, inden du skriver. Hvis du fx skal skrive et beslutningsoplæg til skoleudvalget, og dit fokus er, at kommunen foreslår at nedlægge en skole, så er formålet med teksten, at udvalget skal træffe en beslutning (sige nej eller ja til forslaget).

Det kan være en god idé at tegne den foreløbige disposition:

Form, struktur

Udvælg og fokuser

Mange fagspecialister, der skriver notater og beslutningsoplæg, vil ofte opleve, at de har mere stof, end der er plads til i teksten. Derfor skal de nøje udvælge præcis de informationer, der underbygger fokus og opfylder tekstens formål – alt andet skal ud. Hvis vi anvender skolelukningseksemplet igen, så er det vigtigt at vægte de informationer, der giver skoleudvalget et klart overblik over fordele, ulemper, konsekvenser og alternative muligheder ved en skolelukning. Hvis skribenten ikke har formuleret et klart formål og fokus, så vil det være svært for ham at udvælge de rigtige informationer. Det kan resultere i tekster, hvor læseren bliver oversvømmet med informationer, der ikke er relevante. Det er spild af læserens tid, da han så skal bruge sin energi på at finde form og fokus i teksten.

Hjælpeoverskrifter holder skribent og læser på sporet

Når du har udvalgt dit stof, så er du klar til at skrive de enkelte afsnit. Sørg for at forsyne de enkelte afsnit med hjælpeoverskrifter, der beskriver indholdet i afsnittet. Hold dine afsnit små og afgrænsede. Hver gang du starter på noget nyt, så laver du et nyt afsnit med en indholdsbeskrivende hjælpeoverskrift. Det sikrer, at både du og læseren kan holde styr på informationerne og hele tiden overskue teksten. Endelig betyder det også, at når læseren skal genkalde sig den læste tekst (fx på det politiske møde), så hjælper overskrifterne ham med at huske hovedpointerne i din tekst.

Fredningssagen Stevns

I fredningssagen af Stevns Klint anklagede borgmesteren forvaltningen for dårlig rådgivning

Hvornår politiserer embedsmænd, og hvornår er de bare gode rådgivere? Balancen er hårfin og giver ofte anledning til konflikter og mistillid mellem kommunens embedsmænd og de lokale politikere. En del af løsningen kan være bedre formidling af de politiske dagsordener. Læs her, hvordan du gør.

I Stevns Kommune kunne man for nylig opleve en uskøn forestilling for åbent tæppe, hvor borgmesteren gik i avisen og anklagede embedsmændene for at give dårlig rådgivning i en fredningssag af Stevns Klint. Det er heldigvis sjældent, at det kommer så vidt. Men fredningssagen i Stevns er alligevel et meget godt eksempel på en sag, hvor manglende, skæv eller uklar rådgivning skaber mistillid mellem politikere og embedsmænd.

Bedre formidling giver bedre politiske debatter

Jeg kender ikke til den konkrete sag i Stevns, men jeg ved, at det har været en langstrakt og højspændt politisk sag, som jeg ikke skal kloge mig på. Mit ærinde er alene at slå et slag for bedre oplyste dagsordener, der kan være med til at skabe bedre politiske drøftelser og beslutninger – og dermed færre konflikter og mere tillid.

Motorvejssager eller flere scenarier

Når jeg læser sagsfremstillingerne om fredningssagen på Stevns Kommunes hjemmeside, så undrer det mig, at forvaltningen har valgt at formidle denne komplekse sag som en ”motorvejssag”. Altså en bred og jævn sagsfremstilling, der stort set kun benytter argumenter, der støtter ”sig-ja-til-fredning”. Når nu forvaltningen ved, at der er to helt oplagte udfaldsrum i denne sag (ja og nej til fredning), så burde de – rent formidlingsteknisk – bygge deres sag op i to helt adskilte spor, hvor de sagligt og fagligt argumenterer for både en ja- og en nejløsning. Dette ville klæde både ja- og nejsigere på til at tage en politisk drøftelse på et oplyst grundlag!

Sådan formidler du en sag med to udfaldsrum

Hvis din sag har to (eller flere) helt oplagte udfaldsrum, så vil jeg anbefale at beskrive sagen i to helt adskilte spor. Det gør det nemlig lettere for dine politikere – og borgerne – at adskille og sammenligne de forskellige fordele og ulemper, der er ved de forskellige løsninger. Lad mig benytte sagen om fredningen af Stevns Klint som eksempel. Den har to oplagte scenarier:

Scenarie 1: Beskriv fordele, ulemper og konsekvenser ved at frede klinten (forklar fx hvad en fredning betyder for miljøet, lodsejerne, fremtidige byggemuligheder, stierne og de økonomiske konsekvenser).

Scenarie 2: Beskriv fordele, ulemper og konsekvenser ved ikke at frede klinten (forklar fx hvad det vil betyde for miljøet, lodsejerne, fremtidige byggemuligheder, stierne og de økonomiske konsekvenser, hvis man ikke freder).

Sørg for at bygge scenarierne helt parallelt op, så politikerne let kan sammenligne fordele og ulemper. Og slut eventuelt sagsfremstillingen af med at anbefale den løsning, som forvaltningen (fagligt og sagligt) anser som den mest hensigtsmæssige løsning.

Læs også Slaget om Søstræde, en sag om nattero eller natteliv i Helsingør.