Du skal skrive stramme og enkle sætninger og fjerne det overflødige. Din læser vil elske dig for det. Få tre hurtige tips til klare tekster.

1. Start med det vigtigste

Sæt de vigtigste informationer i starten af dine sætninger: Brug en tydelig aktør og handling.

Lange opvarmninger, afstikkere og omsvøb fjerner fokus. Det kan se sådan ud:

I forbindelse med processen omkring det nye byggeri, har administrationen udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Overvej derfor, hvad der er aktør og handling i sætningen, og start med det: 

Aktør Handling  
Administrationen har udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Læs mere om, hvordan du sætter aktøren først i dine sætninger, her.

2. Stram op

Skær unødvendig information fra. Undgå at oversvømme sætningerne med fyldord og indskud. Kluntede og overfyldte sætninger trætter din læser og slører dit budskab.

En kluntet og overfyldt sætning kan se sådan ud:

Baggrunden for Landevejens forlængelse og motorvejstilslutningen var ønsket om at gennemføre en udbygning af vejene, da den kraftige udbygning af området med et nyt hospital, udvidelse af skolen, etablering af industrikvarteret og øvrige projekter vil belaste vejene i området meget kraftigt.

Brug det tidligere tip (sæt aktør og handling først), og stram indholdet op. Så ser det sådan ud:

Kommunen er i gang med at udbygge vejene omkring Landevejen. I området skal der bygges nyt hospital, skolen skal udvides, der skal etableres et nyt industrikvarter og bygges øvrige projekter. Det vil belaste vejene i området meget kraftigt. Derfor skal vejene også udbygges.

Læs mere om, hvordan du strammer din tekst op, her.

3. Skab en lækker rytme

Skab rytme i din tekst ved at variere længden af dine sætninger. Mange korte, enkelte lidt længere.

Når du bruger mange korte sætninger, får du en tekst, der er let at læse, huske og forstå. Du skal blot variere sætningslængden.  

Hvis du tænker, at det ikke er særlig elegant at bruge mange korte sætninger i teksten, så læs dette lille udsnit af Ernest Hemingways ”Solen går sin gang”:

Vejen førte os fra de skyggefulde skove ud i den brændende sol. Foran os lå en floddal. På den anden side af floden var der en stejl bakke. På bakken var der en boghvedemark. Vi så et hvidt hus under nogle træer på bjergsiden. Det var meget varmt, og vi standsede under nogle træer ved siden af en dæmning, der gik tværs over floden.

Læs mere om rytme her.

Det er vigtigt at skrive fagligt, sagligt og anerkendende, når du skriver sagsnotater. For det kan gøre ondt at læse om sig selv i sagsakter.

Stadig flere anbragte og tidligere anbragte søger indsigt i deres egne sager hos kommunen. Men det kan være en overvældende mundfuld at læse om sig selv i kommunens sagsakter. 

Dømmende sprog og misvisende indhold

Det kan være smertefuldt at læse om sig selv. Det fortæller Mitra i en artikel i Politiken. Som 15-årig søgte hun indsigt i sin sag hos kommunen.

Og når man, som Mitra, pludselig står med en sagsbunke på 300 sider, så opdager man, at den beskrivelse, man finder om sig selv, kan være en overvældende mundfuld.

Både fordi kommunesproget er svært at forstå, og fordi sproget kan være dømmende og indholdet direkte misvisende.

Problematiserende beskrivelser

Når anbragte læser om sig selv i journalerne, kan de opleve deciderede fejl eller misforståelser.

Fx fortæller Mitra i artiklen, at pædagogerne på hendes børnehjem havde skrevet, at hun ”følte sig hævet over de andre børn”. Mitra var dygtig i skolen og tilbød derfor ofte de andre børn på hjemmet lektiehjælp.

At hun skulle føle sig hævet over de andre børn ”… er forkert beskrevet. Jeg følte mig misforstået”, fortæller Mitra.

Et professionelt værktøj med mange læsere

Når jeg underviser i kommuner om at skrive gode journalnotater og afgørelser, så er det ofte dette, vi drøfter: Hvordan sikrer vi, at vi med den skriftlige dokumentation balancerer flere krav?

For et journalnotat er et professionelt værktøj, hvor fagfolk deler viden med hinanden om borgeren. Men det er også et vidnesbyrd om et liv. De anbragte, der læser deres sag, forsøger at samle brikkerne, forstå hvem de er, og hvor de kommer fra.

Sagsbehandlerne er meget opmærksomme på dette skisma men har ofte svært ved at honorere denne balancegang i en travl hverdag.

Fagligt, sagligt og anerkendende

Dokumentation er en del af de fagprofessionelles hverdag. En opgave, der er vokset gennem tiden. Og dermed er kravet til at kunne formidle sit fagsprog til kort og korrekt hverdagssprog en afgørende kompetence.

Det gælder indenfor alle offentlige fag. Uanset om du er socialrådgiver, pædagog eller sygeplejerske, så skal du kunne formidle dit fagsprog, så mange forskellige målgrupper kan læse med, føle sig forstået og anerkendt.

3 tips: Undgå holdningsord, antagelser og fagsprog

Der er tre vigtige ting, som fagprofessionelle bør være særligt opmærksomme på:

Undgå holdningsord
Holdningsord er ord, der siger noget om din holdning som afsender. Du tager – måske ubevidst – stilling til de informationer, du giver videre. Der findes mange holdningsord, her er nogle eksempler: altså, formodentlig, heldigvis, desværre, nemlig, netop.

Vær opmærksom på antagelser
Når vi antager noget, så giver vi udtryk for en personlig opfattelse af eller formodning om, hvordan noget forholder sig. I Mitras eksempel fortæller hun, at sagsbehandlerne havde skrevet i hendes sag: ”Vi tror, at Mitra lyver”. For Mitra handlede det om, at hun var bange. Derfor ændrede hun sin forklaring flere gange i et forsøg på at beskytte sig selv. Sagsbehandlerne antog, at hun løj.

Oversæt fagsprog
Du kommunikerer også med en borger. Derfor skal du formidle dit fagsprog til et forståeligt hverdagssprog. Derved undgår du misforståelser, og du undgår, at borgeren føler, at du taler hen over hovedet på ham/hende.

Fælles sprog kan være en vej

Fælles Sprog er en håndbog i at bruge sproget som den primære faktor til at forstå og forandre hverdagen.
Bogen er letlæselig og indeholder konkrete virkemidler og metoder til at kommunikere på tværs af faggrænser, forståelsesrammer og virkeligheder.

Du bør bruge det fællessprog, der er forståeligt for os alle. Det lyder nemt, ikke? 🙂


En god tekst er opbygget af overskuelige afsnit med klare pointer. Som perler på en snor. Ved at nedbryde lange tekstmure og lave skarpe afsnit hjælper du læseren med at skabe overblik over din tekst.

Hvad er hemmeligheden bag en appetitvækkende og sammenhængende tekst? Stephen King siger: ”I forklarende prosa kan (og bør) afsnit være sirlige og hensigtsmæssige. Det ideelle forklarende afsnit indeholder en emnesætning fulgt af andre, som forklarer eller uddyber den første.”

Ja, så nemt kan det gøres. Med gode og sammenhængende afsnit tager du din læser i hånden hele vejen. Og du får samtidig bedre styr på dine egne pointer i din tekst.

Skab overblik med skarpe afsnit ved hjælp af disse råd

  1. Brug skarpe og indholdsdækkende mellemoverskrifter.
  2. Brug pointesætninger til at skabe klarhed.
  3. Hold dine afsnit små og afgrænsede.
  4. Hold dig til én pointe i hvert afsnit.

Brug skarpe og indholdsdækkende mellemoverskrifter

Med skarpe og indholdsdækkende mellemoverskrifter kan du udpege tekstens vigtigste pointer. Dermed kan læseren hurtigt orientere sig. Når du har fundet tekstens vigtigste budskab, kan du udbygge budskabet ved hjælp af mellemoverskrifterne. Tænk på mellemoverskrifterne som perler på en snor: Hvilken information er vigtigst at starte med, slutte med osv.

Eksempel

     Vi udskifter din elmåler
     Vi udskifter alle elmålere i Radius´ forsyningsområde
     …mumle mulme ipsis lorium …

     Du behøver ikke være hjemme
     Vi har registreret, at din elmåler sidder tilgængeligt for vores tekniker. 
     …mumle mulme ipsis lorium …

     Det koster ikke noget
     …mumle mulme ipsis lorium …

     Vi kommer i denne periode
     …mumle mulme ipsis lorium …

     Vil du vide mere?
     …mumle mulme ipsis lorium …

I dette eksempel er det let for læseren at orientere sig og hurtigt finde de information, hun har brug for.

Brug pointesætninger til at skabe klarhed

Lad hvert afsnit i din tekst starte med en pointesætning. Byg herefter dit afsnit op med forklarende sætninger, der uddyber pointesætningen. Det gør du ved at give svar på hv-spørgsmål, fx ’hvem’, ’hvad’ og ’hvordan’.

Hold dine afsnit små og afgrænsede

De små afsnit gør det lettere for læseren at overskue teksten og se de store linjer.
Dette sikrer, at både du og læseren kan holde styr på informationerne og hele tiden overskue teksten.
På den måde er det også lettere for læseren at genkalde sig teksten, når hun læser pointesætningerne, som understøtter afsnittenes hovedpointer.

Hver gang du starter på noget nyt, skal du derfor lave et nyt afsnit.

Hold dig til én pointe i hvert afsnit

Når du starter på et nyt afsnit, starter du også på en ny pointe. Hermed hjælper du også læseren til at adskille informationerne og guide læserens fokus.

Få mere inspiration

Du kan læse her, hvordan du laver en god disposition, inden du starter med at skrive. En god disposition og skarpe afsnit hænger tæt sammen og kan understøtte hinanden i at skrive en god tekst.

styrk-det-lokale-demokratiDe kommunale politikere efterlyser i stigende grad et tydeligt politisk råderum i de politiske dagsordener. De vil ikke være gummistempler for forvaltningens ensidige indstillinger.

Politikerne efterlyser hvilken effekt – for borgerne – der kommer ud af deres beslutninger. Det er nemlig politikerne, der skal stå på mål for deres beslutninger, når de møder borgerne nede i Netto.

Det stiller nogle seriøse krav til de embedsmænd, der skriver de politiske sager. Styrk det lokale demokrati ved hjælp af 5 gode råd.

I mange kommuner efterlyser politikerne politisk råderum og flere handlemuligheder i de politiske dagsordener. Politikerne er gået ind i lokalpolitik, fordi de gerne vil forandre verden.

Derfor er de dødtrætte af strømlinede ”motorvejssager”, hvor de blot skal stemme ja (eller nej) til forvaltningens indstilling.

Politikerne efterspørger oplyste sager, hvor det tydeligt fremgår, hvilke fordele og ulemper en sag har, og hvilke konsekvenser, der eventuelt kan være forbundet med en beslutning. 

En politisk dagsorden er et arbejdsredskab for politikere

I et demokratisk samfund har vi brug for lokalpolitikere, der kan brænde igennem med deres politiske idéer, og som tør prioritere og stå på mål for deres beslutninger. Det stiller nogle seriøse krav til de embedsmænd, der skriver de politiske sager.

De skal spille med på – og forstå, hvordan politikere tænker, arbejder og prioriterer. Det kan ikke nytte noget, at de lægger snørklede sager frem, bygget op som akademiske afhandlinger fyldt med fagtekniske begreber.

En politisk dagsorden er et arbejdsredskab for politikere. Sagerne skal skrives i et klart og præcist sprog, så de kan skabe rum for politisk debat og beslutning.

5 gode råd: sådan skaber du rum til politisk debat i dine dagsordenspunkter

  1. Skriv kort. Knaphed får dit budskab til at stå skarpt.
  2. Skab en logisk struktur. Det giver overblik og kan sikre, at din læser kommer godt igennem din tekst.
  3. Stil skarpt, og hold fokus. En tekst med et klart fokus huskes og forstås bedre.
  4. Slå porten op. Vis politikerne, at der er flere muligheder.
  5. Slib saven. På mine kurser tager jeg dig gennem den politiske dagsordens kringelkroge.

Vil du også skrive klare og skarpe dagsordenspunkter?

På mine kurser ” Skriv Bedre politiske dagsordener” kan du lære at skrive tekster, der enkelt og præcist formidler dine budskaber. Uden du behøver at gå på kompromis med det faglige indhold. Kurset er for dig, som vil skrive skarpere og bedre oplyste dagsordener, der giver plads til gode politiske drøftelser og beslutninger.

Læs mere om mit kursus her.

 

tre-gode-regler-for-punktopstillinger

Er du typen, der elsker punktopstillinger, og bruger du dem ofte i dine tekster? Så læs med her, for mange skribenter bruger punktopstillinger alt for meget og helt forkert. I stedet for at skabe overblik i teksten, så forvirrer og irriterer de læserne. Her får du tre gode regler for punktopstilling, der hjælper din læser.

Punktopstillinger er et supergodt værktøj til at skabe overblik i en informationstung tekst. Mange skribenter bruger dem til at fremhæve vigtige pointer, der så foldes ud senere i teksten. Jeg kan fx ridse dette indlægs pointer op med en punktopstilling:

  • Brug punktopstillinger til at skabe overblik.
  • Byg dine punkter ensartet op.
  • Benyt eventuelt andre virkemidler.

Brug punktopstilling til at skabe overblik

En punktopstilling er en hjælp til læseren. Den skal sikre, at læseren hurtigt kan orientere sig i teksten. Desværre oplever jeg ofte, at skribenter bruger punktopstillinger uden at tænke på læserens behov.

Nedenfor er et eksempel fra en kommune, hvor skribenten benytter en punktopstilling til at give overblik over indholdet i et notat. Der er ni uensartede punkter i teksten. Jeg har valgt at gengive de fem første for at understrege, at punktopstillingen i dette eksempel ikke giver læseren et overblik:

Hvis dine punktopstillinger indeholder mere end 3-5 punkter, og hvis punkterne er flere linjer lange og uensartet bygget op, så skaber du ikke overblik for læseren. Din punktopstilling vil i stedet forvirre og måske irritere din læser.

Byg dine punkter ensartet op

Den vigtigste regel for punktopstillinger er, at du skal bygge dine punkter ensartet op. Du skal sørge for, at de enkelte punkter er sprogligt parallelle ved at bruge:

  • samme ordklasse (fx udsagnsord eller navneord)
  • samme bøjning af ordene (fx udsagnsord i bydeform)
  • samme sætningstype (fx konstatering eller spørgsmål)
  • samme længde.

I min punktopstilling i starten af denne tekst har jeg valgt at starte punkterne med et udsagnsord i bydeform (brug, byg, benyt). Jeg har også bevidst valgt at finde udsagnsord, der starter med b. Endelig har jeg valgt at gøre punkterne ret korte, så de er nemme at overskue. Når punkterne er enkle, bør de ikke fylde mere end én linje.

Benyt eventuelt andre virkemidler

Der findes jo andre virkemidler end punktopstillinger til at skabe overblik i en informationstung tekst. I denne tekst kunne jeg have valgt at lave en lille indledning i stedet for en punktopstilling, hvor jeg præsenterer de tre pointer:

Denne tekst har tre vigtige pointer: Du skal bruge punktopstillinger til at skabe overblik, du skal bygge dine punkter ensartet op, og du kan eventuelt benytte andre virkemidler.

Herefter følger teksten, hvor jeg konsekvent genbruger de tre pointer som tre selvstændige overskrifter i små afgrænsede afsnit.

Læs mere om regler for punktopstilling, store og små begyndelsesbogstav hos Dansk sprognævn.

skriv-overbevisende-tekster

Skal du sælge noget? Overbevise nogen? Eller få nogen til at træffe en beslutning? Skriv overbevisende tekster med BAB-modellen (Before-After-Bridge) ved hjælp af tre simple trin.

Uanset om du skriver debatindlæg, sagsfremstillinger eller opslag på sociale medier, så vil skrivemodellen ”Before-After-Bridge” hjælpe dig til en hurtigere skriveproces og en tekst, der vil have et klart og overbevisende indhold.

“Before-After-Bridge” er ofte benyttet i salgs- og mediebranchen, hvor man anvender formlen til at få folk til at klikke på annoncer, læse blogindlæg eller købe produkter. Men du kan også anvende den som skrivemodel for faglige tekster. Modellen består af tre simple trin:

  1. Beskriv problemet (Before)
  2. Beskriv drømmen (After)
  3. Beskriv løsningen (Bridge)

Problem, drøm og løsning

Kender du det? Man sidder og glor ind i skærmen. Der er helt tomt både på skærmen og i hovedet. Du ved faktisk godt, hvad du skal skrive om, men ordene vil ikke komme til dig.

Du tænker, at det ville være skønt, hvis der fandtes et kvik-fix. Et eller andet, der kan få ordene til at flyde og tastaturet til at gløde.

Her kan BAB-modellen hjælpe dig. En enkel skrivemodel kan faktisk være nok til at få sat gang i skriveprocessen og få styr på indholdet. Og du kan bruge modellen, hver gang du skal skrive en overbevisende tekst.

Når jeg sætter dette eksempel ind i et “BAB-skema”, ser det således ud: 

Before

Beskriv problemet

Du har svært ved at komme i gang

After

Beskriv drømmen

Du ville ønske, at ordene flød

Bridge

Beskriv løsningen

Du har brug for en skrivemodel

 

Before-After-Bridge som model for debatindlæg

Til november er der valg til de lokale byråd. Mange lokalpolitikere skriver derfor debatindlæg i aviserne for at råbe deres vælgere op. Jeg har lånt et tilfældigt debatindlæg fra min regionale avis.

Med modellen ”Before-After-Bridge” kan jeg skabe en klar struktur og en overbevisende pointe i debatindlægget. Når jeg sætter dette eksempel ind i et “BAB-skema”, ser det således ud:  :

Before

Beskriv problemet

Der er alt for få seniorboligfællesskaber i vores kommune

After

Beskriv drømmen

Seniorboligfællesskaber modvirker ensomhed og understøtter et aktivt seniorliv

Bridge

Beskriv løsningen

Socialdemokratiet og lokale seniorer står sammen for at skabe seniorboligfællesskaber i vores kommune

 

Before-After-Bridge som model for sagsfremstillinger

Har du svært ved at komme i gang med at skrive din sagsfremstilling? Er der bare for mange hensyn, dilemmaer eller vinkler, som du gerne vil have med? Så luk pc’en, og find tre gule post-it:

Beskriv (hoved)problemet på en gul lap. Hvad er grunden til, at sagen skal behandles nu?
Beskriv drømmen på den næste lap. Hvordan ser verden ud, når problemet er løst?
Beskriv løsningen på den sidste lap. Hvilken løsning (eller måske flere løsninger) kan du pege på?

Nu har du en disposition. Så skal du blot folde dine pointer ud og holde dig til planen…

Læs mere om disposition og planlægning i dette indlæg.

God arbejdslyst.

Passivt sprog skjuler skribenten, og det bliver læserens opgave at afkode eller gætte, hvem der skal gøre noget. Derfor skal du undgå passivt sprog og i stedet hjælpe din læser ved at være konkret og tydelig.

Når jeg læser offentlige breve, så støder jeg ofte på det, jeg kalder “afsenderproblemer”: Tekster, hvor passivt sprog skjuler skribenten (afsenderen). Det kan fx lyde sådan her:

”Der kan ikke gives svar på dit spørgsmål på nuværende tidspunkt.”

Passivt sprog slører, hvem der skal gøre noget

I sætningen ovenfor er det uklart, hvem der ikke kan give et svar, vi kan blot se, at der ikke kan gives svar. Derfor bliver det læserens opgave at afkode eller gætte, hvem der ikke kan give svar.

Passivt, når man ikke ved, hvem man er

Der kan være flere grunde til, at du skriver passivt og skjuler dig selv bag teksten. Måske er det bare sådan, I gør hos jer. Det kan også være, at I aldrig har fået aftalt, hvordan I skriver hos jer. Du skal derfor få afklaret, hvem der er afsender hos jer. Skriver I fx navnet på jeres center, jeres team, eller skriver I måske vi?

Tag ansvar, vær konkret og tydelig

En tekst uden tydelig afsender virker distanceret. Skribenten skaber (ubevidst?) en afstand til modtageren og uklarhed omkring, hvem der yder noget. Men det er nemt at ændre. Du skal blot skrive vi eller navnet på den enhed, du repræsenterer, så det bliver tydeligt, hvem der er afsender, og hvem der skal gøre noget.
Eksemplet fra før bliver derfor til:

Vi kan ikke give dig et svar på dit spørgsmål lige nu.”

Eller:

Familieafdelingen kan ikke give dig et svar på dit spørgsmål lige nu.”

Flere passive formuleringer fra offentlige tekster

Hvis du kigger godt efter (måske i dine egne tekster), vil du se, at det vrimler med afsender- og ansvarsløse formuleringer. Nedenfor har jeg samlet nogle sætninger, hvor det ikke er muligt at afgøre, hvem der skal gøre noget:

  • Sagens akter bliver forelagt centerchefen i næste uge.
  • Der arbejdes med en opskrivning af pladser.
  • Det ansøgte kan ikke efterkommes.
  • Processen skal tilrettes på et senere tidspunkt.
  • Patienten bliver hentet på onsdag.

De to mest almindelige måder at bruge passiv på er s-passiv og blive-passiv. Jeg har markeret passivformen med kursiv i eksemplerne ovenfor.

Kan du helt undvære passive formuleringer?

Nej. Passiv er en sproglig variant, som vi ikke kan undvære. Men du skal altid overveje, om du bruger passiv til at dække over noget, eller om du bruger det til at variere dit sprog. Det er ikke altid nødvendigt at sætte afsender på sit udsagn, for eksempel er det ikke altid muligt:

”Der dræbes mange mennesker i trafikken hvert år.”
”Vi er blevet snydt.”

I disse eksempler ved vi ikke hvem, der gør noget. Der er mange bilister, der dræber folk i trafikken (uden at vi kender alle navnene), og nogen har snydt os i det andet eksempel – men synderen er ikke fundet endnu.

Der er mange gode måder at bruge passiv på – så længe du gør det i de rigtige situationer.

Se denne video fra Sprogskolen, der kort forklarer de vigtigste regler.

nogen-skal-goere-noget

En sætning bør altid starte med noget enkelt. Senere kan du udbygge sætningen, fortælle mere. Men start med kernen: Nogen gør noget eller nogen er noget. Fx: Morten er sur

 

Det er faktisk så enkelt. Men somme tider bliver det indviklet. Jeg taler om sætninger. Dette skriveråd er så simpelt, at du tror, det er løgn: Nogen skal gøre noget i dine sætninger!

Alle tekster består af ord, der er sat sammen, så de danner sætninger. Når vi lærer at skrive, starter vi med korte ord og enkle sætninger: Mor peger. Morten er sur.

De to sætninger består af subjekt og verbal (grundled og udsagnsled). Nogen gør noget (mor peger), eller nogen er noget (Morten er sur).

 

Fra korte sætninger til flere informationer

Når vi bliver lidt dygtigere til at skrive, kobler vi flere informationer ind i sætningen. Vi skriver noget om hvor, hvordan eller hvornår: Mor peger på solen. Morten er sur om morgenen.

Senere kan vi fylde flere informationer ind i sætningen og fortælle, hvorfor mor peger på solen, og hvorfor Morten er sur om morgenen. Derved bliver sætningerne længere og mere komplekse: Mor peger på solen og beder os om at tage solcreme på, fordi hun har læst, at risikoen for at få hudcancer begrænses, hvis vi husker at beskytte vores hud med solcreme.

Men en sætning starter altid med noget enkelt. Kernen i en sætning er en enkel forbindelse mellem et subjekt og et verbal (grundled og udsagnsled). Nogen gør noget, eller nogen er noget.

 

Nogen skal gøre noget i dine sætninger

Jeg møder cirka 900 kursister om året. De deltager på mine kurser, og deres mål er at skrive bedre tekster til borgere, til politikere og andre beslutningstagere. De fleste kursister vil gerne skrive klart og professionelt. Mit vigtigste budskab til dem alle sammen er: Nogen skal gøre noget i dine sætninger!

 

Det er faktisk ret enkelt

En sætning bør altid starte med noget enkelt. Senere kan du udbygge sætningen, fortælle mere. Men start med kernen: Nogen gør noget eller nogen er noget.

Her er tre eksempler på sætninger, hvor det er uklart, hvem der gør eller er noget:

  1. Der skal afholdes dialogmøder.
    Her mangler informationen: Hvem skal holde dialogmøder (med hvem).
    Omskriv sætningen til:
    Ledelsen skal holde dialogmøder med de ansatte.

  2. Opgaven er uddelegeret.
    Her mangler informationen: Hvem har fået opgaven.
    Omskriv sætningen til:
    Praktikanten har fået opgaven.

  3. Præsentationen indeholder forskellige initiativer, der kan nedbringe sygefraværet.
    Her mangler informationen: Hvem præsenterer initiativerne.
    Omskriv sætningen til:
    HR-afdelingen præsenterer forskellige initiativer, der kan nedbringe sygefraværet.

Giv dine sætninger et serviceeftersyn

Hvordan ser dine sætninger ud? Skriver du for lange og komplekse sætninger? Find én af dine seneste tekster, og stil skarpt på et enkelt afsnit. Undersøg, hvordan du har bygget dine sætninger op. Er det tydeligt, hvem der gør noget?

Læs mere om krøllede sætninger, og hvordan du løser dem op.

saadan-rydder-du-op-i-dine-saetninger

Lange sætninger nedsætter læsehastigheden og udfordrer læserens tålmodighed. Men de sender også signaler om en gammeldags og støvet afsender. Sådan rydder du op i dine sætninger med to enkle greb: Sæt det vigtigste i sætningen først, og skriv korte sætninger.

Et levn fra fortiden

Tidligere skrev det offentlige i kancellistil eller myndighedssprog, når de henvendte sig til borgerne. Men borgerne orker ikke at læse lange og snørklede sætninger.

En bøvlet sætning med typiske myndighedstræk ser således ud:

I henhold til bekendtgørelsen af lov om offentlige veje, § 64 og 68, og Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, stier og pladser i Lilleby Kommune, kan vejbestyrelsen kræver træer og beplantning på, over og i vejareal fjernet, nedskåret, samt at der bliver foretaget den fornødne renholdelse af fortovsareal.

Hvis du også har hang til at skrive snørklede sætninger, så kan du rette dem ud med to greb:

Det vigtigste først

Lange bagvendte sætninger sender læser tilbage til støvede tysktimer og fortidens kancellisprog. Som hovedregel skal du sørge for, at det vigtigste i sætningen kommer først.

I eksemplet ovenfor skal læseren ned i anden linje for at få styr på indholdet: Vejbestyrelsen kan kræve (…). Det, der kommer før, er en ophobning af informationer, der gør det svært for læseren at finde hoved og hale i sætningen.
Placer aktør og handling først i sætningen. Det giver enkle sætninger, som læseren nemt kan finde rundt i. Spørg dig selv: Hvem gør noget i denne sætning (= aktøren). Og hvad gør de (= handlingen). Når vi følger denne opskrift, så ser eksemplet fra før således ud:

Vejbestyrelsen kan kræve, at træer og beplantning på, over og i vejareal bliver fjernet eller nedskåret (…)

Korte sætninger

Som tommelfingerregel skal du aldrig skrive sætninger, der er længere end 25 ord. Når sætninger bliver længere end det, så har læseren svært ved at overskue indholdet. Det er også en god ide at begrænse sig til et enkelt budskab pr. sætning.

I eksemplet ovenfor har skribenten konstrueret en sætning på 50 ord med tre budskaber. Når jeg omskriver sætningen fra før, så ser den således ud:

Ny version
Vejbestyrelsen kan kræve, at træer og beplantning på, over og i vejareal bliver fjernet eller nedskåret. De kan også kræve, at der bliver foretaget den nødvendige renholdelse af fortovsareal. Se bekendtgørelsen af lov om offentlige veje, § 64 og 68, og Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, stier og pladser i Lilleby Kommune.

Nu er den oprindelige sætning omskrevet til tre sætninger på henholdsvis 16, 13 og 25 ord. Den er stadig støvet men glider lettere end før.

Er korte sætninger altid godt? Læs dette indlæg om at veksle mellem korte og lange sætninger.

du-skal-stadig-stikke-folk-en-burger

Mange af mine kursister laver himmelvendte øjne, når jeg siger, at de skal starte med at rose, når de giver feedback til en kollega. De mener, at burgermodellen er forældet, tåbeligt og unødvendigt. Men er det nu også rigtigt?

Når jeg underviser i faglig formidling, benytter jeg altid feedback som værktøj. Jeg giver feedback til kursisterne, og de giver feedback til hinanden. Feedback er en supereffektiv metode til at forbedre sin skriveteknik. Men mange af mine kursister laver himmelvendte øjne, når jeg siger, at man altid skal starte med at rose, før man giver kritik. De mener, det er forældet, tåbeligt og unødvendigt. Men er det nu også rigtigt?

Burgermodellen virker

Vi ved det alle sammen. Når nogen skal give dig feedback, så siger de ofte noget positivt først. Og så kommer kritikken. Og så slutter de med noget positivt. Denne feedbackmodel bliver ofte kaldt burger-feedback. Vi kender den til hudløshed. OG DEN VIRKER! Jeg beklager, men lad mig forklare hvorfor.

Kritik bringer os i forsvarsposition

Som skribent er du vant til at få feedback på din tekst. Du har måske brugt mange timer på at formidle en svær og kompliceret sag, og du er faktisk ret tilfreds med resultatet. Og nu skal du så have feedback. Det betyder kritik, din læser (chef) vil pege på fejl og mangler. Men hvis han er klog, så vælger han en burger-model.

feedback-efter-burger-modellen

Når vi bliver mødt med kritik, så rejser vi os, kommer i forsvarsstilling og får ofte lyst til at retfærdiggøre os. Kritik kan både opleves farlig, sårende og kan endda vække vrede hos modtageren. Jeg oplever ofte, når jeg underviser, at deltagerne bruger stor energi på at forklare og forsvare de tekster, jeg benytter i undervisningen. De kan ikke lade være, det ligger dybt i os alle sammen. Derfor starter jeg altid med noget positivt, før jeg kommer med forslag til forbedring.

Pak bøffen ind i en blød bolle

Brødet er det positive i feedbacken, mens bøffen er det kritiske, det der bør ændres. Når du giver feedback, skal du starte med at rose. Det gør det lettere for skribenten at modtage dit forbedringsforslag. Bøffen i midten – kritikken – bør som udgangspunkt kun indeholde et enkelt (eller få) kritikpunkter. Det kan nemlig være svært at rumme flere kritiske tilbagemeldinger på én gang. Skribenten vil formentlig kun høre det første og lukke resten ude. Slut af med en bolle, hvor du giver generel positiv feedback. Det efterlader skribenten med en positiv oplevelse.

 

Vil du skabe forandring, skal du også rose

Gode gamle Skinner beviste gennem forsøg med dyr, at dyr, der belønnes for god opførsel, lærer meget hurtigere og husker bedre, hvad det lærer, end det dyr, der bliver straffet for forkert eller dårlig opførsel. Det samme gælder for mennesker. Når vi kritiserer, opnår vi ikke vedvarende forandringer. Vi skal også belønne og rose den rigtige adfærd.