Mange af de kursister jeg møder bruger al deres energi og opmærksomhed på selve kurset. De færreste har forberedt sig inden kurset, og de har sjældent en plan for, hvordan de vil bruge den nye viden, når de kommer hjem. Det er en skam, for med ganske få midler kunne de få et langt større udbytte af kurset.

Her får du tre trin, der kan effektivisere udbyttet af dit næste kursus.

1.    Refleksion før du skal på kursus

Tal med din leder
Hvis det er din leder, der har bestemt, hvilket kursus du skal deltage i, så er det vigtigt, at du finder ud af, hvorfor hun har sendt dig på kursus. Det kan være, at din leder har planer for dig eller din afdeling, der kræver, at du tilegner dig nye kompetencer. Spørg derfor, hvad hun helt konkret forventer, du tager med hjem fra kurset.

Spørgsmål til din leder:
•    Hvorfor skal jeg på dette kursus?
•    Hvad forventer du, at jeg kan/er bedre til, når jeg kommer hjem?
•    Hvordan tænker du, at jeg bedst kan bruge min nye viden, når jeg kommer hjem?

Du skal overveje
Hvis du selv har valgt kurset, så er det en god idé at overveje, hvorfor du har valgt dette kursus, og hvilke forventninger du har til dig selv. Find en time i din kalender, hvor du forsøger at svare på disse spørgsmål. Husk at skrive dine refleksioner ned.

Spørgsmål til dig selv:
•    Hvorfor valgte jeg dette kursus?
•    Hvad vil jeg gerne være bedre til, og hvad skal jeg som minimum have ud af kurset?
•    Hvordan kan jeg bruge min nye viden, når jeg kommer hjem?

2.    Aktiv, mens du er på kursus

Det letteste ved et læringsforløb er selve kurset. For her er det underviseren, der skal sørge for, at alle på holdet får det maksimale ud af forløbet. Men du skal deltage aktivt i undervisningen, hvis du vil have et solidt udbytte. Det bedste er at skrive noter og drøfte det nye stof med de andre. Det vil gøre det nemmere for dig at huske, det du har lært og anvende det i praksis, når du kommer hjem.

•    Skriv noter i hånden, så husker du bedre det nye stof.
•    Stil spørgsmål, hvis du er i tvivl om noget.
•    Brug pauser og gruppearbejde til at drøfte og forklare det nye stof for hinanden.

3.    Tid til at arbejde med det nye efter kurset

Dér hvor det kniber for mange, når det drejer sig om at få det optimale ud af kurset, er, når det nye stof skal bruges i hverdagen. Selvom vi kommer glade og inspirerede hjem, så rammes vi af hverdagens opgavebunker. Og så vælger vi de rutiner og metoder, vi kender. For det tager nemlig tid at ændre sine vaner. Men det er vigtigt, at du kommer i gang med at anvende den nye viden hurtig. Afsæt tid i kalenderen til at arbejde med det nye stof, og accepter, at det måske tager lidt længere tid i starten.

• Læs dine noter og kursusmaterialet igennem, øv dig i at anvende din nye viden
• Forklar en kollega, hvad du har lært, og hvordan du tænker at anvende det i hverdagen
• Aftal med din leder, at du laver et lille oplæg på det næste afdelingsmøde
• Sæt emnet på afdelingsmødet som tema, drøft hvordan I vil arbejde med det nye i jeres afdeling.

Jeg håber, at du vil reservere tid i din kalender til at forberede dig inden dit næste kursus. Og hvis du vil have det maksimale udbytte, så lægger du også en plan for, hvordan du vil bruge din nye viden, når du kommer hjem.

God arbejdslyst – måske ses vi på et af mine kurser? Læs mere om mine kurser her.

Du kender det godt. Tekster med lange tilløb og mange omveje. Måske skriver du også sådan? Det skal du holde op med. Din læser bliver træt, forvirret og irriteret. Så kom til sagen, og hold dig på sporet. Her får du tre direkte veje, der vil skabe klarhed i dine tekster.

Den store omvej

Det er i starten af dine sætninger, du skal være på udkig efter afstikkere og omsvøb. Det kan se sådan ud:

I forbindelse med processen omkring det nye byggeri, har administrationen udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Den lange opvarmning fjerner fokus fra det, der er vigtigt i sætningen. Du kan uden videre slette den. Start sætningen med den vigtigste information og sæt en tydelig aktør (administrationen) og handling (udarbejdet) først. Nu ser sætningen sådan ud:

Administrationen har udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Når der bare er for meget

Du kan også oversvømme din sætning med mange informationer og indskud. Det vil helt sikkert sløre budskabet og trætte din læser. Det kræver nemlig en del analysearbejde, hvis læseren vil forstå budskabet. Det kan se sådan ud:

Baggrunden for Landevejens forlængelse og motorvejstilslutningen var ønsket om at gennemføre en udbygning af vejene, da den kraftige udbygning af området med et nyt hospital, udvidelse af skolen, etablering af industrikvarteret og øvrige projekter vil belaste vejen vejene i området meget kraftigt.

Sæt det vigtigste først, og indsæt en tydelig aktør (kommunen) og en handling (udbygge). Placer også oplysningerne i en logisk rækkefølge (kraftig udbygning + belastning af vejene = vejene skal udbygges). Det gør det lettere for læseren at holde styr på informationerne. Nu ser det sådan ud:

Kommunen er i gang med at udbygge vejene omkring Landevejen. I området skal der bygges nyt hospital, skolen skal udvides, der skal etableres et nyt industrikvarter og bygges øvrige projekter. Det vil belaste vejene i området meget kraftigt. Derfor skal vejene også udbygges.  

Mange korte sætninger

En tredje måde at holde en klar linje i teksten på, er ved at skrive korte sætninger. En tekst med mange korte sætninger vil være let at læse, let at huske og let at forstå. Du skal naturligvis variere din tekst, så du både skriver korte og lange sætninger. Men brug mange, korte hovedsætninger. Dette er en hovedsætning. Hvis du tænker, at det ikke er særlig elegant at bruge mange hovedsætninger i teksten, så læs dette lille udsnit af Ernest Hemingways ”Solen går sin gang”:

Vejen førte os fra de skyggefulde skove ud i den brændende sol. Foran os lå en floddal. På den anden side af floden var der en stejl bakke. På bakken var der en boghvedemark. Vi så et hvidt hus under nogle træer på bjergsiden. Det var meget varmt, og vi standsede under nogle træer ved siden af en dæmning, der gik tværs over floden.

Læs også: Gør det kort, gør det klart!

Husker du at spørge dig selv, om din tekst er logisk for læseren? Skriver du det vigtigste først? Vil du være sikker på, at dine læsere kommer godt igennem dine tekster og faktisk også forstår dem, så skal du bygge din tekst omkring en klar og logisk struktur.

Dine læsere har store forventninger til dine tekster. De forventer blandt andet, at din tekst har en klar og logisk struktur. Vel og mærke logisk for dem. De fleste læsere er vant til at læse avisartikler og nyheder på nettet. De er bygget op efter princippet: Det vigtigste først. Hvis vi som læsere bliver præsenteret for en anden struktur, så taber vi overblikket eller læselysten, og vi må springe rundt i teksten for at danne os mening. Er din tekst logisk for læseren?

Sagsbehandlerlogik – ulogisk for læseren

Mange skribenter, der skriver politiske dagsordener eller notater, vælger det, jeg kalder ”sagsbehandlerlogik” eller den akademiske metode, når de skriver tekster. De har ikke fokus på læseren men på sagen. Derfor starter de med baggrund og historiske detaljer, hvorefter de holder sig til en sagskronologisk struktur.

Det giver mening for skribenten, der på den måde får overblik over sagen og samtidig ikke behøver at tænke så meget over, hvilken rækkefølge han skal præsentere informationerne i. Strukturen er nemlig givet på forhånd: Sagsfremstillingen følger sagen (først skete der … og så skete der …). Den type sagsfremstillinger ender med en konklusion på sidste side, hvor læseren får udløst spændingen.

Det vigtigste først – logisk for læseren

De skribenter, der behersker den journalistiske metode, sørger for, at det vigtigste – for læseren – kommer først. Skribenter, der benytter denne struktur i deres tekster, har nemlig modtageren i fokus. De spørger sig selv: Hvad er vigtigst for min læser?

Det vigtigste for læseren formulerer de til et hovedbudskab, der tydeligt fremgår af overskrift og resumé (eller indledning). Herefter bygger de teksten op, så det vigtigste hele tiden kommer før mindre vigtige informationer. Den type sagsfremstillinger starter med konklusionen. Læseren får altså hele molevitten serveret – i ultrakort form – i begyndelsen af sagen. I sagsfremstillingen folder skribenten sine pointer ud og underbygger sin sag. Læseren ved altså hele tiden, hvad det ender med.

Tænk på en stor lækker isvaffel: Giv din modtager alt det bedste i første bid!

Lad strukturen styre både skrivning og læsning

Det er en god ide at tænke over strukturen i din tekst, inden du skriver. Start derfor med at lave en disposition. Hvis du vil skrive efter den journalistiske metode, så er dette en god start:

1. Få et klart overblik over dit stof, inden du skriver.
2. Skriv dit hovedbudskab ned.
3. Byg dit punkt op omkring hovedbudskabet.
4. Sørg for, at det vigtigste (for læseren) kommer først.
5. Følg derefter op med baggrund, nuancer og detaljer.
6. Pas på, at dit budskab ikke drukner i detaljer og sidebemærkninger.
7. Stram op, og lug ud – hold fokus på det, der er politisk relevant!

Vil du vide mere om, hvordan du formgiver dine tekster, så læs: Find den rigtige form

Du kan også læse om, hvordan du skaber struktur og et klart fokus i dine dagsordener, læs mere her.

Det korte svar er ja. Det lidt længere svar er, at det naturligvis kommer an på, hvor kompleks den sag som du skal beskrive er. Men det betyder ikke, at du bare skal skrive løs. Du skal altid overveje, hvor kort du kan gøre din tekst. Primært fordi dit budskab vil stå skarpere i en kort tekst, og fordi den er lettere for målgruppen at huske og handle på. Her får du to metoder, der kan få det vigtigste frem i din tekst.

Knaphed får budskabet til at stå skarpere

Da jeg gik på universitetet og lærte om faglig formidling på Institut for Retorik, kunne en opgave se således ud: Skriv en tekst til Samvirke om den nye pensionslov. Den skal være på 2000 anslag. Så gk vi hjem og skrev.

Det var svært, for den skulle jo formidles, så alle kunne forstå det. Ugen efter fik vi feedback på teksten. Og så blev vi sendt hjem med en ny opgave; syrebadsøvelsen: Forkort teksten med 50%. Og ugen efter samme øvelse, så vi landede med en tekst på 500 anslag.

Pointen med denne øvelse var, at vi skulle øve os i at smelte overflødigt fyld fra. Hvad var kernen i teksten? Hvad skulle læseren som minimum vide om dette emne? Det kommer til at stå lysende klart, når pladsen er trang.

Læs også: Sådan forkorter du din tekst

Forskel på at genfortælle og gengive

En anden metode, der kan hjælpe dig med at få det centrale budskab frem i en tekst, er genfortællingsøvelsen: Slip tasterne, luk øjnene, og forestil dig, at din mor sidder overfor dig. Fortæl nu højt, med dine egne ord, hvad det vigtigste i teksten er.

Når du genfortæller, er du nødt til at analysere og opsummere det, du ved om emnet og gengive det i komprimeret form! Du kan jo netop ikke huske alle detaljerne. Modsat, når du skriver – uden pladskrav – så vil du være tilbøjelig til blot at gengive alt det, du ved om emnet. Derved kan din tekst blive meget lang og måske uden den nødvendige fokusering og formidling til målgruppen.

I praksis kan du optage din mundtlige genfortælling og skrive den ned bagefter. Genfortællingsmetoden er den hurtigste vej til en kort og fokuseret tekst.

Læs også: Find den rigtige form

God fornøjelse!

Hånden op. Hvor mange af jer laver en disposition, før I skriver en tekst? Det spurgte jeg forleden mine kursister om. Fire ud af seksten rakte hånden op. De tolv andre behøvede ikke at lave en disposition, forklarede de mig. De stoler på deres store erfaring som garvede skribenter. De går bare i gang med at skrive. Mit svar til dem var: Så spilder du både din egen – og måske også din læsers tid.

Overlad ikke strukturen til tilfældigheder

Hvis du overlader strukturen i din tekst til tilfældigheder, så er du muligvis også en af dem, der skriver meget om. Flytter rundt. Smider væk. Skriver til. Da jeg gik på universitetet, kaldte vi denne skriveform ”creative writing”, og det var vældig godt, hvis man skulle skrive skønlitteratur og essayistiske tekster. Skal man derimod formidle sit fagsprog, fx i notater og beslutningsoplæg, så er den slags kreativitet det rene tidsspilde.

Formålet er afgørende

Hvorfor skriver du denne tekst? Hvad vil du gerne have, at din modtager skal vide, gøre eller forstå, når han har læst din tekst? Når du kender svaret på disse spørgsmål, så er du allerede godt i gang med din foreløbige disposition. Du skal nemlig nøje udvælge de informationer, der underbygger dit fokus og opfylder tekstens formål, inden du skriver. Hvis du fx skal skrive et beslutningsoplæg til skoleudvalget, og dit fokus er, at kommunen foreslår at nedlægge en skole, så er formålet med teksten, at udvalget skal træffe en beslutning (sige nej eller ja til forslaget).

Det kan være en god idé at tegne den foreløbige disposition:

Udvælg og fokuser

Mange fagspecialister, der skriver notater og beslutningsoplæg, vil ofte opleve, at de har mere stof, end der er plads til i teksten. Derfor skal de nøje udvælge præcis de informationer, der underbygger fokus og opfylder tekstens formål – alt andet skal ud. Hvis vi anvender skolelukningseksemplet igen, så er det vigtigt at vægte de informationer, der giver skoleudvalget et klart overblik over fordele, ulemper, konsekvenser og alternative muligheder ved en skolelukning. Hvis skribenten ikke har formuleret et klart formål og fokus, så vil det være svært for ham at udvælge de rigtige informationer. Det kan resultere i tekster, hvor læseren bliver oversvømmet med informationer, der ikke er relevante. Det er spild af læserens tid, da han så skal bruge sin energi på at finde form og fokus i teksten.

Hjælpeoverskrifter holder skribent og læser på sporet

Når du har udvalgt dit stof, så er du klar til at skrive de enkelte afsnit. Sørg for at forsyne de enkelte afsnit med hjælpeoverskrifter, der beskriver indholdet i afsnittet. Hold dine afsnit små og afgrænsede. Hver gang du starter på noget nyt, så laver du et nyt afsnit med en indholdsbeskrivende hjælpeoverskrift. Det sikrer, at både du og læseren kan holde styr på informationerne og hele tiden overskue teksten. Endelig betyder det også, at når læseren skal genkalde sig den læste tekst (fx på det politiske møde), så hjælper overskrifterne ham med at huske hovedpointerne i din tekst.

Er du typen der elsker punktopstillinger, og bruger du dem ofte i dine tekster? Så læs med her, for mange skribenter bruger punktopstillinger alt for meget og helt forkert. I stedet for at skabe overblik i teksten, så forvirrer og irriterer de læserne. Her får du en kort forklaring på, hvordan du undgår at irritere din læser.

Punktopstillinger er et supergodt værktøj til at skabe overblik i en informationstung tekst. Mange skribenter bruger dem til at fremhæve vigtige pointer, der så foldes ud senere i teksten. Jeg kan fx ridse dette indlægs pointer op her:

• Brug punktopstillinger til at skabe overblik
• Byg dine punkter ensartet op
• Benyt eventuelt andre virkemidler.

Brug punktopstilling til at skabe overblik

En punktopstilling er en hjælp til læseren. Den skal sikre, at læseren hurtigt kan orientere sig i teksten. Desværre oplever jeg ofte, at skribenter bruger punktopstillinger uden at tænke på læserens behov.

Nedenfor er et eksempel fra en kommune, hvor skribenten benytter en punktopstilling til at give overblik over indholdet i et notat. Der er ni uensartede punkter i teksten. Jeg har valgt at gengive de fem første for at understrege, at punktopstillingen i dette eksempel ikke giver læseren et overblik:

Hvis dine punktopstillinger indeholder mere end 3-5 punkter, og hvis punkterne er flere linjer lange og uensartet bygget op, så skaber du ikke overblik for læseren. Din punktopstilling vil i stedet forvirre og måske irritere din læser.

Byg dine punkter ensartet op

Den vigtigste regel for punktopstillinger er, at du skal bygge dine punkter ensartet op. Du skal sørge for, at de enkelte punkter er sprogligt parallelle. I min punktopstilling i starten af denne tekst har jeg valgt at starte punkterne med et udsagnsord i bydeform (brug, byg, benyt). Jeg har også bevidst valgt at finde udsagnsord, der starter med b. Endelig har jeg valgt at gøre dem ret korte, så de er nemme at overskue.

Benyt eventuelt andre virkemidler

Der findes jo andre virkemidler end punktopstillinger til at skabe overblik i en informationstung tekst. I denne tekst kunne jeg have valgt at lave en lille indledning i stedet for en punktopstilling, hvor jeg præsenterer de tre pointer:

Denne tekst har tre vigtige pointer: Du skal bruge punktopstillinger til at skabe overblik, du skal bygge dine punkter ensartet op, og du kan eventuelt benytte andre virkemidler.

Herefter følger teksten, hvor jeg konsekvent genbruger de tre pointer som tre selvstændige overskrifter i små afgrænsede afsnit.

Tjek dine egne punktopstillinger – hjælper du læseren eller irriterer du hende?

Hvornår politiserer embedsmænd, og hvornår er de bare gode rådgivere? Balancen er hårfin og giver ofte anledning til konflikter og mistillid mellem kommunens embedsmænd og de lokale politikere. En del af løsningen kan være bedre formidling af de politiske dagsordener. Læs her, hvordan du gør.

I Stevns Kommune kunne man opleve en uskøn forestilling for åbent tæppe. Her gik borgmesteren i avisen og anklagede embedsmændene for at give dårlig rådgivning i en fredningssag af Stevns Klint. Det er heldigvis sjældent, at det kommer så vidt. Men fredningssagen i Stevns er alligevel et meget godt eksempel på en sag, hvor manglende, skæv eller uklar rådgivning skaber mistillid mellem politikere og embedsmænd.

Bedre formidling giver bedre politiske debatter

Jeg kender ikke til den konkrete sag i Stevns, men jeg ved, at det har været en langstrakt og højspændt politisk sag, som jeg ikke skal kloge mig på. Mit ærinde er alene at slå et slag for bedre oplyste dagsordener. De kan nemlig være med til at skabe bedre politiske drøftelser og beslutninger – og dermed færre konflikter og mere tillid.

Motorvejssager eller flere scenarier

Når jeg læser sagsfremstillingerne om fredningssagen på Stevns Kommunes hjemmeside, så undrer det mig, at forvaltningen har valgt at formidle denne komplekse sag som en ”motorvejssag”. Altså en bred og jævn sagsfremstilling, der stort set kun benytter argumenter, der støtter ”sig-ja-til-fredning”. Når nu forvaltningen ved, at der er to udfaldsrum i denne sag (ja og nej til fredning), så burde de – rent formidlingsteknisk – bygge deres sag op i to helt adskilte spor. Her kunne de sagligt og fagligt argumentere for både en ja- og en nejløsning. Dette ville klæde både ja- og nejsigere på til at tage en politisk drøftelse på et oplyst grundlag!

Sådan formidler du en sag med to udfaldsrum

Hvis din sag har to (eller flere) helt oplagte udfaldsrum, så vil jeg anbefale at beskrive sagen i to helt adskilte spor. Det gør det nemlig lettere for dine politikere – og borgerne – at adskille og sammenligne de forskellige fordele og ulemper, der er ved de forskellige løsninger. Lad mig benytte sagen om fredningen af Stevns Klint som eksempel. Den har to oplagte scenarier:

1. Vi freder klinten: Beskriv fordele, ulemper og konsekvenser ved at frede klinten (forklar fx hvad en fredning betyder for miljøet, lodsejerne, fremtidige byggemuligheder, stierne og de økonomiske konsekvenser).

2. Vi freder ikke klinten: Beskriv fordele, ulemper og konsekvenser ved ikke at frede klinten (forklar fx hvad det vil betyde for miljøet, lodsejerne, fremtidige byggemuligheder, stierne og de økonomiske konsekvenser).

Sørg for at bygge scenarierne helt parallelt op, så politikerne let kan sammenligne fordele og ulemper. Og slut sagsfremstillingen af med at anbefale den løsning, som forvaltningen (fagligt og sagligt) anser som den mest hensigtsmæssige løsning.