Sådan omsætter du komplekse tekster til letforståelige budskaber

Sidder du ofte med store rapporter, analyser eller planer, der skal videreformidles kort og letforståeligt?
Her får du en simpel, trinvis metode, der hjælper dig med at omsætte komplekse tekster til letforståelige budskaber.

Stakkels Jesper

Jesper har lige sat punktum i kommunens seneste lokalplan på 105 sider. Den kunne fx se således ud. 
Nu skal Jesper præsentere planen på to sider! Den korte tekst skal være oplysende og dækkende for indholdet i planen. Og teksten skal kunne læses og forstås af byrådet, borgerne og pressen. 😲

Kan du genkende denne udfordring? Det er en klassisk udfordring for fagspecialister: De skal komprimere og kommunikere kompleks viden til lægmænd.

Fra faglige detaljer til klare pointer

Uanset om du er jurist, økonom, ingeniør eller noget helt fjerde, er det afgørende, at du kan løfte dine tekster fra faglige detaljer til kortfattede og klare pointer.

Læseren forventer, at du som specialist kan sortere stoffet og give overblik: Hvad er det vigtigste for mig (læser) i denne plan, rapport eller analyse? Læs mere om faglig formidling.

Her kommer 3 trin, som kan hjælpe dig med at omsætte kompleks tekster til letforståelige budskaber:

1️⃣ Skab forbindelse til dine læsere

Se din læser for dig. Udvælg nu dine pointer. Du skal forsøge at finde vinkler, der relaterer sig til læserens hverdag og virkelighed. Hvad betyder planen for borgerne? Hvordan påvirker planen borgernes hverdag?

Når du skaber forbindelse til dine læsere og deres behov, så ændrer du også fokus i din formidling:
Fra et fagligt afsenderbehov med mange faglige detaljer ➡️ til et enkelt modtagerbehov med klare pointer.

2️⃣ Genfortæl pointer

Luk planen og luk øjnene. Forestil dig, at du genfortæller et medlem af målgruppen (en tilfældig borger på gågaden), hvordan planen hjælper kommunen med at nå vigtige mål. Hvad planen betyder for borgerne. Eller hvilke aktuelle udfordringer planen løser – eller hvad der nu er helt centralt for din rapport eller plan.

Når du genfortæller, komprimerer du helt automatisk dit stof. Din hjerne udvælger de vigtigste pointer. Den kan nemlig ikke huske alle de komplekse detaljer og avancerede mellemregninger.

3️⃣ Brug en skabelon

Travle fagspecialister har brug for genveje. Derfor har jeg udformet en skabelon, der kan hjælpe dig med at genfortælle kompleks viden på en enkel måde.

Jeg har brugt en plan som eksempel. Du kan udskifte planen med et problem, en strategi, en statusrapport – eller hvad, der nu passer til din opgave.

 
SKABELON: Fra den store plan til den korte tekst

Vi har lavet en (x)plan. Den indeholder de vigtigste indsatser, som vi skal arbejde med (indsæt periode) for at … (indsæt formålet).

De vigtigste indsatser er:

  • X indsats
  • Y indsats
  • Z indsats

X indsats
(Fold ud: Besvar hvorfor, hvad, hvordan, hvornår)

Y indsat
(Fold ud: Besvar hvorfor, hvad, hvordan, hvornår)

Z indsats
(Fold ud: Besvar hvorfor, hvad, hvordan, hvornår)

 

God arbejdslyst

🗝️Nøglen til effektiv faglig formidling ligger i at kunne genfortælle komplekse, faglige detaljer i enkle og klare pointer.

 

Hvilke udfordringer møder du, når du skal formidle din viden?

Har du andre eksempler på ting, som udfordrer dig, når du skal formidle dit fag til forskellige målgrupper?
Hvad driller dig? Hvad bruger du lang tid på? Eller har du et godt tip? 💡

 

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Skrivetips og blogindlæg