Sådan skriver du et godt notat

Skriver du notater? Har du brug for at effektivisere din skrivetid og hæve kvaliteten i dine notater? Få en opskrift, hvor der indgår fisk!

Et vejledende notat eller et journalnotat?

Hvad er et godt notat? Det spørgsmål får jeg ofte. Og svaret er: Det kommer an på, hvad det skal bruges til.

Derfor skal du altid starte med at definere formålet: Hvorfor skriver du dette notat, hvad skal det bruges til?

Jeg inddeler notater i to kategorier, fordi de har forskellige formål:

Det vejledende notat er en nøgtern og saglig redegørelse, der har til formål at belyse et problem eller et behov. Notatet beskriver problemet, baggrunden for det og forskellige løsningsforslag.

Det vejledende notat er ofte skrevet til en bestemt målgruppe, fx borgmester, direktion eller projektgruppe.

Journalnotatet er et internt arbejdsredskab, der har til formål at dokumentere den faglige indsats overfor en borger eller bruger. Notatet beskriver status og viderebringer information til kollegaer, som skal bruge det i deres arbejde.

Journalnotatets målgruppe er primært kollegaer, men naturligvis også borgere, der ønsker at følge deres sag.

Jeg har valgt at stille skarpt på det vejledende notat i dette blogindlæg.

A hva for en fisk?

Du kender sikkert skrivemodellen fisken. Det er den, vi skal have på bordet nu. Split dit notat op i tre dele: Hoved, krop og hale.

Skriv en god indledning

Start med fiskens hoved. Hvad er formålet? Hvad skal notatet bruges til? Hvorfor er det skrevet – og til hvem? Disse spørgsmål bør du give svar på i notatets indledning. Mange af de vejledende notater, jeg har læst gennem tiden er svære at læse og forstå, fordi formålet er uklart.

Følg de fire trin nedenfor, så får du et indledningsafsnit, der giver læseren overblik og indblik i dit emne.

Dette notat beskriver
Her giver du læseren et overblik over emnet, og skriv hvem der er målgruppen for notatet.

Formålet med dette notat
Her giver du svar på, hvorfor læseren skal læse dette notat.

Baggrunden for dette notat
Her skriver du, hvad der er sket, hvorfor det er sket, og hvornår det er sket.

De vigtigste pointer
Har du skrevet et langt notat på flere sider, kan det være en god ide at skrive et kort resume af tekstens vigtigste pointer.

Byg en solid krop

Fiskens krop består af to dele:

Første del består af en faglig og saglig beskrivelse af problemet.

Anden del indeholder svaret på, hvordan man løser problemet. Det er her, du skal hoste op med dine faglige argumenter. Der vil ofte være flere løsningsforslag til det samme problem. Det kan derfor være en fordel at bygge argumentationen op som et (skematisk) overblik af flere løsningsforslag. Præciser konsekvenser (fordele og ulemper) ved de forskellige løsninger, så læseren let kan sammenligne forslagene. Du kan se et eksempel på et skema med fordele og ulemper her.

Slå et slag med halen

Skriv en kort afslutning, hvor du samler dine pointer op. Har du præsenteret flere løsningsforslag, skal du skrive en konklusion, der indeholder en anbefaling. Du skal naturligvis pege på det forslag, der med din faglige vurdering, bedst kan løse problemet.

God arbejdslyst.

Vil du vide mere

Sådan skriver du gode notater indgår i mit kursus “Skriv bedre nu – for økonomikonsulenter”.