Dine læsere er overbelastede. De får for mange informationer. Derfor skal du skrive overskrifter, der hjælper din læser.

Det første indtryk er vigtigt. Overskriften eller emnefeltet er det første, din læser møder. Dine læsere falder måske fra, hvis din overskrift er tåget eller virker irrelevant for dem. En god overskrift i et notat eller en mail er derfor afgørende for, om resten af indholdet når din læser.

Kom ud af tågen

Sæt dig grundigt ind i din læsers behov og forventninger. Hvad ved de i forvejen om emnet, hvad er deres motivation for at læse din mail, og hvad skal de bruge dit notat til?

For nylig fik jeg et brev fra min Ford-forhandler. Overskriften var så indforstået, at jeg stadig ikke forstår, hvad den betyder:

18S07 – Software til registrering af koblingsslip – Servicekampagne

Efter flere gennemlæsninger af brevet forstod jeg, at min bil har en alvorlig fejl, derfor skal den på værksted. Det budskab fremgik ikke af overskriften.

Vær hjælpsom

Inden du skriver, skal du overveje, hvad du kan bidrage med. Hvordan kan din mail eller dit notat hjælpe din læser? Skriv det allerede i overskriften.

Dine læsere vil elske dine notater og dine mails, hvis du optræder som problemløser. Hjælpsomme overskrifter starter med:

Her kommer de vigtigste pointer fra …
Sådan udfylder du skemaet …
Her er en samlet oversigt over …

Gør det kort

Hold din overskrift kort. Din læser har travlt. Han vil gerne læse, forstå og hurtigt videre. Derfor skal du skrive korte overskrifter. Det er god service og øger dine muligheder for at komme igennem med dit budskab.

Et emnefelt i mails bør være max 50 anslag, gerne kortere. Sørg for, at dit kernebudskab indgår i overskriften, og smelt overflødige fyldord væk. Min overskrift i dette blogindlæg er præcis på 50 anslag.

Læs mere om overskrifter og overblik her.

Husker du at spørge dig selv, om din tekst er logisk for læseren? Skriver du det vigtigste først? Vil du være sikker på, at dine læsere kommer godt igennem dine tekster og faktisk også forstår dem, så skal du bygge din tekst omkring en klar og logisk struktur.

Dine læsere har store forventninger til dine tekster. De forventer blandt andet, at din tekst har en klar og logisk struktur. Vel og mærke logisk for dem. De fleste læsere er vant til at læse avisartikler og nyheder på nettet. De er bygget op efter princippet: Det vigtigste først. Hvis vi som læsere bliver præsenteret for en anden struktur, så taber vi overblikket eller læselysten, og vi må springe rundt i teksten for at danne os mening. Er din tekst logisk for læseren?

Sagsbehandlerlogik – ulogisk for læseren

Mange skribenter, der skriver politiske dagsordener eller notater, vælger det, jeg kalder ”sagsbehandlerlogik” eller den akademiske metode, når de skriver tekster. De har ikke fokus på læseren men på sagen. Derfor starter de med baggrund og historiske detaljer, hvorefter de holder sig til en sagskronologisk struktur.

Det giver mening for skribenten, der på den måde får overblik over sagen og samtidig ikke behøver at tænke så meget over, hvilken rækkefølge han skal præsentere informationerne i. Strukturen er nemlig givet på forhånd: Sagsfremstillingen følger sagen (først skete der … og så skete der …). Den type sagsfremstillinger ender med en konklusion på sidste side, hvor læseren får udløst spændingen.

Det vigtigste først – logisk for læseren

De skribenter, der behersker den journalistiske metode, sørger for, at det vigtigste – for læseren – kommer først. Skribenter, der benytter denne struktur i deres tekster, har nemlig modtageren i fokus. De spørger sig selv: Hvad er vigtigst for min læser?

Det vigtigste for læseren formulerer de til et hovedbudskab, der tydeligt fremgår af overskrift og resumé (eller indledning). Herefter bygger de teksten op, så det vigtigste hele tiden kommer før mindre vigtige informationer. Den type sagsfremstillinger starter med konklusionen. Læseren får altså hele molevitten serveret – i ultrakort form – i begyndelsen af sagen. I sagsfremstillingen folder skribenten sine pointer ud og underbygger sin sag. Læseren ved altså hele tiden, hvad det ender med.

Tænk på en stor lækker isvaffel: Giv din modtager alt det bedste i første bid!

Lad strukturen styre både skrivning og læsning

Det er en god ide at tænke over strukturen i din tekst, inden du skriver. Start derfor med at lave en disposition. Hvis du vil skrive efter den journalistiske metode, så er dette en god start:

1. Få et klart overblik over dit stof, inden du skriver.
2. Skriv dit hovedbudskab ned.
3. Byg dit punkt op omkring hovedbudskabet.
4. Sørg for, at det vigtigste (for læseren) kommer først.
5. Følg derefter op med baggrund, nuancer og detaljer.
6. Pas på, at dit budskab ikke drukner i detaljer og sidebemærkninger.
7. Stram op, og lug ud – hold fokus på det, der er politisk relevant!

Vil du vide mere om, hvordan du formgiver dine tekster, så læs: Find den rigtige form

Du kan også læse om, hvordan du skaber struktur og et klart fokus i dine dagsordener, læs mere her.