Jeg medvirker i en artikel i Danske Kommuner: “Møgbreve fra kommunen”. I artiklen fortæller journalisten om de breve, en kontanthjælpsmodtager har fået i sin e-Boks det seneste år. Og jeg fik lov til at læse med. På et tidspunkt kom jeg til at sige ordet “møgbreve” – og ja, det blev så artiklens overskrift!
Men hvad er et møgbrev? Og hvordan undgår du at skrive møgbreve?

Formålet er uklart

I et møgbrev er formålet uklart. Modtageren forstår ikke, hvorfor han modtager brevet, og hvad han skal gøre.
Jeg ser mange breve, når jeg underviser, hvor der ikke er et klart formål formuleret i starten af brevet. Formålet står sikkert et eller andet sted i brevet. Men jeg skal på tekstanalysearbejde for at finde ind til formålet.

Råd nr. 1: Skriv tydeligt, hvad formålet med dit brev er: Hvad skal borgeren vide, tænke eller gøre, når de læser dit brev? Det skal du give svar på i brevets første linjer. Skriv fx: “Du modtager dette brev, fordi …”.

Her er et eksempel på et brev med et uklart formål:

 

Det er ikke til mig!

Et møgbrev er skrevet til mange modtagere på én gang. Kommunen skyder med spredehagl og håber, at de rammer nogen. Det kan fx være et brev, som kommunen sender til alle modtagere af kontanthjælp. Modtagerne er i forskellige livssituationer, der har indflydelse på deres kontanthjælp. Men da brevet er et fællesbrev, så er det op til borgeren at pille det ud, der vedrører ham og hans situation. Og det kan være en svær opgave.

Råd nr. 2: Skriv direkte til borgeren. Hvis du skal skrive til flere målgrupper, bør du dele brevet ind, så de enkelte målgrupper kun behøver at læse det, der er relevant for deres situation.

Det er skrevet i et svært sprog

Et møgbrev er skrevet på “kommunsk”. Det er fyldt med svære ord og lange snørklede sætninger. Når jeg spørger borgere i fokusgrupper om kommunale breve, så siger de, at der ikke noget mere ydmygende og frustrerende end at få et brev med ens eget navn på, som man ikke forstår. Det slider på kommunens image og koster ekstra ressourcer. For borgeren ringer jo til kommunen, hvis hun ikke forstår indholdet i brevet:

Råd nr. 3: Skriv på dansk. Det handler naturligvis om skriveteknik. Men det handler også om holdninger. Lad mig starte med holdningerne. Mange af mine kursister forklarer mig, at hvis brevet skal være korrekt, og hvis vi skal overholde loven (vi er jo en myndighed), så skal vi skrive på en bestemt (svær, juridisk) måde.

Til det vil jeg bare sige: SLUDDER!
Alle kan skrive gode borgerbreve. Det handler om vilje og evne til at formidle sit fagsprog. Om at gøre sig umage. Og om at være et ordentligt menneske, der sætter sig i modtagerens sted.

Prøv fx at teste din tekst. Lad din mor (eller en anden, som ikke kender dit fagområde) læse dit brev. Kan hun bagefter – kort og klart – genfortælle, hvad brevet handler om? Hvis ikke, så skal du skrive det om. Brug danske ord og korte sætninger. Det er faktisk ikke så svært … 🙂

Lever ikke op til kommunens kommunikationspolitik

Endelig lever et møgbrev ikke op til de formelle krav, kommunerne stiller til deres medarbejdere. Medarbejderne skal nemlig efterleve kommunens kommunikationspolitik. I de kommunikationspolitikker jeg har set, er det klart og tydeligt formuleret, hvordan man som medarbejder skal kommunikere med borgerne.

Råd nr. 4: Læs din kommunes kommunikationspolitik, og lev op til de krav, den stiller. Jeg plejer at præsentere kursisterne for kommunens kommunikationspolitik, når jeg underviser. I alle de politikker jeg er stødt på, er det vigtigste princip, at medarbejderne skal kommunikere direkte til borgeren – i et sprog han forstår.

 

Vil du vide mere?

Jeg har undervist flere end 1000 offentlige skribenter i 12 forskellige kommuner i at skrive bedre. Min undervisning er altid skræddersyet til den enkelte kommune, og formen kan være alt lige fra en enkelt undervisningsdag, workshops og korte oplæg til store projekter, hvor hele organisationen skal gennemgå en forandringsproces. Kurserne tager udgangspunkt i min bog Skriv bedre nu, som er en del af kursusmaterialet.

Læs mere om mine kurser her.
Eller ring og hør nærmere om specialudviklede kurser på tlf: 81 71 00 17, eller send mig en mail på: mb@bolvigkom.dk

Sproget forandrer sig, og det gør måden, vi staver på, også. Det betyder, at vi sommetider kommer i tvivl. Skriver vi fx majonæse eller mayonnaise? Eller må vi selv bestemme? De franske låneord og deres stavemåde – særlig mayonnaise – udløste i 1986 en krig! Men hvem vandt egentlig krigen og hvorfor? Det får du svar på i dette indlæg.

Det sker ofte, at mine kursister kommer i tvivl om stavemåder: ”Skriver man ressource eller resurse”, spurgte en kursist forleden. Dette spørgsmål gav anledning til en lang snak om retskrivning. Og om det irriterende i, at sprog og stavemåder hele tiden ændrer sig. ”Jeg kan snart ikke finde ud af det mere”, sukkede kursisten.

 

Sprog og stavemåder ændrer sig

Ja, vores sprog ændrer sig og dermed også stavemåder. Men det er os danskere, der bestemmer, hvilke ord der skal ind eller ud af Retskrivningsordbogen. Dansk Sprognævn opdaterer løbende Retskrivningsordbogen, og deres vigtigste opgave er at følge sprogets udvikling. De analyserer de ændringer, der sker i sproget, og de indsamler data om brugen af nye ord. Med jævne mellemrum udgiver de en ny version af Retskrivningsordbogen, hvor nye ord og stavemåder indgår. Retskrivningsordbogen skal nemlig afspejle den sprogbrug og de normer, vi har her og nu. Når vi har taget et nyt ord i brug, og det er accepteret i vores sprogbrug, så bliver det optaget i Retskrivningsordbogen. Og det sker sommetider under voldsom debat.

 

Majonæsekrigen

Særligt et ord har givet anledning til en del ballade. I 1986 brød majonæsekrigen ud, da daværende formand for Dansk Sprognævn, Erik Hansen, præsenterede et par eksempler på de nye ord, der blev optaget i Retskrivningsordbogen i 1986. Der var blandt andet flere franske låneord, der pludselig også måtte skrives på dansk, fx “konjak” (cognac), “remulade” (remoulade), “resurse” (ressource) – og det omdiskuterede “majonæse” (mayonnaise). Det satte en voldsom debat i gang. Mange mente, at dette tiltag ville betyde, at man nu kunne stave, som man ville, og at det ville blive en glidebane, der betød, at man snart skulle skrive alle ord, som man udtaler dem. Du kan læse mere om den historiske majonæsekrig her.

 

 

Majonæse eller mayonnaise?

Forklaringen fra Dansk Sprognævn var, at der i dansk retskrivning er en meget lang tradition for at fordanske franske låneord. Således skriver vi fx ikke længere “liqueur”, “capitaine” og “humeur”, men derimod “likør”, “kaptajn” og “humør”. Men danskerne ville ikke skrive majonæse. De foretrak den franske stavemåde mayonnaise. Og derfor gled majonæse ud af Retskrivningsordbogen igen i 2012. Dermed sluttede også majonæsekrigen, og man kan vel sige, at vi alle vandt. For vi kunne ikke vænne os til at skrive mayonnaise med æ og j, og derfor røg det ud af Retskrivningsordbogen igen.

 

 

Valgfrihed for udvalgte franske låneord

Som skribent skal du holde dig opdateret på de nyeste stavemåder. Du kan nemlig ikke gætte dig til, hvilke franske låneord du må skrive på dansk, og hvilke du skal skrive på fransk. Mit bedste råd er derfor: Slå det op. Retskrivningsordbogen finder du på nettet. Du kan også søge i Den Danske Ordbog, der har en fin søgefunktion – og findes som app.

 

Bonusinformation

Du må selv vælge, om du vil skrive ressource eller resurse. Og det er også valgfrit, om du vil skrive remoulade eller remulade.
Men du må ikke selv bestemme, hvordan du staver til cognac. Det skal skrives på den franske måde (og ikke konjak).

Læs også: Er dit skriftsprog ude af trit med tiden?

Så er det slet ikke så mærkeligt. For de fleste af os lærer i løbet af vores uddannelse at skrive et dødt sprog for at skabe objektivitet og distance. En dødssejlertekst er fyldt med dødt sprog, passive vendinger og skrevet i en upersonlig tone. Lidt ærgerligt, for det betyder, at din tekst – ligesom dødssejleren – flyder formålsløst rundt i systemet.

Desværre er denne særlige sprogstil meget udbredt i tekster fra det offentlige. Men stilen passer i virkeligheden rigtig dårligt til et brev, afgørelse, notat eller politisk dagsorden. Her gælder det netop om at vise modtageren, at der er rigtige mennesker bag teksterne. Derfor skal du undgå at skabe en sproglig distance til modtageren.

Det døde og upersonlige

Du kan kende det objektive og døde sprog på, at det ikke er personer men derimod fx processer, genstande, materialer el.lign., der optræder som aktører i sætningerne. Det gør det svært for modtageren at afgøre, hvem der gør noget.

Eksempel

• Fokusgruppeinterviewene har taget udgangspunkt i de mål og temaer for evalueringen, der er opstillet i kommissoriet, herunder strukturens evne til at understøtte udviklende pædagogiske miljøer, faglig kvalitet og økonomisk bæredygtighed samt den ledelses- og styringsmæssige strukturs evne til at understøtte folkeskolereformen.

I eksemplet ovenfor kan det se ud som om, det er fokusgruppeinterviewene (og ikke personer), der har taget udgangspunkt i de mål og temaer for evalueringen, der er opstillet i kommissoriet. Og det er strukturen (og ikke personer), der skal understøtte folkeskolereformen.

Tydelig aktør og handling først i sætningen

Få din tekst på rette kurs ved altid tydeligt at vise, hvem der gør hvad i dine sætninger. Det gør du ved at lade aktør og handling stå først i sætningen:

• Forvaltningen har taget udgangspunkt i de mål og temaer for evalueringer, der er opstillet i kommissoriet, da vi planlagde fokusgruppeinterviewene. Vi har blandt andet spurgt ind til, om strukturen understøtter udviklende pædagogiske miljøer, faglig kvalitet og økonomisk bæredygtighed. Og vi har spurgt, hvordan organisering og ledelse understøtter folkeskolereformen.

Husker du denne lille tommelfingerregel, skal din tekst nok holde sig oven vande.

Læs også

Fagsprog og forvaltningssprog er ikke kun præget af dødt sprog. Det er også udfordret af abstrakte ord og begreber.

 

 

Mange skribenter døjer med at sætte kommaer korrekt. De kan formidle svære tekster om indviklede emner, men de kan ikke sætte kommaer. Nu er der hjælp på vej. Dansk Sprognævn har udviklet et gratis kommakursus, til alle som gerne vil blive bedre til at sætte komma.

Når talen falder på kommaregler, så siver energien ud af lokalet. Cirka halvdelen af kursisterne på mine hold, der stort set alle sammen har en længere uddannelse og mange års skriveerfaring, hader kommadrøftelser. Det gør de, fordi de aldrig har lært at sætte kommaer. Men hvis du skriver meget, og det du skriver bliver sendt til borgere og kunder, delt på sociale medier eller lagt på officielle hjemmesider, så er det vigtigt, at du får styr på kommareglerne. For hvis din tekst har mange kommafejl, så risikerer du, at din læser mister tilliden til dig.

Test dig selv

Hvor ligger dine kommaudfordringer? Måske har du udfordringer med en bestemt type kommaer, mens du er rigtig god til at sætte andre. Det kan være rart for dig at vide. Derfor skal du starte med at teste dine kommakompetencer på Sprognævnets hjemmeside. Her finder du emneopdelte kommaøvelser, der giver dig en fin fornemmelse for, hvilke udfordringer du har.

Gratis kommakurser på nettet

Dansk Sprognævn og firmaet Edutasia har udarbejdet et gratis kommakursus. På hjemmesiden danskkomma.dk kan man sætte sig ind i kommareglerne og få forklaret de vigtigste grammatiske regler, der skal bruges for at sætte kommaet korrekt. 

Kurset tager cirka 2-3 timer, men du bestemmer selv, om du vil dele det op i flere mindre bidder.

Er du stadig ikke overbevist, om at kommaregler er vigtige og relevante?

 

Måske skriver du som en på 80 år. Selvom du både er frisk og smart, så kan det være, at dit skriftsprog er helt ude af trit med tiden. En del skribenter har svært ved at lægge den sprogstil fra sig, som prægede skriftsproget for 20-40 år siden. Hvis du gerne vil fremstå moderne og professionel i din skriftlige kommunikation, så er det vigtigt, at dit sprog ikke giver læseren associationer til et støvet advokatkontor år 1976.

De fleste virksomheder vil gerne fremstå moderne og professionelle. Derfor ofrer de tid og penge på brevpapir i flot design, friske farver og et lækkert logo. Dette fine udstyr falder dog helt til jorden, hvis sproget i brevet er højtideligt og gammeldags. Når dit skriftsprog er ude af trit med tiden, er det faktisk svært at overbevise læseren om, at afsenderen repræsenterer en innovativ og moderne virksomhed.

Skriver jeg gammeldags?

Når jeg kommer rundt i kommunerne og underviser i formidling, så sender skribenterne eksempler på deres skriftlige kommunikation til mig. Nogle af de tekster, jeg får, er skrevet i en sprogstil, som prægede skriftsproget for 20-40 år siden. Men mange skribenter har ikke opdaget, at deres sprog er ude af trit med tiden. De forklarer ofte, at de ”skriver bare som de plejer”.

Forklaringen er naturligvis, at der ikke er nogen (udefra), der har undret sig og måske kommenteret på det. Og så kan et gammeldags og umoderne sprog pludselig blive ”sådan som vi skriver hos os”. Første skridt er derfor at få øje på de støvede ord.

Erstat de støvede ord med moderne afløsere

Det er ret let at give sit sprog en opdatering. Du skal blot have fokus på, hvilke ord der virker gammeldags, og så skal du udskifte dem med naturlige og nutidige ord. Støvede ord, eller papirord som de også kaldes, fordi de ikke findes i naturlig tale, men kun bruges i skrift, kan nemt erstattes. De har for længe siden fået moderne afløsere.

Eksempler på ord der støver

Folketingets Ombudsmand har lavet en liste med papirord og forslag til, hvad de kan erstattes med. På listen finder du blandt andet:

Afholde, andragende, befrygte, bemeldte, bibeholde, erlægge, påbegynde, pågældende, påklage, pålydende, samtlige, skrivelse, subsidiært, såfremt, således.

Københavns Kommune har i deres sprogpolitik også en fin liste med papirord og forslag til moderne afløsere:

Du kan læse hele sprogpolitikken her.

 

Jeg tilbyder for første gang et åbent kursus. Et kursus for specialister og garvede skribenter, der skriver politiske dagsordener. Jeg lover, det bliver nørdet, for vi skal arbejde med de svære og komplekse sager. Og kun med de sager kursisterne medbringer!
Kender du nogen, der kunne tænke sig et kursus for specialister – eller er du selv interesseret?

På dette kursus lærer du ikke at skrive. Det kan du nemlig godt. På kurset skal vi arbejde med, hvordan vi bedst formidler svært fagsprog og komplekse sager, så det giver mening for en politiker. Vi skal arbejde i dybden med politisk råderum, struktur og argumentation.

Jeg vil have et særligt fokus på deltagernes egne tekster, ligesom deltagernes egne erfaringer vil blive inddraget undervejs. Deltagerne vil desuden blive trænet i at benytte en særlig kvalitetsmodel. Den skærper deltagernes blik for, hvordan man kan stramme, skære og forbedre egne eller kollegaers dagsordenspunkter.

Kurset afholdes i København og vil byde på en kombination af korte introduktioner til teorier og værktøjer, eksempler, diskussioner og øvelser.

Læs mere, og tilmeld dig her.

Uden et tydeligt fokus bliver din tekst hurtigt rodet for læseren. Med et klart fokus kan du bedre vinkle og skære overflødig information væk.

Definer hovedbudskabet, inden du går i gang

Fokus er med andre ord tekstens hovedbudskab. Fokus er det, som læseren som minimum skal kunne huske, når teksten er læst.

Inden du går i gang med at skrive, skal du derfor starte med at definere dit hovedbudskab.

Brug fx denne sætning til at komme i gang: “Jeg vil gerne fortælle at …(indsæt)” og dernæst: “Det vil jeg gerne fordi … (indsæt)”.

Formuler dit hovedbudskab på maks. to linjer. Kan du ikke det, er din tekst sandsynligvis ikke tilstrækkelig fokuseret.

Prøv igen til det lykkes. Sørg for, at dit fokus fremgår af enten din overskrift eller i de første fem linjer af din tekst, også kaldet manchetten i en artikel eller resumeet i et dagsordenspunkt.

At fokusere er at vælge

Når du har defineret dit hovedbudskab, skal du lave en disposition ud fra dit fokus. Du skal sørge for, at dit hovedbudskab får det overordnede fokus i din tekst.

Herefter skal du supplere med delbudskaber og information, der støtter dit fokus. Skær al anden information væk. Det er med til at fjerne fokus fra din tekst.

Når det drejer sig om politiske dagsordener, skal du sørge for, at tekstens fokus er på det politisk relevante. Det betyder, at det ofte vil være nødvendigt at skære i sagens baggrund og historik for at skærpe fokus i dit dagsordenspunkt.

Tjek kvaliteten

Når du er færdig med din tekst, er det en god ide at tjekke, om dit fokus holder. Det kan du gøre ved at omforme overskriften til et spørgsmål.

Handler din tekst fx om en finansiel strategi, så spørg: Hvorfor har kommunen brug for en finansiel strategi? Tjek herefter, om din tekst fungerer som et svar. Jo mere overensstemmelse der er mellem overskrift (spørgsmål) og tekst (svar), jo skarpere er fokus.

Du vil måske også kunne lide dette indlæg …

Hvis du overlader strukturen i din tekst til tilfældigheder, så er du muligvis også én af dem, der skriver meget om. Flytter rundt. Smider væk.
Du kan måske udnytte din tid bedre? Læs her hvordan.

Alle tekster har et beat. Du bemærker det måske ikke, men rytmen i en tekst er afgørende for læseoplevelsen. Du kan ret nemt skabe tekster med et godt beat. Læs her hvordan.

En kort, en lang …

For at skabe en behagelig og naturlig læserytme kan du veksle mellem korte og lidt længere sætninger. Det giver en god effekt.

Jeg har bevidst arbejdet med korte og lange sætninger i dette indlæg. For at tydeliggøre effekten.

Hvis du fx er meget optaget af at sænke dit lixtal, så vil du skrive mange korte sætninger. Det giver et lavt lixtal. Men det giver også en hakkende læseoplevelse:

Her er en tekst. Den er fuld af korte sætninger. Det giver et lavt lixtal. Men det er ikke rart at læse. Teksten bumper afsted. Kan du mærke det? Derfor skal du veksle mellem korte og lidt længere sætninger.

Når sætningerne bliver for lange

En god tommelfingerregel er, at du skal forsøge at skrive sætninger, der ikke er længere end 25 ord. Sætninger med flere end 25 ord er svære at holde styr på – både for læser og skribent.

Prøv fx at læse denne sætning:

Udover at bidrage til indholdet i uddannelsen gennem kvalitet i praktikophold skal regionen også løbende overveje, om den nuværende dimensionering af uddannelserne er hensigtsmæssigt afstemt med behovet fremadrettet. (28 ord)

Del de meget lange sætninger i flere sætninger med et punktum. Prøv også at holde din gennemsnitlige sætningslængde på 15-18 ord.

Note: Denne tekst har et lixtal på 27, og jeg har i gennemsnit 9 ord pr. sætning.

 

Fagsprog og forvaltningssprog er ikke kun præget af lange sætninger og svære ord. Det er også udfordret af abstrakte ord og begreber. Hvad betyder fx implementeringsproces, infrastrukturanlæg eller institution? Træd ned ad abstraktionsstigen, og hjælp din læser.

Lad ikke læseren gætte betydningen

Abstrakte ord og begreber er uhåndgribelige. De beskriver ofte egenskaber, tilstande eller overbegreber og kan være svære at se for sig. Og abstrakte ord er et typisk træk fra fagsproget.

– Mange af de begreber, vi benytter, hedder bare sådan. Det kan vi ikke lave om på, vil du måske indvende.

Og det er rigtigt. Men hvis du i dine tekster fx blot skriver institution, mangelkapacitet eller faciliteter, så er det helt umuligt for læseren at afgøre, hvad du taler om. Hvilken slags institution, hvilke faciliteter?

Derfor skal du altid konkretisere eller give eksempler på de abstrakte begreber, du anvender. Ellers er læseren nødt til at gætte, hvad du mener. Og han kunne jo gætte forkert…

Træd ned ad abstraktionsstigen

Når du bruger et abstrakt begreb, starter du højt oppe på det, man kan kalde ‘abstraktionsstigen‘:

Jo mere konkrete begreber, du bruger, jo længere ned ad stigen kommer du. Og jo større er sandsynligheden for, at din læser forstår dig.

Dette eksempel er taget fra en kommune:

Den nye institution skal rumme et dagtilbud for 0-6 årige børn. Institutionen skal være færdig og klar til brug i juni 2017.

Her har skribenten konkretiseret det abstrakte overbegreb institution. Skribenten definerer, at der er tale om et dagtilbud for 0-6 årige. I resten af teksten kan skribenten så anvende ordet institution, for nu ved læseren, hvad vi helt konkret taler om.

Derved træder skribenten ned ad stigen ved at være konkret.

Prøv at tegne det

Vælg så vidt muligt ord og begreber, som du kan tegne. Hvis du mener spade, så kald den ikke værktøj i din tekst.

Og hvis du mener bil, så kald den ikke køretøj. Og hvis du mener en cykelsti, så lad være med at kalde den infrastrukturanlæg!

 

Dette indlæg er revideret 16-05-2022