Skriver du notater? Har du brug for at effektivisere din skrivetid og hæve kvaliteten i dine notater? Få en opskrift, hvor der indgår fisk!

Hvad er et godt notat? Det spørgsmål får jeg ofte. Og svaret er: Det kommer an på, hvad det skal bruges til.

Derfor skal du altid starte med at definere formålet: Hvorfor skriver du dette notat, hvad skal det bruges til?

Det vejledende notat er en nøgtern og saglig redegørelse, der har til formål at belyse et problem eller et behov. Notatet beskriver problemet, baggrunden for det og forskellige løsningsforslag.

Det vejledende notat er ofte skrevet til en bestemt målgruppe, fx borgmester, direktion eller projektgruppe.

Brug en skrivemodel

Du kender sikkert skrivemodellen fisken. Det er den, vi skal have på bordet nu. Split dit notat op i tre dele: Hoved, krop og hale.

Hovedet: Skriv en god indledning

Start med fiskens hoved. Hvad er formålet? Hvad skal notatet bruges til? Hvorfor er det skrevet – og til hvem? Disse spørgsmål bør du give svar på i notatets indledning. Mange af de vejledende notater, jeg har læst gennem tiden er svære at læse og forstå, fordi formålet er uklart. 

Følg de fire trin nedenfor, så får du et indledningsafsnit, der giver læseren overblik og indblik i dit emne.

Dette notat beskriver
Her giver du læseren et overblik over emnet, og skriv hvem der er målgruppen for notatet.

Formålet med dette notat
Her giver du svar på, hvorfor læseren skal læse dette notat. Hvilket udbytte får læseren.

Baggrunden for dette notat
Her skriver du, hvorfor notatet er bestilt, hvad der er sket og hvornår det er sket.

De vigtigste pointer
Har du skrevet et langt notat på flere sider, kan det være en god ide at skrive et kort resume af tekstens vigtigste pointer.

Byg en solid krop

Fiskens krop består af to dele:

Første del består af en faglig og saglig beskrivelse af problemet.

Anden del indeholder svaret på, hvordan man løser problemet. Det er her, du skal hoste op med dine faglige argumenter. Der vil ofte være flere løsningsforslag til det samme problem. Det kan derfor være en fordel at bygge argumentationen op som et (skematisk) overblik af flere løsningsforslag. Præciser konsekvenser (fordele og ulemper) ved de forskellige løsninger, så læseren let kan sammenligne forslagene. Du kan se et eksempel på et skema med fordele og ulemper her.

Slå et slag med halen

Skriv en kort afslutning, hvor du samler dine pointer op. Har du præsenteret flere løsningsforslag, skal du skrive en konklusion, der indeholder en anbefaling. Du skal naturligvis pege på det forslag, der med din faglige vurdering, bedst kan løse problemet.

God arbejdslyst.

Vil du vide mere

Sådan skriver du gode notater indgår i mit kursus “Faglig formidling for specialister”.

Skriv korte tekster, og skriv så alle kan forstå det! Det er forventninger, som kommunale økonomikonsulenter møder. Derfor var faglig formidling et emne på KL’s årsmøde. Her er 3 pointer fra mit oplæg.

Skriv dansk, så alle kan forstå det! Det siger byrådsmedlemmer i Odense Kommune.
Det er ofte økonomisproget, der driller. Derfor var faglig formidling på programmet i denne uge, hvor jeg holdt oplæg på KL’s årsmøde for økonomikonsulenter. Politiske dagsordener indeholder ofte økonomi, der kan være forbundet med store konsekvenser for kommunen. Derfor er det vigtigt, at også ikke-økonomer kan læse og forstå, hvilke konsekvenser en given beslutning har.

Men hvordan formidler man sit fagsprog, så alle kan forstå det? Her får du 3 enkle råd, der skaber klarhed i din tekst:

Glem aldrig, hvem du skriver til

Har du arbejdet længe i store faglige fællesskaber – som fx i økonomiafdelinger – så bliver du med tiden blind. Det er helt almindeligt, at fagfolk bliver blinde for, hvor grænsen går mellem almindelige ord og fagudtryk. Hverdagen i en stor afdeling er fyldt med fagsprog, der gør samtalen mellem fagfolk præcis og effektiv. Men hvis du skriver tekster, der er rettet mod borgere, politikere og kollager med andre fagligheder, så duer fagsproget ikke. Så skal du oversætte dit fagsprog til et sprog, som alle kan forstå.

Se din læser i øjnene. Afprøv med jævne mellemrum dine tekster på personer uden for faggruppen.

Kom ud af tågen

Fag- og forvaltningssprog er ofte oppustet, tåget og bagvendt. Se fx denne sætning:

Det har i arbejdet med efterværnsindsatsen, vist sig svært, at tilknytte det budgetterede antal borgere som forudsat i businesscasen, hvorfor den budgetterede gevinst i 2018 ikke forventes indfriet.

Det vigtigste i sætningen står til sidst og kunne samles i en sætning: Forvaltningen kan ikke indfri budgetgevinsten for efterværn i 2018.

Et andet typisk træk ved fag- og forvaltningssprog er dødt sprog. Her er et eksempel på, at der ikke længere er borgere til stede i Jobcentret, men blot sygemeldte sager:

Når sygedagpengesagerne efter 22 ugers sygemelding skal revurderes, skal der tages stilling til (…)

Endelig kommer vi ikke uden om det passive sprog. I denne sætning er det uklart, hvem der skal gøre noget:

Der er iværksat udarbejdelse af bemandingsmodellen, der skal sikre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, så progressionen fastholdes og målsætningerne i tids- og leveranceplanen opnås.

Kom ud af tågen. Læs din tekst igennem, før du sender den ud i verden. Er den nem at læse og nem at forstå? Er dine sætninger korte og mundrette? Prøv at læse teksten højt for dig selv.

Fagudtryk – præcist eller upræcist?

I mange økonomisager vrimler det med sammensatte fagudtryk, som kun kendes af økonomer, fx reservationspulje. De sammensatte ord kan man ikke slå op, så hvis de ikke bliver forklaret i teksten, er det op til læseren at gætte, hvad det betyder. Fagfolk argumenterer ofte med, at fagudtryk er præcise. Men den logik holder ikke her. Hvis læseren ikke forstår den faglige betydning af ordet, og han gætter forkert, så bliver teksten jo netop upræcist.

Tjek din tekst igennem. Bruger du også sammensatte ord, som ikke bliver forklaret? Her er et lille udpluk af sammensatte økonomiord, som jeg har fundet i forskellige kommuner: Prioriteringsrum, budgetbidrag, selvbudgettering, mulighedskatalog, transaktionsprincip, balancetilskud og overudligning.

Kender du andre sammensatte ord, som du vil dele med mig? Skriv en kommentar.

2018 har været et godt sprogår. Mange kommuner har stor opmærksomhed på den skriftlige formidling. Jeg oplever en stigende lyst til at skrive gode breve til borgerne og skrive politiske dagsordener, som alle kan forstå. Der foregår faktisk en stor sproglig forandring i mange kommuner.

Fra myndighedssprog til god service

En stor del af interessen bunder i, at der er et konkret behov: Borgere klager over dårlige breve. De vil ikke længere finde sig i at modtage et brev, som de ikke kan forstå. Derfor har mange kommuner kastet sig ud i arbejdet med at udskifte det stive og uforståelige myndighedssprog med et moderne og letforståeligt sprog. Fordi det er god service, og fordi kommunerne gerne vil møde deres borgere i øjenhøjde.

I Ballerup Kommune ruller det fineste og mest ambitiøse sprogprojekt, jeg har mødt i 2018.

 

Uden ledelse ingen forandring

Vi ved alle sammen, at store forandringer starter og slutter med ledelse. Hvis chefen skriver et stift og gammeldags myndighedssprog, så gør medarbejderne det også. Derfor skal ledere have tydelige holdninger til sprog, og de skal gå foran med det gode eksempel, når de kommunikerer. I Helsingør Kommune har de i flere år arbejdet med den skriftlige formidling til borgere og politikere.

Derfor er det fantastisk, når kommunaldirektøren i Helsingør Kommune går planken ud med denne video. Det flotteste sproglige statement, jeg har set i 2018.

 

Det starter med dig

Du kan gøre noget. Du bestemmer. Du kan skrive professionelt og korrekt – og stadig overholde dine myndighedsforpligtelser. Sproget og valget er dit. Det er en gammel skrøne, at en afgørelse eller en politisk dagsorden bliver faglig ukorrekt, hvis den bliver skrevet på almindeligt dansk. Det fineste eksempel på det er ombudsmanden, der skriver om svære sager, så alle kan være med. Ombudsmanden har også en fantastisk skriveguide, som du kan finde stor inspiration i.

 

Nyhed i 2019

Skal 2019 være året, hvor du vil skrive bedre? Følg med her på bloggen, eller mød mig på et af mine åbne kurser i faglig formidling i det nye år. Det bliver min nyhed i 2019. Flere har efterspurgt et kursus i faglig formidling for specialister. Det kursus er jeg ved at udvikle, og jeg udbyder det i løbet af foråret.
Send mig en mail, hvis du allerede nu tænker, at det kan være noget for dig: mb@bolvigkom.dk.

 

Hvis jeg siger til økonomifolk, at jeg ikke forstår, hvad de skriver, så tror de, at jeg laver sjov med dem. Men det er faktisk alvorligt. Jeg – og mange andre – har svært ved at forstå økonomifagsprog. Og det er jo heller ikke meningen. Økonomer skal nemlig formidle deres fagsprog, hvis de fx skriver til borgere og politikere.

 

Økonomifagsprog er særligt svært

Politiske dagsordener indeholder ofte økonomi, der kan være forbundet med store konsekvenser for kommunen. Derfor er det hamrende vigtigt, at helt almindelige mennesker kan læse og forstå, hvilke konsekvenser en given beslutning har. Og os helt almindelige mennesker kommer ofte til kort i de dagsordener, der handler om økonomi.

 

Sager med økonomi er volapyk

Når jeg ser politiske dagsordener over en bred kam, så er det økonomisagerne, der er de sværeste at læse og forstå. De er også de længste og dem der indeholder flest svære fagord og ”pop-up-ord”, som kun kendes af økonomer (fx budgetbidrag, prioriteringsrum, reservationspuljer, budgetværn). Og nu har politikerne i Odense byråd fået nok. En meget svær økonomisag udløste en hed debat.

 

Volapyk i Odense

Kommunale dagsordener skal skrives i et sprog, der er til at forstå af alle. Det foreslår den konservative byrådsgruppe i Odense. De vil have det snørklede og komplekse embedsmandsprog skrevet om til almindeligt og let forståeligt dansk. Det skriver TV2 Fyn, der også har talt med politikere og borgere. Fem unge landbrugselever og to lærerstuderende prøver i dette indslag kræfter med et punkt fra en kommunal dagsorden. Kan du forstå det? 

 

Faglig formidling kan læres

For alle fagfolk, der arbejder i en kommune, handler det om evnen og viljen til at formidle sit fagsprog. Det går ikke, at fagfolk skriver, så kun de selv og deres fagkollegaer kan forstå det. Fagsprog – og dermed økonomisprog – skal oversættes og forklares. Og det er faktisk ikke så svært. Løsningen hedder faglig formidling, og det er en kompetence, som alle kommunale fagfolk bør mestre.

 

11. november bragte Politiken en stor artikel under denne overskrift:

I artiklen henvises til en rundspørge, som Politiken har foretaget blandt lokalpolitikere over hele landet. Her giver de folkevalgte udtryk for, at der er noget helt galt med sproget i de politiske dagsordener. De anfægter ”teoristernes” (ikke terroristerne) indviklede sprogbrug og påpeger, at det uforståelige sprog dækker over vigtige beslutninger. Og at de overdænges med uoverskuelige mængder af teknisk materiale.

Du kan gøre noget!

Det er en super god artikel, der kaster lys på et kæmpe problem: Demokratiet kvæles i teknokratsprog, djøf-lingo og bullshit. Problemet er ikke nyt. Det samme resultat kom Danske Kommuner frem til for fire år siden. Og intet er sket! Jeg forstår simpelthen ikke, hvordan politikerne kan leve med de svar, de får, når de klager over deres arbejdsvilkår. For kommunernes embedsmænd kan gøre noget. Men det kræver en holdningsændring. Og det kræver, at du – ja, dig – begynder at skrive, så helt almindelige mennesker kan forstå det.

Skriver du bullshit?

Vi kunne jo lige tage én af dine tekster: Er det svært at finde håndgribeligt indhold i dine tekster? Er de tømt for puls, mennesker og handlinger? Og fyldt med tekniske og juridiske begreber? Så er du måske én af dem, de lokale politikere er meget trætte af.

Jeg kan lige give dig et eksempel, som jeg fandt forleden i en politisk dagsorden. Det er bullshit i verdensklasse:

Ydelsesservices arbejdsgange vil fremadrettet understøtte, at der, ved opstart af nye forløb, undersøges, om der er gamle sanktioneringer, som endnu ikke har kunnet effektueres.

Kan du se, hvad jeg mener? I dette citat har skribenten fjernet alle personer i teksten. Nu bliver det så arbejdsgangene, der skal understøtte … – ja, hvad er det egentlig, der skal ske, og hvem skal gøre noget? Det er svært at gennemskue, og det er måske også meningen?

Du kan starte her

For længe siden, helt tilbage i 1968, lavede Justitsministeriet i samarbejde med Dansk Sprognævn en vejledning i godt sprog. Her står blandt andet:

Ved den sproglige udformning af love og andre retsforskrifter må man have for øje, at enhver, som teksten henvender sig til, let skal kunne læse og forstå den. Formen skal være enkel og præcis, og sætningerne korte og klare.
Læs den her.

Du kan også læse mere her, hvor jeg giver tips til at oversætte fagsprog.

Endelig kan du lade mig lære dig, hvordan du fjerner teknokratsproget i dine tekster. Kursus i politiske dagsordener.

Men det vigtigste er nok, at du beslutter dig for at skrive i et sprog, som vi andre kan forstå. Det er faktisk dig, der bestemmer, om vi om fire år skal høre den samme sang fra politikerne om uforståelige dagsordener …

FAKTA
Teknokratsprog, djøf-dansk og bullshit er samme surdej.

En teknokrat er en økonomisk eller teknisk ekspert, der vægter tekniske forhold højere end politiske principper og samfundsmæssige virkninger. Og han skriver teknokratsprog. En nyere betegnelse for det samme fænomen er djøf-dansk, der anklages for at være abstrakt og indholdsløst. Eller så langt fra virkeligheden, at det bliver utroværdigt. Det peger direkte over i sidste variant; bullshit, der er sprogbrug, som giver indtryk af en hel masse, men som fuldstændig mangler substans.

Dæmpet musik. Bløde måtter og blødt tøj. Vi er til yoga. Underviseren taler til os med lav stemme og lukkede øjne. Vi er et blandet hold, nogle er yoga-hajer, og andre (som mig) er helt nye.

Det går allerede galt for mig efter få minutter. Jeg forstår nemlig ikke, hvad underviseren siger. Hun siger ”solhilsen”, og flere af deltagerne stiller sig med hænderne samlet foran brystet. Det gør jeg og de andre nye også.

Og herfra går det stærkt. Vi forsøger at kopiere stillingerne (rytterstilling, hundestræk?) men er hele tiden lidt bagud. Eller står på den forkerte fod. Eller står med ryggen til underviseren, når de andre står med fronten mod hende!

Mens alt dette foregår, har underviseren lukkede øjne og er tilsyneladende helt opslugt af sin egen krop. Hun bekymrer sig ikke om deltagerne og opfatter derfor ikke, at en del af holdet er sat helt af.

Behøver jeg at sige, at vi nye deltagere følte os tumpede og helt udenfor?

Skriver du, så læseren føler sig tumpet og udenfor?

Når jeg læser kommunale tekster skrevet af dygtige fagspecialister, så føler jeg mig sommetider sat tilbage til min første yogatime: tumpet og helt udenfor.

Det sker, når skribenten glemmer at tage hensyn til, at målgruppen ikke nødvendigvis har samme forudsætninger for at forstå det emne, de skriver om. De henvender sig til de øvede på holdet, til den læser, der kender fagområdet og er inde i stoffet. De taler indforstået, bruger svære fagord og forventer, at alle i målgruppen er på samme niveau som dem selv.

Det virker stærkt ekskluderende! Både når vi læser tekster og går til yoga!

Sæt dig i modtagerens sted

Alle kan skrive gode tekster. Det handler om vilje og evne til at formidle sit fagområde. Om at gøre sig umage. Og om at være et ordentligt menneske, der sætter sig i modtagerens sted.

Start med at finde det rigtige niveau. Hvor på skalaen er din læser?

 

Mor-testen

Du kan også teste din tekst. Lad din mor (eller en anden, som ikke kender dit fagområde) læse din tekst. Kan hun bagefter – kort og klart – genfortælle, hvad teksten handler om?

Hvis ikke, så skal du skrive den om. Brug danske ord og korte sætninger. Forklar og omformuler. Og test igen.

Læs mere om faglig formidling.

God arbejdslyst.

 

 

Vi udvikler sproget ved at lave nye sammensatte ord. Forfattere gør det hele tiden. Og det gør fagspecialister også …

 

Hovedpinesprængt og jubelsmerte

Klaus Rifbjerg var eminent god til at opfinde nye ord: Hovedpinesprængt, flyvemaskinebevidst, opbrugthedsfænomener, intervalstilhed, vingeflugt og jubelsmerte. Alle sammen skønne, sammensatte ord fra Klaus Rifbjergs digt Refshaleøen. De nye ord er udfordrende for læseren, vi må standse op og læse igen. Tænke. Hvilken betydning har ordet ”jubelsmerte”? Det er både sjovt og svært for læseren at tolke de nye ord, og den sammenhæng de indgår i. I lyrik er sammensatte ord et fremragende virkemiddel.

 

Fagspecialister opfinder også nye ord

Det ikke kun er forfattere, der er gode til at opfinde nye ord. Kommunale fagspecialister gør det også. Disse sammensatte ord har jeg fundet på kommunale hjemmesider: Høreapparatopgave, mulighedskatalog, infrastrukturanlæg, ressourcetildelingspulje og materialenyttiggørelse. Her er de nye ord også udfordrende for læseren, vi må standse op og læse igen. Tænke. Måske gætte på betydningen. Men nu er det ikke sjovt længere! I kommunale tekster er sammensatte ord, som ovenfor, bare irriterende og tidskrævende.

 

Tekster med forskellige funktioner

Der er stor forskel på teksters funktioner. Når vi læser lyriske tekster, så er vi indstillet på, at sproget kan være svært og kringlet – ja, vi forventer faktisk en særlig sprogoplevelse, der pirrer vores sanser og udfordrer os. Helt modsat har vi det, når vi læser en tekst fra vores kommune. Den skal være kort, klar og nem at forstå. Her vil vi ikke have fortolkningsmuligheder og svære sprogknuder.

 

Hold igen, opløs, og oversæt

Hvis du skriver til borgere eller politikere, skal du ikke lege sprogkunstner. Du skal skrive klart og tydeligt. Og derfor skal du være varsom med at opfinde og benytte sammensatte ord. Din læser vil ikke bruge tid på at gætte og analysere dine sammensatte ord. Sådan gør du:

Opløs
Mange sammensatte ord kan ”opløses”, så læseren hurtigt kan afkode tekstens betydning. Det er fx lettere at læse: ”Perioden for implementering” end ”implementeringsperioden”. Og: ”Den distance du kan gå” er nemmere at læse og forstå end ”Din gangdistance.”

Oversæt
Andre sammensatte ord kan med succes oversættes og konkretiseres: Et infrastrukturanlæg er måske en cykelsti? Og et mulighedskatalog er måske et katalog over forskellige forslag til besparelser?

Men pas nu lige på …

Det er ikke alle sammensatte ord, du kan skille ad. Faktisk er orddelingsproblemer den hyppigst forekommende fejltype i afgangsprøverne for folkeskolernes 9.-klasser. Og det skal vi ikke have noget af. Så derfor bør du også læse dette indlæg: Er det dig, de griner af? Orddeling er en udfordring.

 

 

Fagudtryk er fantastiske og forbandede.
Fantastiske når fagfæller skal udtrykke sig præcist om fagrelaterede emner.
Forbandede når fagfolk taler fagsprog til borgere eller brugere, der ikke forstår deres fagsprog.

Fagsprog er for fagfolk

Afløbet i min køkkenvask var stoppet. De almindelige metoder som svupper, afløbsrens og varmt vand var udtømt. Der var kun én løsning: Ring til en fagmand!

Den flinke blikkenslager ankom med sin lærling. De kiggede, lyttede og lod vandet løbe. Herefter sagde blikkenslageren nogle ord til lærlingen (som jeg ikke forstod). Han gik straks ud i bilen og kom tilbage med værktøj og remedier.

Blikkenslageren lå nu med hovedet inde i køkkenskabet og rodede. Han sagde jævnligt uforståelige ord til lærlingen, der svarede kort og rakte dimser og værktøj ned til blikkenslageren. Helt uforståeligt for mig. Præcist og dækkende for dem. De talte nemlig deres eget sprog: Blikkenslager-fagsprog.

Når det præcise fagsprog møder hverdagen

Fagsprog er præcist og udtrykker helt nøjagtigt alle de faglige detaljer og nuancer, som ”normalsproget” ikke kan udtrykke. Derfor er fagsprog det mest effektive sprog, vi kan anvende, når vi taler med vores fagfæller.

Men sommetider glemmer fagfolk at skifte til hverdagssprog, når de ikke længere taler med deres fagfæller.

Jeg endte for nogle år siden på skadestuen efter et styrt på cyklen. Lægen sagde (helt alvorligt) til mig: ”Brud på Olecranon, vi behandler konservativt”. Den flinke sygeplejerske smilede undskyldende og oversatte: ”Din albue er brækket, vi lægger den i gips.”

Fagudtryk er en del af problemet

Dit fagområde er også fyldt med fagudtryk. Inden for hvert fagområde findes typisk 1000 særlige fagudtryk, som er kendt af alle inden for området, men oftest ukendt for andre. Udfordringen er, at mange fagfolk bliver blinde over for, hvor grænsen går mellem almindelige ord og fagudtryk.

De glemmer, at læseren måske ikke mestrer alle deres fagspecifikke udtryk. Overvej altid, hvor meget din læser ved om emnet i forvejen.

Når der findes dækkende synonymer for et fagudtryk

Emission. Er det et fagudtryk? Det sagde en kursist helt forbavset til mig forleden, da jeg hev ordet ud af en tekst. Da jeg spurgte, om kursisten kunne finde et synonym, så trak hun helt uden problemer udledning op af hatten.

Kursisten kunne altså uden videre benytte et synonym uden at skabe forvirring eller gå på kompromis med det faglige indhold.

Råd nr. 1: Udskift altid fagudtryk med synonymer, hvis det er muligt.

Når der ikke findes dækkende synonymer for et fagudtryk

Der kan også opstå situationer, hvor et fagord er helt centralt og relevant for en tekst, og der ikke findes et dækkende synonym.

Så skal du forklare det centrale fagudtryk, første gang det optræder i teksten, og derefter anvende det som et af tekstens nøgleord.
Det kan du gøre på to måder.

Her forklares, hvad en peer-støttemedarbejder betyder:

Som parentes:
Vi ønsker midler til at ansætte 8 peer-støttemedarbejdere (personer der selv har gennemlevet psykiske vanskeligheder).

Som efterfølgende ord:
Vi ønsker midler til at ansætte 8 støttemedarbejdere, der selv har gennemlevet psykiske vanskeligheder. Vi kalder dem peer-støttemedarbejdere.

Råd nr. 2: Oversæt fagudtrykket første gang, det optræder, anvend det efterfølgende som nøgleord.

Lange sætninger og knudret sprog er også fagsprog

Der er andre kendetegn ved fagsprog, fx lange og informationstunge sætninger, mange navneord og sammensatte ord. Kunsten er at blive opmærksom på, hvordan du kan formidle dit faglige stof på en god og forståelig måde for din læser uden at bruge fagsprog. Det kræver lidt øvelse, men du er jo allerede godt i gang?

Lær af de bedste

Der findes mange dygtige faglige formidlere. Din hverdag er fyldt med dem, du tænker måske bare ikke over det. Prøv fx at lytte til P1, hvor Peter Lund Madsen og andre folder sig ud i Hjernekassen. Det er fremragende faglig formidling.

Du kan også blive bedre

Klar formidling af svært fagstof er kernen i at skrive gode tekster, som borgere og brugere forstår. De færreste har lært formidling som fag. Men tør øjnene. For du kan også blive en bedre formidler, det kræver blot opmærksomhed, viden og værktøjer.

Fordyb dig i emnet, læs fx denne håndbog, der giver dig opskriften på at kommunikerer om dit fag på en troværdig og forståelig måde: Slip din viden løs.

Du kan også følge mig på denne blog. Jeg giver dig viden og værktøjer i små overskuelige artikler.

Hvis du er sulten efter mere, så laver jeg kurser i, hvordan du kan formidle dit fag uden at gå på kompromis med din faglighed.
Læs mere om min undervisning her.

Jeg medvirker i en artikel i Danske Kommuner: “Møgbreve fra kommunen”. I artiklen fortæller journalisten om de breve, en kontanthjælpsmodtager har fået i sin e-Boks det seneste år. Og jeg fik lov til at læse med. På et tidspunkt kom jeg til at sige ordet “møgbreve” – og ja, det blev så artiklens overskrift!
Men hvad er et møgbrev? Og hvordan undgår du at skrive møgbreve?

Formålet er uklart

I et møgbrev er formålet uklart. Modtageren forstår ikke, hvorfor han modtager brevet, og hvad han skal gøre.
Jeg ser mange breve, når jeg underviser, hvor der ikke er et klart formål formuleret i starten af brevet. Formålet står sikkert et eller andet sted i brevet. Men jeg skal på tekstanalysearbejde for at finde ind til formålet.

Råd nr. 1: Skriv tydeligt, hvad formålet med dit brev er: Hvad skal borgeren vide, tænke eller gøre, når de læser dit brev? Det skal du give svar på i brevets første linjer. Skriv fx: “Du modtager dette brev, fordi …”.

Her er et eksempel på et brev med et uklart formål:

 

Det er ikke til mig!

Et møgbrev er skrevet til mange modtagere på én gang. Kommunen skyder med spredehagl og håber, at de rammer nogen. Det kan fx være et brev, som kommunen sender til alle modtagere af kontanthjælp. Modtagerne er i forskellige livssituationer, der har indflydelse på deres kontanthjælp. Men da brevet er et fællesbrev, så er det op til borgeren at pille det ud, der vedrører ham og hans situation. Og det kan være en svær opgave.

Råd nr. 2: Skriv direkte til borgeren. Hvis du skal skrive til flere målgrupper, bør du dele brevet ind, så de enkelte målgrupper kun behøver at læse det, der er relevant for deres situation.

Det er skrevet i et svært sprog

Et møgbrev er skrevet på “kommunsk”. Det er fyldt med svære ord og lange snørklede sætninger. Når jeg spørger borgere i fokusgrupper om kommunale breve, så siger de, at der ikke noget mere ydmygende og frustrerende end at få et brev med ens eget navn på, som man ikke forstår. Det slider på kommunens image og koster ekstra ressourcer. For borgeren ringer jo til kommunen, hvis hun ikke forstår indholdet i brevet:

Råd nr. 3: Skriv på dansk. Det handler naturligvis om skriveteknik. Men det handler også om holdninger. Lad mig starte med holdningerne. Mange af mine kursister forklarer mig, at hvis brevet skal være korrekt, og hvis vi skal overholde loven (vi er jo en myndighed), så skal vi skrive på en bestemt (svær, juridisk) måde.

Til det vil jeg bare sige: SLUDDER!
Alle kan skrive gode borgerbreve. Det handler om vilje og evne til at formidle sit fagsprog. Om at gøre sig umage. Og om at være et ordentligt menneske, der sætter sig i modtagerens sted.

Prøv fx at teste din tekst. Lad din mor (eller en anden, som ikke kender dit fagområde) læse dit brev. Kan hun bagefter – kort og klart – genfortælle, hvad brevet handler om? Hvis ikke, så skal du skrive det om. Brug danske ord og korte sætninger. Det er faktisk ikke så svært … 🙂

Lever ikke op til kommunens kommunikationspolitik

Endelig lever et møgbrev ikke op til de formelle krav, kommunerne stiller til deres medarbejdere. Medarbejderne skal nemlig efterleve kommunens kommunikationspolitik. I de kommunikationspolitikker jeg har set, er det klart og tydeligt formuleret, hvordan man som medarbejder skal kommunikere med borgerne.

Råd nr. 4: Læs din kommunes kommunikationspolitik, og lev op til de krav, den stiller. Jeg plejer at præsentere kursisterne for kommunens kommunikationspolitik, når jeg underviser. I alle de politikker jeg er stødt på, er det vigtigste princip, at medarbejderne skal kommunikere direkte til borgeren – i et sprog han forstår.

 

Vil du vide mere?

Jeg har undervist flere end 1000 offentlige skribenter i 12 forskellige kommuner i at skrive bedre. Min undervisning er altid skræddersyet til den enkelte kommune, og formen kan være alt lige fra en enkelt undervisningsdag, workshops og korte oplæg til store projekter, hvor hele organisationen skal gennemgå en forandringsproces. Kurserne tager udgangspunkt i min bog Skriv bedre nu, som er en del af kursusmaterialet.

Læs mere om mine kurser her.
Eller ring og hør nærmere om specialudviklede kurser på tlf: 81 71 00 17, eller send mig en mail på: mb@bolvigkom.dk