Forestil dig en kollega, der altid står klar til at hjælpe – dag og nat. Én, der aldrig brokker sig over kedelige opgaver og kan levere et bud på din rapport, din e-mail eller din dagsorden på sekunder. Lyder det for godt til at være sandt? Velkommen til AI’s verden!

Her kan AI gøre en forskel

Kunstig intelligens kan spare tid på det grove arbejde: få inspiration til formuleringer, opsummere lange tekster eller endda teste, om din kommunikation rammer plet, er uden fejl eller har den rigtige tone. En chatbot som ChatGPT kan også give feedback på, om din tekst er forståelig for en ikke-specialist.

Og så er der de kedelige opgaver: Du kan bede AI om at lave en første version af noget, så du slipper for blanke skærme og skriveblokeringer. Men pas på: AI er ikke ekspert i dit fagområde. Det er dig, der skal sørge for, at fagligheden er i orden.  – og at teksten ikke bliver flødeskum uden substans.

Sådan gør du ChatGPT til din nye skrivemakker!

Her skal du være varsom

AI kan lyde som en vidundermaskine, men det er ikke en magisk løsning. Dataene, den arbejder med, er ikke altid opdaterede eller korrekte, og den kan finde på at lyve (med stor overbevisning!). Desuden er der det med datasikkerhed: Del aldrig fortrolige oplysninger med en AI. Hvis din opgave kræver tavshedspligt eller fortrolighed, skal du holde dig til den menneskelige hjerne.

Energi og klima: Tænk før du taster

AI kræver store datacentre, som æder strøm og leder CO₂ ud. En enkelt forespørgsel til ChatGPT kan i gennemsnit forbruge omkring 0,19 kWh elektricitet, hvilket svarer til at oplade en mobiltelefon cirka 40 gange. Nyheder

Forskere arbejder på at udvikle mere energieffektive AI-modeller for at reducere det samlede energiforbrug. Nyheder 
Mens vi venter på det, må vi minimere energiforbruget og det tilhørende CO₂-aftryk ved at bruge AI-tjenester med omtanke. Og kun når det er nødvendigt. Hvis du selv kan løse en opgave på 10 minutter, så lad være med at bruge 30 minutter på at forklare den til en chatbot. 

Kan vi så undvære dig?

I Politiken (bag betalingsmur) kunne jeg læse, at ny teknologi skal “frigøre” mange tusinde offentlige ansatte. Men det betyder ikke, at vi kan undvære dig. Ikke hvis vi skal tro Troels Blicher Danielsen, adm. direktør i TEKNIQ Arbejdsgiverne. I DJØF bladet siger han blandt andet:

“Fordi vi bruger relevante AI-platforme, kan de (konsulenterne) – og også jeg selv – producere langt mere i en højere kvalitet, end vi kunne for bare et år siden. Det betyder ikke, at vores politiske konsulenter bliver overflødige, men vi frigør tid til det personlige møde, til netværk, til at tænke strategisk og til at tale med vores medlemmer. Kort sagt: De levende konsulenter kan bruge mindre tid på at sidde ved pc’en og mere tid på det, der er højere oppe i værdikæden”, som han siger.

Så vi har altså stadig brug for dig og din unikke hjerne! Eller hvordan?

Læs artiklen i Djøf bladet: Troels har ansat en chatbot som politisk konsulent

Billedet i dette indlæg er fra: Politiken, søndag 1. december 2024, forsiden.

 

Hvad tænker du?

Bruger du AI i din hverdag? Hvis ja, til hvad?
Bruger du det ikke? Hvorfor?
Er du bekymret for fremtiden, dit job, klimaet eller andet som brugen af AI påvirker?

Skriv en kommentar 🙂

 

En effektiv tekst består af tydelige afsnit med skarpe pointer. Tænk på dine afsnit som byggesten i et solidt fundament – hver enkelt støtter den næste og bygger en sammenhængende struktur. Når du bryder lange tekstmure op i mindre afsnit og skaber overblik, hjælper du både din læser og dig selv med at fastholde fokus.

Hemmeligheden? Den ligger i strukturen. Stephen King siger det bedst: ”Et godt forklarende afsnit starter med en stærk emnesætning og følges af sætninger, der uddyber og underbygger.”

Det lyder simpelt, og det er det faktisk også. Når du opbygger din tekst som et stabilt byggeri af klare afsnit, tager du læseren i hånden fra start til slut. Samtidig bliver det lettere for dig at holde styr på dine egne pointer.

Få styr på din tekststruktur med disse simple råd:

1. Brug skarpe og meningsfulde mellemoverskrifter.
2. Start hvert afsnit med en pointesætning.
3. Hold dine afsnit korte og præcise.
4. Fokuser på én pointe i hvert afsnit.

Brug skarpe og meningsfulde mellemoverskrifter

En god mellemoverskrift opsummerer essensen af det afsnit, der følger, og fungerer som en vejviser for læseren. Ved at gøre dine mellemoverskrifter præcise og dækkende, kan din læser hurtigt orientere sig og forstå tekstens vigtigste budskaber. Tænk på budskaberne som selvstændige byggeklodser: Hvilken information skal præsenteres først, og hvad bygger ovenpå?

Start hvert afsnit med en pointesætning

Lad ikke din læser gætte sig frem til pointen – server den fra starten! En skarp pointesætning i begyndelsen af hvert afsnit hjælper med at styre læserens opmærksomhed. Resten af afsnittet uddyber og forklarer pointen ved hjælp af relevante eksempler og svar på hv-spørgsmål som ‘hvem’, ‘hvad’ og ‘hvordan’.

Hold dine afsnit korte og præcise

Korte afsnit gør det lettere for din læser at fordøje indholdet og fastholde overblikket. Jo mere overskueligt, desto lettere er det for både dig og læseren at holde styr på informationen. Læseren kan også lettere genkalde sig teksten, når hun skimmer  pointesætningerne. Små afsnit fremmer hukommelsen og er med til at fastholde helheden i teksten.

Fokuser på én pointe i hvert afsnit

Hver gang du starter på noget nyt, skal du derfor lave et nyt afsnit. Ved at holde dig til én pointe i hvert afsnit, hjælper du læseren med at forstå og huske dine budskaber. På den måde leder du dem målrettet gennem din tekst, så de ikke mister tråden.

For mere inspiration: Derfor skal du lave en disposition, før du skriver

Dette indlæg er en revideret og forkortet version af et af mine indlæg fra 2022.

Har du nogensinde tænkt over, at dine breve og mails er kommunens ansigt udadtil?  Det har KL. Derfor har de lavet en enkel og kortfattet skriveguide til det gode borgerbrev.

Når kommunen sender et klart og imødekommende brev til borgerne, så oplever de jer som troværdige og kompetente. Men hvis brevet er uklart, ja, så kan det skabe tvivl, spørgsmål og ikke mindst frustration.

KL har lavet en meget fin – og kortfattet – skriveguide, som kan hjælpe kommunerne med at skrive endnu bedre breve. Skriveguiden er baseret på en undersøgelse af, hvordan borgerne oplever breves opbygning og sprog. Du finder skriveguiden lige her: skriveguide-til-det-gode-brev.pdf (kl.dk)

Ikke nyt stof, men “best of”

KL’s skriveguide samler mange af de gode skriveråd, vi kender fra andre skrivevejledninger. Jeg kan fx genkende det bedste fra Den digitale læsers hjerne og Ankestyrelsens At skrive en afgørelse. Indholdet i KL’s guide er også fint i overensstemmelse med Digitaliseringsstyrelsens krav om digital inklusion, hvor offentlige myndigheder skal anvende letforståeligt sprog og bruge understøttende virkemidler: Kommunikér så alle forstår det.

Nu har KL samlet de mange gode råd i en meget overskuelig skriveguide. Den består af fem elementer:

1. Sådan bygger du brevet op: Få styr på strukturen. 
2. Sådan skriver du personligt: En venlig tone er altid vinderen. 
3. Sådan skriver du klart: Ingen elsker lange og snørklede sætninger. 
4. Tjekliste: En hurtig gennemgang inden du sender brevet afsted. 
5. Eksempler på brev: Se hvordan et godt brev kan se ud.

Fokus på læsere, der læser på lille skærm

Guiden er en lille fiks model, som kan løfte kvaliteten i dine breve. Jeg kan særligt godt lide guidens fokus på, at flere og flere borgere læser breve på en lille skærm, fx mobilen.

Derfor er det ekstra vigtigt fx at skrive en overskrift, der fortæller brevets vigtigste budskab og at lave skarpe mellemoverskrifter, som gør det let at orientere sig.

Jeg vil helt klart anbefale dig at kigge nærmere på vejledningen. 🙂

Du kan også få 3 superenkle tips, der kan forbedre din tekst: Få din læser til at flyve igennem teksten – 3 tips – BOLVIGKOM

God fornøjelse

Undgå at din tekst stritter i mange retninger uden et klart fokus. Start med en vinkelsætning. At vinkle er at afgrænse og stille skarpt på det væsentlige.

Jeg møder ofte oversvømmede tekster. Tekster, der stritter i mange retninger. Det sker ofte i politiske dagsordener, notater og redegørelser.

Det kan være, fordi skribenten skal tilfredsstille mange modsatrettede forventninger med sin tekst. Men det kan også være, fordi skribenten har startet sin skriveproces for tidligt.

Undgå tekster, der stritter

Det er en god idé at afdække det centrale budskab, før du sætter fingrene på tastaturet. Skriv fx noter på en lap papir.
Hvis du blot går i gang med at skrive, så vil din tekst måske blive oversvømmet med alle mulige informationer, og dit budskab vil være uklart.

Det er vigtigt at afgrænse sit emne, eller som journalister kalder det, at “vinkle”.

Skarp vinkel styrker budskabet

At vinkle er at afgrænse, og det er netop det, du skal gøre med din vinkelsætning. Led efter essensen i dit stof, prioriter, og sorter for at skabe et klart og umisforståeligt budskab.
Når du har identificeret dit hovedbudskab, kan du let luge ud i det stof, der ikke direkte støtter dette budskab.

Du finder din vinkel ved at skrive denne hjælpesætning: “Jeg vil gerne fortælle dig, at …” 

Læs mere om vinkelsætning: Hvad er vinklen? Tænk, og skriv som en journalist – Kommagasinet

Vinkelsætning holder dig på sporet

Når du starter med at formulere en vinkelsætning, så får du også en rettesnor for din skriveproces. En vinkelsætning holder dig på sporet og hjælper med at afgrænse dit emne,

Vinkelsætning giver en logisk struktur

Tænk på din vinklesætning som en påstand, der kræver en forklaring. Forestil dig, at du skal overbevise nogen om noget. Hvilke spørgsmål ville din læser stille? Disse spørgsmål giver ofte en naturlig og logisk struktur for din tekst. Og en skarp vinkelsætning hjælper med at danne grundlaget for denne struktur.

Så næste gang du sætter dig foran skærmen eller papiret, start med at formulere en klar vinkelsætning! 

Din vinkelsætning vil fungere som din guide, så du får en effektiv skriveproces, og din færdige tekst bliver klar og velstruktureret.

Held og lykke med dine skriverier! ✍️

 

 

Skriver du notater, breve, e-mails eller nyheder? Så ved du, hvor tidskrævende det kan være. Måske mangler du inspiration, en god idé eller simpelthen tid til at skabe kvalitetsindhold. ChatGPT er din utrættelige, gratis, kreative og superskarpe skrivemakker!

Ubegrænset inspiration

ChatGPT kan fungere som din endeløse kilde til inspiration. Med adgang til en bred vifte af viden og information fra internettet kan ChatGPT generere idéer til enhver opgave. Uanset om du skriver en nyhedsartikel, et brev til forældre eller notater til din chef, så kan ChatGPT hjælpe dig med at kickstarte din skriveproces.

Idégenerering

Nogle gange sidder jeg bare fast, når jeg skal finde den rigtige vinkel eller et nyt indlæg til denne blog. Og du kender det sikkert også fra din hverdag. Og her må jeg sige: ChatGPT kan generere idéer baseret på mine input. Prøv fx at stille spørgsmål som “Hvilke pointer skal jeg have med i dette notat om (indsæt emne)?” eller “Hvordan kan jeg gøre denne information mere nærværende for min læsere?”

ChatGPT vil straks komme med forslag, der kan hjælpe dig på vej.
Når du får svar, så vær kritisk, spørg igen, bed om nye eller andre forslag. ChatGPT er god til ping pong.

Forbedret kvalitet

Kvalitet er afgørende i alt skriftligt arbejde. ChatGPT kan hjælpe med at forbedre kvaliteten af dine tekster ved at foreslå bedre formuleringer, rette grammatikfejl og sørge for, at dit indhold er klart og præcist. Dette er især nyttigt, når du skriver officielle dokumenter, hvor præcision er vigtig.

Sådan kommer du i gang med ChatGPT:

Registrer dig: Opret en konto, det kan du fx gøre her.

Definér dit formål: Skriv, hvordan ChatGPT kan hjælpe dig i dit skrivearbejde. Har du brug for ideer og nye vinkler, forbedre kvaliteten i et eksisterende dokument eller begge dele?

Definér din genre: Skriv også, hvilken type tekst du skal skrive. Og stil gerne krav – bed ChatGPT om at komme med fx 10 idéer til en ny og overraskende vinkel på dit emne. Bed om flere idéer, indtil du er tilfreds.

Stil klare spørgsmål: Når du interagerer med ChatGPT, skal du stille klare og specifikke spørgsmål. Dette hjælper dig med at få relevante svar.

Brug feedback: Gennemse de svar, du får fra ChatGPT, og brug det som udgangspunkt for din skrivning. Tilpas og forfin svarene efter behov. Eller stil uddybende spørgsmål, bed om en ny version eller en ny vinkel. Derefter kopierer jeg svarene over i Word og arbejder videre der.

Rediger og finpuds: Selvom ChatGPT kan generere indhold, er det stadig vigtigt, at du gennemgår og redigerer dit arbejde, så du får den ønskede kvalitet og tone.

Vær kritisk: Lyder teksten som noget, du kunne have skrevet? Er indholdet fagligt i orden? 

Prøv dig frem: Med lidt øvelse kan du gøre ChatGPT til din nye, utrættelige skrivemakker, der kan hjælpe, når du arbejder med notater, breve, e-mails eller nyheder.

God fornøjelse 🙂

Lyder det fjollet? Lidt. Men meningen er god nok. De fleste af os oplever, at vi har svært ved at holde fokus på én opgave.

Derfor får vi for lidt fra hånden. Vi får ikke skrevet den svære tekst. I stedet besvarer vi et par mails. Henter en kop kaffe. Laver en liste med dagens opgaver. Tjekker LinkedIn, booker et møde.

Jeg er heller ikke god til at holde fokus i længere tid. Jeg kryber udenom og udsætter, når jeg fx skal skrive et blogindlæg som dette. Når dagen er omme, har jeg løst de lette (overfladiske) opgaver. Men dagens vigtige skriveopgave, den fik jeg ikke løst. Og det er drønfrustrerende.

Derfor har jeg besluttet at træne min fokusmuskel. Og der findes en simpel teknik, der kan hjælpe mig med dette.

Sådan gør du

Det simple tip går ud på at stille et ur til 25 minutter og derefter gå i gang med opgaven: 

• Vælg én opgave.
• Sæt et ur til at tælle ned fra 25 minutter.
• Fokuser på den ene opgave, indtil uret ringer.

Du skal træne dig i at blive i opgaven. Holde fokus. Også selvom du går i stå, telefonen ringer, eller du får lyst til at hjælpe kollegaen med printeren, der driller.
Når uret ringer, holder du pause. Og derefter starter du en ny opgave på tid. Navnet på denne teknik er pomodoro.

Hvad er pomodoro-teknikken?

Teknikken går ud på at dele sine opgaver op i mindre bidder ved brug af en timer. Navnet kommer fra italiensk, hvor æggeure åbenbart er udformet som tomater (pomodoro betyder tomat på italiensk). En pomodoro varer typisk 25 minutter efterfulgt af 5 minutters pause. Derefter starter en ny pomodoro. Efter fire pomodori kommer en pause på 15 til 30 minutter.

Hvorfor virker det?

Teknikken virker, fordi du får trænet din evne til at holde fokus, og fordi en fokuseret indsats med regelmæssige pauser gør os mere produktive. Pauserne giver os en belønning for arbejdet. Derfor er det også vigtigt, at du bruger pausen som pause og ikke til fx at læse mails. Desuden kan de fleste fastholde fokus i 25 minutter uden overspringshandlinger.

Vil du vide mere?

Læs denne bog om emnet: FOKUS – sådan skaber du gode arbejdsbetingelser for din hjerne – Trine Kolding

Du skal skrive stramme og enkle sætninger og fjerne det overflødige. Din læser vil elske dig for det. Få tre hurtige tips til klare tekster.

1. Start med det vigtigste

Sæt de vigtigste informationer i starten af dine sætninger: Brug en tydelig aktør og handling.

Lange opvarmninger, afstikkere og omsvøb fjerner fokus. Det kan se sådan ud:

I forbindelse med processen omkring det nye byggeri, har administrationen udarbejdet en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Overvej derfor, hvad der er aktør og handling i sætningen, og start med det: 

Aktør	Handling
Administrationen	har udarbejdet	en tidsplan, der skal sikre, at alle deadlines overholdes i byggeperioden.

Læs mere om, hvordan du sætter aktøren først i dine sætninger, her.

2. Stram op

Skær unødvendig information fra. Undgå at oversvømme sætningerne med fyldord og indskud. Kluntede og overfyldte sætninger trætter din læser og slører dit budskab.

En kluntet og overfyldt sætning kan se sådan ud:

Baggrunden for Landevejens forlængelse og motorvejstilslutningen var ønsket om at gennemføre en udbygning af vejene, da den kraftige udbygning af området med et nyt hospital, udvidelse af skolen, etablering af industrikvarteret og øvrige projekter vil belaste vejene i området meget kraftigt.

Brug det tidligere tip (sæt aktør og handling først), og stram indholdet op. Så ser det sådan ud:

Kommunen er i gang med at udbygge vejene omkring Landevejen. I området skal der bygges nyt hospital, skolen skal udvides, der skal etableres et nyt industrikvarter og bygges øvrige projekter. Det vil belaste vejene i området meget kraftigt. Derfor skal vejene også udbygges.

Læs mere om, hvordan du strammer din tekst op, her.

3. Skab en lækker rytme

Skab rytme i din tekst ved at variere længden af dine sætninger. Mange korte, enkelte lidt længere.

Når du bruger mange korte sætninger, får du en tekst, der er let at læse, huske og forstå. Du skal blot variere sætningslængden.  

Hvis du tænker, at det ikke er særlig elegant at bruge mange korte sætninger i teksten, så læs dette lille udsnit af Ernest Hemingways ”Solen går sin gang”:

Vejen førte os fra de skyggefulde skove ud i den brændende sol. Foran os lå en floddal. På den anden side af floden var der en stejl bakke. På bakken var der en boghvedemark. Vi så et hvidt hus under nogle træer på bjergsiden. Det var meget varmt, og vi standsede under nogle træer ved siden af en dæmning, der gik tværs over floden.

Læs mere om rytme her.

Drop den kreative proces, og lav en disposition, før du skriver teksten. Ellers spilder du din egen tid og måske også læserens tid. Læs her.

“Hånden op. Hvor mange af jer laver en disposition, før I skriver en tekst”?

Det spurgte jeg forleden mine kursister om. Fire ud af seksten rakte hånden op. De andre laver ikke disposition. De stoler på deres erfaringer som garvede skribenter. De går bare i gang. Hænderne på tasterne og derudaf …

Mit svar til de garvede skribenter: I spilder jeres – og måske også læsernes – tid.

Drop den kreative proces

Da jeg gik på universitet, lærte jeg “creative writing”. Det er en superfin skriveteknik, hvor man bare skriver løs. Derefter redigerer man, flytter rundt, sletter, tilføjer et nyt afsnit osv. Det er en meget brugbar teknik, når man fx skriver skønlitterære tekster.

Hvis du skriver faglige tekster som fx notater, beslutningsoplæg, artikler og den slags, så er kreative skriveteknikker det rene tidsspild.

Find formål og fokus

Det første skridt i din skriveproces er at finde ind til formålet med din tekst.
Formålet er det, du gerne vil have, at læseren skal vide eller gøre.

Når det er på plads, skal du udvælge tekstens fokus.
Fokus er tekstens hovedbudskab. Fokus er det, som læseren som minimum skal kunne huske, når teksten er læst.
Brug fx denne sætning til at komme i gang: “Jeg vil gerne fortælle, at …(indsæt)”. Læs om fokus her.

Hvis du fx skal skrive et beslutningsoplæg til skoleudvalget, vil det se således ud:

Formål: Udvalget skal træffe en beslutning.
Fokus: Børnetallet i området er faldet, forvaltningen lægger derfor op til, at skolen nedlægges.

Udvælg og uddyb

Nu kan du gå i gang med at udvælge de informationer, der underbygger formål og fokus. 

Hvis vi vender tilbage til skoleeksemplet fra før, så skal du klæde udvalget på til at træffe en beslutning på et oplyst grundlag (formål).
Det gør du ved at folde fokus ud: Hvorfor er det en god idé at nedlægge skolen? Hvilke konsekvenser, hvilke fordele og ulemper? Og hvilke alternativer? 

Når du stiller relevante hv-spørgsmål til dit fokus, så får du en disposition forærende. Dine spørgsmål (og svarene) danner en logisk disposition for din tekst. Læs om disposition og pointeoverskrifter. 

Den korte version

Når du har formuleret et klart formål og fokus, så er det let at uddybe dine pointer. Du undgår ovenikøbet at oversvømme teksten med irrelevante informationer. Du sparer skrive- og redigeringstid. Og din læser skal ikke bruge energi på at finde fokus i teksten.

Er det ikke bare det, du gør næste gang?

Tjeklister styrker og fastholder din viden, for de hjælper med at huske det, du har lært. Og du kan omsætte det til at skrive bedre tekster.

Jeg elsker tjeklister. Særligt de tjeklister, der hjælper mig med at huske ting, jeg allerede ved, men som jeg måske vil glemme. Jeg har fx en meget lang tjekliste, som jeg bruger, når vi pakker til den årlige skiferie.

Hvert år skriver jeg noget nyt på tjeklisten. Et år lærte jeg fx, at der ikke nødvendigvis er tændstikker i hytten (svært at tænde op i pejsen uden), at der kan mangle taps til opvaskemaskinen (og vi måtte derfor vaske op i hånden den første dag), og at alle er hysterisk sultne og trætte, når vi ankommer (medbring varmemad til første aften) og så videre. Alt sammen noget, jeg måske ville glemme, hvis jeg ikke skrev det på min tjekliste.

Tjeklister hjælper dig med at huske det, du allerede ved

I bogen “The Checklist Manifesto” opdeler Atula Gawanda menneskelige fejl i to grupper:

• Uvidenhed, vi fejler, fordi vi mangler viden.
• Uduelighed, vi fejler, selvom vi allerede har den nødvendige viden.

Uvidenhed er noget, vi må arbejde med, forsøge at blive bedre til. Men uduelighed er dumt. Altså, vi laver fejl, selvom vi godt ved, hvad der skal gøres. Hvis jeg fx glemmer at medbringe opvasketaps, selvom jeg godt ved, at det kan vi få brug for. Det er dumt. Derfor skriver jeg det på tjeklisten.

Tjeklisten styrker og fastholder din viden

Lad mig give dig et andet eksempel: Du var engang for længe siden på et skrivekursus. Her lærte du, hvordan man laver en indholdsbeskrivende overskrift. Men du har glemt det. For du modtager så megen viden hele tiden. Din verden er så kompleks. Derfor skriver du måske underlige overskrifter, som forvirrer din læser og mudrer dit budskab.

Og det er her, tjeklisten kommer ind i billedet. Tjeklisten er værktøjet, der omsætter det, du har lært til konkrete hverdagssituationer. Som fx at skrive en indholdsbeskrivende overskrift.

Tjeklisten omsætter din viden til bedre tekster

Her kommer mit bud på en tjekliste. Den sikrer, at du husker alt det, du allerede ved om at skrive gode tekster. Du kan enten benytte den til at kvalitetskontrollere din egen tekst, eller du kan få en kollega til at tjekke din tekst.

God arbejdslyst.

TJEKLISTE:

• Din tekst er tilpasset målgruppen
• Du indleder med en indholdsbeskrivende overskrift
• Dit hovedbudskab kommer først i teksten
• Du benytter et aktivt og konkret sprog
• Dine sætninger er korte og overskuelige
• Du anvender tidssvarende ord og vendinger
• Du forklarer svære ord og begreber
• Du benytter en læsevenlig opsætning, fx korte afsnit med overskrifter
• Du har læst grundig korrektur.