Hader du at snakke om kommaregler? Så er du ikke den eneste. Mange skribenter døjer med at sætte kommaer korrekt. Nu er der hjælp på vej. Jeg møder mange dygtige skribenter, der kan formidle indviklede emner, men de kan ikke sætte kommaer. Og det er en skam. 

Når talen falder på kommaregler, så siver energien ud af lokalet. Cirka halvdelen af mine kursisterne, der stort set alle sammen har en længere uddannelse og mange års skriveerfaring, hader kommadrøftelser. Gør du også?

Måske lærte du ikke at sætte kommaer i skolen, og derfor har du opgivet håbet om at lære det senere. Men du kan godt, hvis du vil.

Skriver du meget? Og sender du dine tekster til borgere og kunder? Bliver dine tekster delt på sociale medier eller lagt på officielle hjemmesider? Hvis ja, så er det vigtigt, at du har styr på kommareglerne. For hvis din tekst har mange kommafejl, så risikerer du, at din læser (eller din chef?) mister tilliden til dig.

Gratis kommakursus på nettet

Kæmper du med kommaerne? Så er der hjælp at hente i dette gratis kommakursus fra SDU og Dansk Sprognævn.

Kurset tilpasser sig automatisk dine behov og færdigheder, så du lærer det, du har lyst til og brug for. Mange pædagogiske videoer hjælper dig igennem kurset og gør det nemt at gå til. 
Du får et skræddersyet kursus, der passer til dine personlige forudsætninger.  

Kurset tager mellem 45 minutter og 3 timer, men du bestemmer selv, hvor mange bidder du vil dele det op i.

Du kan godt, hvis du vil. 🙂

 

Nu sidder jeg igen med en ordentlig stak politiske dagsordener fra en kommune. En blandet læseoplevelse, hvor lixtal og tilgængelighed svinger fra tekst til tekst. Mange af teksterne må jeg læse flere gange. Jeg må slå svære ord op. Enkelte steder opgiver jeg at forstå passager, fordi skribenten har fortabt sig i nørdede fagdetaljer, der fuldstændig slører budskaberne.

Det kræver mod og træning

I mit daglige virke møder jeg mange fagspecialister. De kommer på mine kurser med et oprigtigt ønske om at blive stærkere til at formidle deres viden om faget.

Men jeg oplever også, at mange fagspecialister føler, at de skal gå på kompromis med fagligheden, når de skal gøre kompliceret viden tilgængelig for lægfolk. De oplever, at indholdet bliver for simpelt, for plat.

Jeg vælger at anskue det på en anden måde: Fagspecialistens viden om og begejstring for sit fag skal bringes ud til så mange som muligt. Fagspecialisten skal forklare fagligt nørdede problemstillinger i et enkelt sprog, så alle vi lallende amatører kan forstå, hvorfor det er så spændende, hvorfor det er vigtigt, og hvilke problemer han som specialist ser – og hvordan vi løser det.

Ja, det kræver både mod og træning. Men det er muligt – og det er en hamrende vigtig opgave.

Faglig formidling – en del af jobbet

Fagspecialister skal være i stand til at give korte og konkrete svar på komplicerede problemstillinger i et sprog, som alle kan forstå. De skal rådgive lægfolk i faglige dilemmaer og anbefale løsninger på komplekse problemer. Derfor er faglig formidling en vigtig del af deres job.

Fremme demokrati og kvalificere offentlig debat

Fagspecialisternes rolle i en kompleks hverdag er uvurderlig. Og vi har mere end nogensinde brug for dygtige fagspecialister, der kan formidle deres fag. Ikke blot for at gøre os alle klogere men også for at fremme den demokratiske proces og kvalificere den offentlige debat.

Som fagspecialist skal du gå på to ben: Være fagligt dygtig og samtidig kunne formidle din viden til lægfolk.

Har vi nok fokus på kompetencen faglig formidling? 

Er faglig formidling overhovedet noget, vi taler om? Oplever du, at din organisation efterspørger notater, politiske dagsordener og afgørelser, som din mor kan forstå? Hvad er dine personlige holdninger og oplevelser?

Vil du have inspiration, så findes der en fin lille håndbog, som jeg kan anbefale: Slip din viden løs 

Faglig formidling er desuden i fokus på alle mine kurser. Læs mere om mine kurser her. 

Passivt sprog skjuler skribenten, og det bliver læserens opgave at afkode eller gætte, hvem der skal gøre noget. Derfor skal du undgå passivt sprog og i stedet hjælpe din læser ved at være konkret og tydelig.

Når jeg læser offentlige breve, så støder jeg ofte på det, jeg kalder “afsenderproblemer”: Tekster, hvor passivt sprog skjuler skribenten (afsenderen). Det kan fx lyde sådan her:

”Der kan ikke gives svar på dit spørgsmål på nuværende tidspunkt.”

Passivt sprog slører, hvem der skal gøre noget

I sætningen ovenfor er det uklart, hvem der ikke kan give et svar, vi kan blot se, at der ikke kan gives svar. Derfor bliver det læserens opgave at afkode eller gætte, hvem der ikke kan give svar.

Passivt, når man ikke ved, hvem man er

Der kan være flere grunde til, at du skriver passivt og skjuler dig selv bag teksten. Måske er det bare sådan, I gør hos jer. Det kan også være, at I aldrig har fået aftalt, hvordan I skriver hos jer. Du skal derfor få afklaret, hvem der er afsender hos jer. Skriver I fx navnet på jeres center, jeres team, eller skriver I måske vi?

Tag ansvar, vær konkret og tydelig

En tekst uden tydelig afsender virker distanceret. Skribenten skaber (ubevidst?) en afstand til modtageren og uklarhed omkring, hvem der yder noget. Men det er nemt at ændre. Du skal blot skrive vi eller navnet på den enhed, du repræsenterer, så det bliver tydeligt, hvem der er afsender, og hvem der skal gøre noget.
Eksemplet fra før bliver derfor til:

”Vi kan ikke give dig et svar på dit spørgsmål lige nu.”

Eller:

”Familieafdelingen kan ikke give dig et svar på dit spørgsmål lige nu.”

Flere passive formuleringer fra offentlige tekster

Hvis du kigger godt efter (måske i dine egne tekster), vil du se, at det vrimler med afsender- og ansvarsløse formuleringer. Nedenfor har jeg samlet nogle sætninger, hvor det ikke er muligt at afgøre, hvem der skal gøre noget:

• Sagens akter bliver forelagt centerchefen i næste uge.
• Der arbejdes med en opskrivning af pladser.
• Det ansøgte kan ikke efterkommes.
• Processen skal tilrettes på et senere tidspunkt.
• Patienten bliver hentet på onsdag.

De to mest almindelige måder at bruge passiv på er s-passiv og blive-passiv. Jeg har markeret passivformen med kursiv i eksemplerne ovenfor.

Kan du helt undvære passive formuleringer?

Nej. Passiv er en sproglig variant, som vi ikke kan undvære. Men du skal altid overveje, om du bruger passiv til at dække over noget, eller om du bruger det til at variere dit sprog. Det er ikke altid nødvendigt at sætte afsender på sit udsagn, for eksempel er det ikke altid muligt:

”Der dræbes mange mennesker i trafikken hvert år.”
”Vi er blevet snydt.”

I disse eksempler ved vi ikke hvem, der gør noget. Der er mange bilister, der dræber folk i trafikken (uden at vi kender alle navnene), og nogen har snydt os i det andet eksempel – men synderen er ikke fundet endnu.

Der er mange gode måder at bruge passiv på – så længe du gør det i de rigtige situationer.

Se denne video fra Sprogskolen, der kort forklarer de vigtigste regler.

 

Det er faktisk så enkelt. Men somme tider bliver det indviklet. Jeg taler om sætninger. Dette skriveråd er så simpelt, at du tror, det er løgn: Nogen skal gøre noget i dine sætninger!

Alle tekster består af ord, der er sat sammen, så de danner sætninger. Når vi lærer at skrive, starter vi med korte ord og enkle sætninger: Mor peger. Morten er sur.

De to sætninger består af subjekt og verbal (grundled og udsagnsled). Nogen gør noget (mor peger), eller nogen er noget (Morten er sur).

 

Fra korte sætninger til flere informationer

Når vi bliver lidt dygtigere til at skrive, kobler vi flere informationer ind i sætningen. Vi skriver noget om hvor, hvordan eller hvornår: Mor peger på solen. Morten er sur om morgenen.

Senere kan vi fylde flere informationer ind i sætningen og fortælle, hvorfor mor peger på solen, og hvorfor Morten er sur om morgenen. Derved bliver sætningerne længere og mere komplekse: Mor peger på solen og beder os om at tage solcreme på, fordi hun har læst, at risikoen for at få hudcancer begrænses, hvis vi husker at beskytte vores hud med solcreme.

Men en sætning starter altid med noget enkelt. Kernen i en sætning er en enkel forbindelse mellem et subjekt og et verbal (grundled og udsagnsled). Nogen gør noget, eller nogen er noget.

 

Nogen skal gøre noget i dine sætninger

Jeg møder cirka 900 kursister om året. De deltager på mine kurser, og deres mål er at skrive bedre tekster til borgere, til politikere og andre beslutningstagere. De fleste kursister vil gerne skrive klart og professionelt. Mit vigtigste budskab til dem alle sammen er: Nogen skal gøre noget i dine sætninger!

 

Det er faktisk ret enkelt

En sætning bør altid starte med noget enkelt. Senere kan du udbygge sætningen, fortælle mere. Men start med kernen: Nogen gør noget eller nogen er noget.

Her er tre eksempler på sætninger, hvor det er uklart, hvem der gør eller er noget:

1. Der skal afholdes dialogmøder.
   Her mangler informationen: Hvem skal holde dialogmøder (med hvem).
   Omskriv sætningen til:
   Ledelsen skal holde dialogmøder med de ansatte.

2. Opgaven er uddelegeret.
   Her mangler informationen: Hvem har fået opgaven.
   Omskriv sætningen til:
   Praktikanten har fået opgaven.

3. Præsentationen indeholder forskellige initiativer, der kan nedbringe sygefraværet.
   Her mangler informationen: Hvem præsenterer initiativerne.
   Omskriv sætningen til:
   HR-afdelingen præsenterer forskellige initiativer, der kan nedbringe sygefraværet.

Giv dine sætninger et serviceeftersyn

Hvordan ser dine sætninger ud? Skriver du for lange og komplekse sætninger? Find én af dine seneste tekster, og stil skarpt på et enkelt afsnit. Undersøg, hvordan du har bygget dine sætninger op. Er det tydeligt, hvem der gør noget?

Læs mere om krøllede sætninger, og hvordan du løser dem op.

Lange sætninger nedsætter læsehastigheden og udfordrer læserens tålmodighed. Men de sender også signaler om en gammeldags og støvet afsender. Sådan rydder du op i dine sætninger med to enkle greb: Sæt det vigtigste i sætningen først, og skriv korte sætninger.

Et levn fra fortiden

Tidligere skrev det offentlige i kancellistil eller myndighedssprog, når de henvendte sig til borgerne. Men borgerne orker ikke at læse lange og snørklede sætninger.

En bøvlet sætning med typiske myndighedstræk ser således ud:

I henhold til bekendtgørelsen af lov om offentlige veje, § 64 og 68, og Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, stier og pladser i Lilleby Kommune, kan vejbestyrelsen kræver træer og beplantning på, over og i vejareal fjernet, nedskåret, samt at der bliver foretaget den fornødne renholdelse af fortovsareal.

Hvis du også har hang til at skrive snørklede sætninger, så kan du rette dem ud med to greb:

Det vigtigste først

Lange bagvendte sætninger sender læser tilbage til støvede tysktimer og fortidens kancellisprog. Som hovedregel skal du sørge for, at det vigtigste i sætningen kommer først.

I eksemplet ovenfor skal læseren ned i anden linje for at få styr på indholdet: Vejbestyrelsen kan kræve (…). Det, der kommer før, er en ophobning af informationer, der gør det svært for læseren at finde hoved og hale i sætningen.
Placer aktør og handling først i sætningen. Det giver enkle sætninger, som læseren nemt kan finde rundt i. Spørg dig selv: Hvem gør noget i denne sætning (= aktøren). Og hvad gør de (= handlingen). Når vi følger denne opskrift, så ser eksemplet fra før således ud:

Vejbestyrelsen kan kræve, at træer og beplantning på, over og i vejareal bliver fjernet eller nedskåret (…)

Korte sætninger

Som tommelfingerregel skal du aldrig skrive sætninger, der er længere end 25 ord. Når sætninger bliver længere end det, så har læseren svært ved at overskue indholdet. Det er også en god ide at begrænse sig til et enkelt budskab pr. sætning.

I eksemplet ovenfor har skribenten konstrueret en sætning på 50 ord med tre budskaber. Når jeg omskriver sætningen fra før, så ser den således ud:

Ny version
Vejbestyrelsen kan kræve, at træer og beplantning på, over og i vejareal bliver fjernet eller nedskåret. De kan også kræve, at der bliver foretaget den nødvendige renholdelse af fortovsareal. Se bekendtgørelsen af lov om offentlige veje, § 64 og 68, og Regulativ for vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, stier og pladser i Lilleby Kommune.

Nu er den oprindelige sætning omskrevet til tre sætninger på henholdsvis 16, 13 og 25 ord. Den er stadig støvet men glider lettere end før.

Er korte sætninger altid godt? Læs dette indlæg om at veksle mellem korte og lange sætninger.

Rigtig mange offentlige skribenter skriver døde tekster. Men de opdager det sjældent. Når jeg siger: “Pust liv i din døde tekst!”, så kigger de helt forbavsede på mig!

Vil du gerne skrive tekster med liv og sjæl? Så læs videre.

En død tekst har ingen aktører

En død tekst er tømt for mennesker. Det er processer, genstande og aktiviteter, der optræder som aktører i sætningerne. Denne skrivestil får din tekst til at fremstå stendød.

Ja, jeg ved det godt. Det var præcis sådan, du lærte at skrive, dengang du gik på din videregående uddannelse. Der skrev du sådan for at skabe objektivitet og distance.

Men nu er du ikke studerende. Du arbejder i det offentlige og skriver tekster til mig og min nabo. Til rigtige mennesker.

Derfor skal du skrive nærværende tekster, som jeg forstår. Og det kræver, at du puster liv og indsætter mennesker i dine tekster.

Hvordan ser en død tekst så ud?

Jeg finder døde tekster hele tiden. Og jeg undrer mig over, at så mange offentlige skribenter er blinde overfor, hvad denne særlige skrivestil gør ved deres tekster. Forleden læste jeg en strategiplan for en kommunes sociale område. Den var fuld af dødt sprog. Du får lige et eksempel:

”Målet er igennem aktiviteter at skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv med positiv indvirkning på sundhed og livskvalitet for borgere visiteret til beskyttet beskæftigelse, (…)”

I denne sætning er det ”aktiviteterne”, der skal skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv for borgerne. Altså ingen mennesker. Dødt og trist. Og lidt skræmmende, at en strategiplan kan gennemføres uden mennesker …

Hjertestarter-tricket

Pust liv i din døde tekst ved at indsætte en tydelig aktør i sætningen. Mennesker! Skriv, hvem der skal gøre noget. Helt konkret. Og skriv det gerne i starten af sætningen.

I eksemplet ovenfor kunne skribenten have skrevet:

Målet er, at kommunens ansatte igennem aktiviteter skal skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv for borgerne (…).  Nu ved læseren, at det er kommunens ansatte, der skal gøre noget. Der er en tydelig aktør. Vi ser dem for os. Det bliver konkret. Nærværende.

I samme tekst har jeg fundet et par døde eksempler mere:

”De faglige tilgange og metoder tager udgangspunkt i borgernes individuelle behov.”

”Tilbuddene understøtter borgernes medinddragelse.”

Hvem skal gøre noget i de to sætninger ovenfor? Kan du se, hvad jeg mener nu?

Giv dine tekster liv, puls og nærvær. Spørg dig selv, hvem der gemmer sig bag ”de faglige tilgange og metoder”, og spørg, hvem der skaber ”tilbuddene”. Og skriv det så!

Du må gerne starte nu …

 

PS – Tak for inspirationen, Stine Johansen, kommunaldirektør i Helsingør Kommune. Hun siger: Nogle af de ord vi bruger om os selv i den kommunale verden skaber afstand til mennesker.

Lad os tale til og om mennesker.

Skarpe overskrifter hjælper læseren til hurtigt at få fat i budskabet. Men i kommuneland har de ikke altid styr på de overskrifter, der ryger ind i borgernes e-Boks. Hvad ville du tænke, hvis du fik beskeden: “Du har fået Inducasbrev fra kommunen”? 
Sådan skriver du skarpe overskrifter, der hjælper din læser.

Der er brev i din e-Boks. Du finder dit nøglekort frem. Du taster og trykker og kommer ind i indbakke. Her ligger det så. Brevet fra kommunen. I emnefeltet står: Inducasbrev.

Historien har jeg fra Linda, en bekendt, der er sygemeldt fra sit arbejde. På et tidspunkt modtager hun så dette ”inducasbrev” fra sin bopælskommune.

Men Linda er ikke nem at slå ud. Så hun ringer til kommunen.

– Hej, det er Linda. Jeg har fået et inducasbrev fra jer, hvad betyder det?

– Jo, det betyder, at du skal …, begynder sagsbehandleren i den anden ende.

– Nej, siger Linda. Jeg spurgte: Hvad betyder inducas.

– Jo, altså, siger sagsbehandleren i en mere pædagogisk tone, det betyder, at du skal …

– Stop nu, næsten råber Linda. Jeg spørger ikke om, hvad jeg skal gøre, men hvad ordet INDUCAS betyder!

Stilhed i røret.

– Aner det ikke, siger sagsbehandleren. Det har jeg ikke lige tænkt over …

Inducas-hva-for-noget?

Da jeg googlede Inducas, fandt jeg, at det er navnet på et online screeningsværktøj, ”som kombinerer viden om fysiske, psykiske og sociale problemstillinger, livskriser, selvvurderet helbred og motivation i samme screeningssystem”, skriver udvikleren på sin hjemmeside. Et fagsystem, som sikkert er godt og virksomt for kommunen, men som borgeren på ingen måde skal kende navnet på. Det giver simpelthen ingen mening! 

Sådan skriver du skarpe overskrifter

Dine læsere er overbelastede. De får for mange informationer. Derfor skal du skrive overskrifter, der hjælper din læser. Overskriften skal gøre indholdet relevant for dem.

Skriv derfor ikke: Inducasbrev

Skriv hellere: Vi har brug for informationer om dit sygeforløb

En god overskrift er nemlig afgørende for, om resten af indholdet når din læser. Læs mere her.

 

Skriver du notater? Har du brug for at effektivisere din skrivetid og hæve kvaliteten i dine notater? Få en opskrift, hvor der indgår fisk!

Hvad er et godt notat? Det spørgsmål får jeg ofte. Og svaret er: Det kommer an på, hvad det skal bruges til.

Derfor skal du altid starte med at definere formålet: Hvorfor skriver du dette notat, hvad skal det bruges til?

Det vejledende notat er en nøgtern og saglig redegørelse, der har til formål at belyse et problem eller et behov. Notatet beskriver problemet, baggrunden for det og forskellige løsningsforslag.

Det vejledende notat er ofte skrevet til en bestemt målgruppe, fx borgmester, direktion eller projektgruppe.

Brug en skrivemodel

Du kender sikkert skrivemodellen fisken. Det er den, vi skal have på bordet nu. Split dit notat op i tre dele: Hoved, krop og hale.

Hovedet: Skriv en god indledning

Start med fiskens hoved. Hvad er formålet? Hvad skal notatet bruges til? Hvorfor er det skrevet – og til hvem? Disse spørgsmål bør du give svar på i notatets indledning. Mange af de vejledende notater, jeg har læst gennem tiden er svære at læse og forstå, fordi formålet er uklart. 

Følg de fire trin nedenfor, så får du et indledningsafsnit, der giver læseren overblik og indblik i dit emne.

Dette notat beskriver
Her giver du læseren et overblik over emnet, og skriv hvem der er målgruppen for notatet.

Formålet med dette notat
Her giver du svar på, hvorfor læseren skal læse dette notat. Hvilket udbytte får læseren.

Baggrunden for dette notat
Her skriver du, hvorfor notatet er bestilt, hvad der er sket og hvornår det er sket.

De vigtigste pointer
Har du skrevet et langt notat på flere sider, kan det være en god ide at skrive et kort resume af tekstens vigtigste pointer.

Byg en solid krop

Fiskens krop består af to dele:

Første del består af en faglig og saglig beskrivelse af problemet.

Anden del indeholder svaret på, hvordan man løser problemet. Det er her, du skal hoste op med dine faglige argumenter. Der vil ofte være flere løsningsforslag til det samme problem. Det kan derfor være en fordel at bygge argumentationen op som et (skematisk) overblik af flere løsningsforslag. Præciser konsekvenser (fordele og ulemper) ved de forskellige løsninger, så læseren let kan sammenligne forslagene. Du kan se et eksempel på et skema med fordele og ulemper her.

Slå et slag med halen

Skriv en kort afslutning, hvor du samler dine pointer op. Har du præsenteret flere løsningsforslag, skal du skrive en konklusion, der indeholder en anbefaling. Du skal naturligvis pege på det forslag, der med din faglige vurdering, bedst kan løse problemet.

God arbejdslyst.

Vil du vide mere

Sådan skriver du gode notater indgår i mit kursus “Faglig formidling for specialister”.

Hvis jeg siger til økonomifolk, at jeg ikke forstår, hvad de skriver, så tror de, at jeg laver sjov med dem. Men det er faktisk alvorligt. Jeg – og mange andre – har svært ved at forstå økonomifagsprog. Og det er jo heller ikke meningen. Økonomer skal nemlig formidle deres fagsprog, hvis de fx skriver til borgere og politikere.

 

Økonomifagsprog er særligt svært

Politiske dagsordener indeholder ofte økonomi, der kan være forbundet med store konsekvenser for kommunen. Derfor er det hamrende vigtigt, at helt almindelige mennesker kan læse og forstå, hvilke konsekvenser en given beslutning har. Og os helt almindelige mennesker kommer ofte til kort i de dagsordener, der handler om økonomi.

 

Sager med økonomi er volapyk

Når jeg ser politiske dagsordener over en bred kam, så er det økonomisagerne, der er de sværeste at læse og forstå. De er også de længste og dem der indeholder flest svære fagord og ”pop-up-ord”, som kun kendes af økonomer (fx budgetbidrag, prioriteringsrum, reservationspuljer, budgetværn). Og nu har politikerne i Odense byråd fået nok. En meget svær økonomisag udløste en hed debat.

 

Volapyk i Odense

Kommunale dagsordener skal skrives i et sprog, der er til at forstå af alle. Det foreslår den konservative byrådsgruppe i Odense. De vil have det snørklede og komplekse embedsmandsprog skrevet om til almindeligt og let forståeligt dansk. Det skriver TV2 Fyn, der også har talt med politikere og borgere. Fem unge landbrugselever og to lærerstuderende prøver i dette indslag kræfter med et punkt fra en kommunal dagsorden. Kan du forstå det? 

 

Faglig formidling kan læres

For alle fagfolk, der arbejder i en kommune, handler det om evnen og viljen til at formidle sit fagsprog. Det går ikke, at fagfolk skriver, så kun de selv og deres fagkollegaer kan forstå det. Fagsprog – og dermed økonomisprog – skal oversættes og forklares. Og det er faktisk ikke så svært. Løsningen hedder faglig formidling, og det er en kompetence, som alle kommunale fagfolk bør mestre.