Rigtig mange offentlige skribenter skriver døde tekster. Men de opdager det sjældent. Når jeg siger: “Pust liv i din døde tekst!”, så kigger de helt forbavsede på mig!
Vil du gerne skrive tekster med liv og sjæl? Så læs videre.
En død tekst har ingen aktører
En død tekst er tømt for mennesker. Det er processer, genstande og aktiviteter, der optræder som aktører i sætningerne. Denne skrivestil får din tekst til at fremstå stendød.
Ja, jeg ved det godt. Det var præcis sådan, du lærte at skrive, dengang du gik på din videregående uddannelse. Der skrev du sådan for at skabe objektivitet og distance.
Men nu er du ikke studerende. Du arbejder i det offentlige og skriver tekster til mig og min nabo. Til rigtige mennesker.
Derfor skal du skrive nærværende tekster, som jeg forstår. Og det kræver, at du puster liv og indsætter mennesker i dine tekster.
Hvordan ser en død tekst så ud?
Jeg finder døde tekster hele tiden. Og jeg undrer mig over, at så mange offentlige skribenter er blinde overfor, hvad denne særlige skrivestil gør ved deres tekster. Forleden læste jeg en strategiplan for en kommunes sociale område. Den var fuld af dødt sprog. Du får lige et eksempel:
”Målet er igennem aktiviteter at skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv med positiv indvirkning på sundhed og livskvalitet for borgere visiteret til beskyttet beskæftigelse, (…)”
I denne sætning er det ”aktiviteterne”, der skal skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv for borgerne. Altså ingen mennesker. Dødt og trist. Og lidt skræmmende, at en strategiplan kan gennemføres uden mennesker …
Hjertestarter-tricket
Pust liv i din døde tekst ved at indsætte en tydelig aktør i sætningen. Mennesker! Skriv, hvem der skal gøre noget. Helt konkret. Og skriv det gerne i starten af sætningen.
I eksemplet ovenfor kunne skribenten have skrevet:
Målet er, at kommunens ansatte igennem aktiviteter skal skabe et meningsfyldt og indholdsrigt hverdagsliv for borgerne (…). Nu ved læseren, at det er kommunens ansatte, der skal gøre noget. Der er en tydelig aktør. Vi ser dem for os. Det bliver konkret. Nærværende.
I samme tekst har jeg fundet et par døde eksempler mere:
”De faglige tilgange og metoder tager udgangspunkt i borgernes individuelle behov.”
”Tilbuddene understøtter borgernes medinddragelse.”
Hvem skal gøre noget i de to sætninger ovenfor? Kan du se, hvad jeg mener nu?
Giv dine tekster liv, puls og nærvær. Spørg dig selv, hvem der gemmer sig bag ”de faglige tilgange og metoder”, og spørg, hvem der skaber ”tilbuddene”. Og skriv det så!
Du må gerne starte nu …
Læs mere om aktive tekster her
Skarpe overskrifter hjælper læseren til hurtigt at få fat i budskabet. Men i kommuneland har de ikke altid styr på de overskrifter, der ryger ind i borgernes e-Boks. Hvad ville du tænke, hvis du fik beskeden: “Du har fået Inducasbrev fra kommunen”?
Sådan skriver du skarpe overskrifter, der hjælper din læser.
Der er brev i din e-Boks. Du finder dit nøglekort frem. Du taster og trykker og kommer ind i indbakke. Her ligger det så. Brevet fra kommunen. I emnefeltet står: Inducasbrev.
Historien har jeg fra Linda, en bekendt, der er sygemeldt fra sit arbejde. På et tidspunkt modtager hun så dette ”inducasbrev” fra sin bopælskommune.
Men Linda er ikke nem at slå ud. Så hun ringer til kommunen.
– Hej, det er Linda. Jeg har fået et inducasbrev fra jer, hvad betyder det?
– Jo, det betyder, at du skal …, begynder sagsbehandleren i den anden ende.
– Nej, siger Linda. Jeg spurgte: Hvad betyder inducas.
– Jo, altså, siger sagsbehandleren i en mere pædagogisk tone, det betyder, at du skal …
– Stop nu, næsten råber Linda. Jeg spørger ikke om, hvad jeg skal gøre, men hvad ordet INDUCAS betyder!
Stilhed i røret.
– Aner det ikke, siger sagsbehandleren. Det har jeg ikke lige tænkt over …
Inducas-hva-for-noget?
Da jeg googlede Inducas, fandt jeg, at det er navnet på et online screeningsværktøj, ”som kombinerer viden om fysiske, psykiske og sociale problemstillinger, livskriser, selvvurderet helbred og motivation i samme screeningssystem”, skriver udvikleren på sin hjemmeside. Et fagsystem, som sikkert er godt og virksomt for kommunen, men som borgeren på ingen måde skal kende navnet på. Det giver simpelthen ingen mening!
Sådan skriver du skarpe overskrifter
Dine læsere er overbelastede. De får for mange informationer. Derfor skal du skrive overskrifter, der hjælper din læser. Overskriften skal gøre indholdet relevant for dem.
Skriv derfor ikke: Inducasbrev
Skriv hellere: Vi har brug for informationer om dit sygeforløb
En god overskrift er nemlig afgørende for, om resten af indholdet når din læser. Læs mere her.
Skiltemanden havde travlt, og kollegaen var gået hjem. Derfor hænger dette skilt i et halvt år ved en stærkt trafikeret vej …
Er det nu også så slemt?
Når jeg underviser, så sker der ofte det, at vi taler om stavefejl. Hvor slemt er det egentlig med et par smuttere i et borgerbrev eller i en politisk dagsordenstekst, spørger mine kursister.
For nogle læsere er det meget afgørende. De forventer, at alt det, de modtager fra dig, er fejlfrit. Er det ikke det, kan læseren opfatte det som om, du er sjusket, doven og utroværdig.
Vi bliver blinde for egne fejl
Ofte stirrer man sig blind på sin egen tekst. Og det er helt ligegyldigt, hvor grundig du ellers er, for du kender din egen tekst nærmest udenad. Vi ser fx ikke, hvis to bogstaver har byttet plads, eller der mangler en endelse. Eller forveksler to ord, der ligner hinanden, men betyder noget helt forskelligt.
Få kollegahjælp
Vi har ikke tid, siger mange af mine kursister, når jeg siger, at de skal læse hinandens tekster, før de sender dem ud i verden. Dertil må jeg blot sige: Har I råd til at sætte jeres egen og kommunens troværdighed på spil? Det tager din kollega 2-3 minutter at læse en side. Så kan du selv regne ud, hvor lang tid det tager at læse din tekst. Måske er det en rigtig god investering?
Hjælp dig selv
Læs en grundig korrektur på din egen tekst, og slå alt det op, du er i tvivl om. Du kan tjekke din tekst uden at have en eneste ordbog på hylden. Dansk Sprognævn har nemlig gjort Retskrivningsordbogen tilgængelig på mobilen via en ny gratis mobilapp.
Hvis skiltemanden havde været klog, så havde han slået ”cykelister” og ”fortorv” op i appen RO+ og opdaget, at den rigtige stavemåde er cyklister og fortov.
Skriver du notater? Har du brug for at effektivisere din skrivetid og hæve kvaliteten i dine notater? Få en opskrift, hvor der indgår fisk!
Hvad er et godt notat? Det spørgsmål får jeg ofte. Og svaret er: Det kommer an på, hvad det skal bruges til.
Derfor skal du altid starte med at definere formålet: Hvorfor skriver du dette notat, hvad skal det bruges til?
Det vejledende notat er en nøgtern og saglig redegørelse, der har til formål at belyse et problem eller et behov. Notatet beskriver problemet, baggrunden for det og forskellige løsningsforslag.
Det vejledende notat er ofte skrevet til en bestemt målgruppe, fx borgmester, direktion eller projektgruppe.
Brug en skrivemodel
Du kender sikkert skrivemodellen fisken. Det er den, vi skal have på bordet nu. Split dit notat op i tre dele: Hoved, krop og hale.
Hovedet: Skriv en god indledning
Start med fiskens hoved. Hvad er formålet? Hvad skal notatet bruges til? Hvorfor er det skrevet – og til hvem? Disse spørgsmål bør du give svar på i notatets indledning. Mange af de vejledende notater, jeg har læst gennem tiden er svære at læse og forstå, fordi formålet er uklart.
Følg de fire trin nedenfor, så får du et indledningsafsnit, der giver læseren overblik og indblik i dit emne.
Dette notat beskriver
Her giver du læseren et overblik over emnet, og skriv hvem der er målgruppen for notatet.
Formålet med dette notat
Her giver du svar på, hvorfor læseren skal læse dette notat. Hvilket udbytte får læseren.
Baggrunden for dette notat
Her skriver du, hvorfor notatet er bestilt, hvad der er sket og hvornår det er sket.
De vigtigste pointer
Har du skrevet et langt notat på flere sider, kan det være en god ide at skrive et kort resume af tekstens vigtigste pointer.
Byg en solid krop
Fiskens krop består af to dele:
Første del består af en faglig og saglig beskrivelse af problemet.
Anden del indeholder svaret på, hvordan man løser problemet. Det er her, du skal hoste op med dine faglige argumenter. Der vil ofte være flere løsningsforslag til det samme problem. Det kan derfor være en fordel at bygge argumentationen op som et (skematisk) overblik af flere løsningsforslag. Præciser konsekvenser (fordele og ulemper) ved de forskellige løsninger, så læseren let kan sammenligne forslagene. Du kan se et eksempel på et skema med fordele og ulemper her.
Slå et slag med halen
Skriv en kort afslutning, hvor du samler dine pointer op. Har du præsenteret flere løsningsforslag, skal du skrive en konklusion, der indeholder en anbefaling. Du skal naturligvis pege på det forslag, der med din faglige vurdering, bedst kan løse problemet.
God arbejdslyst.
Vil du vide mere
Sådan skriver du gode notater indgår i mit kursus “Faglig formidling for specialister”.
Dine læsere er overbelastede. De får for mange informationer. Derfor skal du skrive overskrifter, der hjælper din læser.
Det første indtryk er vigtigt. Overskriften eller emnefeltet er det første, din læser møder. Dine læsere falder måske fra, hvis din overskrift er tåget eller virker irrelevant for dem. En god overskrift i et notat eller en mail er derfor afgørende for, om resten af indholdet når din læser.
Kom ud af tågen
Sæt dig grundigt ind i din læsers behov og forventninger. Hvad ved de i forvejen om emnet, hvad er deres motivation for at læse din mail, og hvad skal de bruge dit notat til?
For nylig fik jeg et brev fra min Ford-forhandler. Overskriften var så indforstået, at jeg stadig ikke forstår, hvad den betyder:
18S07 – Software til registrering af koblingsslip – Servicekampagne
Efter flere gennemlæsninger af brevet forstod jeg, at min bil har en alvorlig fejl, derfor skal den på værksted. Det budskab fremgik ikke af overskriften.
Vær hjælpsom
Inden du skriver, skal du overveje, hvad du kan bidrage med. Hvordan kan din mail eller dit notat hjælpe din læser? Skriv det allerede i overskriften.
Dine læsere vil elske dine notater og dine mails, hvis du optræder som problemløser. Hjælpsomme overskrifter starter med:
Her kommer de vigtigste pointer fra …
Sådan udfylder du skemaet …
Her er en samlet oversigt over …
Gør det kort
Hold din overskrift kort. Din læser har travlt. Han vil gerne læse, forstå og hurtigt videre. Derfor skal du skrive korte overskrifter. Det er god service og øger dine muligheder for at komme igennem med dit budskab.
Et emnefelt i mails bør være max 50 anslag, gerne kortere. Sørg for, at dit kernebudskab indgår i overskriften, og smelt overflødige fyldord væk. Min overskrift i dette blogindlæg er præcis på 50 anslag.
Læs mere om overskrifter og overblik her.
Skriv korte tekster, og skriv så alle kan forstå det! Det er forventninger, som kommunale økonomikonsulenter møder. Derfor var faglig formidling et emne på KL’s årsmøde. Her er 3 pointer fra mit oplæg.
Skriv dansk, så alle kan forstå det! Det siger byrådsmedlemmer i Odense Kommune.
Det er ofte økonomisproget, der driller. Derfor var faglig formidling på programmet i denne uge, hvor jeg holdt oplæg på KL’s årsmøde for økonomikonsulenter. Politiske dagsordener indeholder ofte økonomi, der kan være forbundet med store konsekvenser for kommunen. Derfor er det vigtigt, at også ikke-økonomer kan læse og forstå, hvilke konsekvenser en given beslutning har.
Men hvordan formidler man sit fagsprog, så alle kan forstå det? Her får du 3 enkle råd, der skaber klarhed i din tekst:
Glem aldrig, hvem du skriver til
Har du arbejdet længe i store faglige fællesskaber – som fx i økonomiafdelinger – så bliver du med tiden blind. Det er helt almindeligt, at fagfolk bliver blinde for, hvor grænsen går mellem almindelige ord og fagudtryk. Hverdagen i en stor afdeling er fyldt med fagsprog, der gør samtalen mellem fagfolk præcis og effektiv. Men hvis du skriver tekster, der er rettet mod borgere, politikere og kollager med andre fagligheder, så duer fagsproget ikke. Så skal du oversætte dit fagsprog til et sprog, som alle kan forstå.
Se din læser i øjnene. Afprøv med jævne mellemrum dine tekster på personer uden for faggruppen.
Kom ud af tågen
Fag- og forvaltningssprog er ofte oppustet, tåget og bagvendt. Se fx denne sætning:
Det har i arbejdet med efterværnsindsatsen, vist sig svært, at tilknytte det budgetterede antal borgere som forudsat i businesscasen, hvorfor den budgetterede gevinst i 2018 ikke forventes indfriet.
Det vigtigste i sætningen står til sidst og kunne samles i en sætning: Forvaltningen kan ikke indfri budgetgevinsten for efterværn i 2018.
Et andet typisk træk ved fag- og forvaltningssprog er dødt sprog. Her er et eksempel på, at der ikke længere er borgere til stede i Jobcentret, men blot sygemeldte sager:
Når sygedagpengesagerne efter 22 ugers sygemelding skal revurderes, skal der tages stilling til (…)
Endelig kommer vi ikke uden om det passive sprog. I denne sætning er det uklart, hvem der skal gøre noget:
Der er iværksat udarbejdelse af bemandingsmodellen, der skal sikre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, så progressionen fastholdes og målsætningerne i tids- og leveranceplanen opnås.
Kom ud af tågen. Læs din tekst igennem, før du sender den ud i verden. Er den nem at læse og nem at forstå? Er dine sætninger korte og mundrette? Prøv at læse teksten højt for dig selv.
Fagudtryk – præcist eller upræcist?
I mange økonomisager vrimler det med sammensatte fagudtryk, som kun kendes af økonomer, fx reservationspulje. De sammensatte ord kan man ikke slå op, så hvis de ikke bliver forklaret i teksten, er det op til læseren at gætte, hvad det betyder. Fagfolk argumenterer ofte med, at fagudtryk er præcise. Men den logik holder ikke her. Hvis læseren ikke forstår den faglige betydning af ordet, og han gætter forkert, så bliver teksten jo netop upræcist.
Tjek din tekst igennem. Bruger du også sammensatte ord, som ikke bliver forklaret? Her er et lille udpluk af sammensatte økonomiord, som jeg har fundet i forskellige kommuner: Prioriteringsrum, budgetbidrag, selvbudgettering, mulighedskatalog, transaktionsprincip, balancetilskud og overudligning.
Kender du andre sammensatte ord, som du vil dele med mig? Skriv en kommentar.
2018 har været et godt sprogår. Mange kommuner har stor opmærksomhed på den skriftlige formidling. Jeg oplever en stigende lyst til at skrive gode breve til borgerne og skrive politiske dagsordener, som alle kan forstå. Der foregår faktisk en stor sproglig forandring i mange kommuner.
Fra myndighedssprog til god service
En stor del af interessen bunder i, at der er et konkret behov: Borgere klager over dårlige breve. De vil ikke længere finde sig i at modtage et brev, som de ikke kan forstå. Derfor har mange kommuner kastet sig ud i arbejdet med at udskifte det stive og uforståelige myndighedssprog med et moderne og letforståeligt sprog. Fordi det er god service, og fordi kommunerne gerne vil møde deres borgere i øjenhøjde.
I Ballerup Kommune ruller det fineste og mest ambitiøse sprogprojekt, jeg har mødt i 2018.
Uden ledelse ingen forandring
Vi ved alle sammen, at store forandringer starter og slutter med ledelse. Hvis chefen skriver et stift og gammeldags myndighedssprog, så gør medarbejderne det også. Derfor skal ledere have tydelige holdninger til sprog, og de skal gå foran med det gode eksempel, når de kommunikerer. I Helsingør Kommune har de i flere år arbejdet med den skriftlige formidling til borgere og politikere.
Derfor er det fantastisk, når kommunaldirektøren i Helsingør Kommune går planken ud med denne video. Det flotteste sproglige statement, jeg har set i 2018.
Det starter med dig
Du kan gøre noget. Du bestemmer. Du kan skrive professionelt og korrekt – og stadig overholde dine myndighedsforpligtelser. Sproget og valget er dit. Det er en gammel skrøne, at en afgørelse eller en politisk dagsorden bliver faglig ukorrekt, hvis den bliver skrevet på almindeligt dansk. Det fineste eksempel på det er ombudsmanden, der skriver om svære sager, så alle kan være med. Ombudsmanden har også en fantastisk skriveguide, som du kan finde stor inspiration i.
Nyhed i 2019
Skal 2019 være året, hvor du vil skrive bedre? Følg med her på bloggen, eller mød mig på et af mine åbne kurser i faglig formidling i det nye år. Det bliver min nyhed i 2019. Flere har efterspurgt et kursus i faglig formidling for specialister. Det kursus er jeg ved at udvikle, og jeg udbyder det i løbet af foråret.
Send mig en mail, hvis du allerede nu tænker, at det kan være noget for dig: mb@bolvigkom.dk.
Hvis jeg siger til økonomifolk, at jeg ikke forstår, hvad de skriver, så tror de, at jeg laver sjov med dem. Men det er faktisk alvorligt. Jeg – og mange andre – har svært ved at forstå økonomifagsprog. Og det er jo heller ikke meningen. Økonomer skal nemlig formidle deres fagsprog, hvis de fx skriver til borgere og politikere.
Økonomifagsprog er særligt svært
Politiske dagsordener indeholder ofte økonomi, der kan være forbundet med store konsekvenser for kommunen. Derfor er det hamrende vigtigt, at helt almindelige mennesker kan læse og forstå, hvilke konsekvenser en given beslutning har. Og os helt almindelige mennesker kommer ofte til kort i de dagsordener, der handler om økonomi.
Sager med økonomi er volapyk
Når jeg ser politiske dagsordener over en bred kam, så er det økonomisagerne, der er de sværeste at læse og forstå. De er også de længste og dem der indeholder flest svære fagord og ”pop-up-ord”, som kun kendes af økonomer (fx budgetbidrag, prioriteringsrum, reservationspuljer, budgetværn). Og nu har politikerne i Odense byråd fået nok. En meget svær økonomisag udløste en hed debat.
Volapyk i Odense
Kommunale dagsordener skal skrives i et sprog, der er til at forstå af alle. Det foreslår den konservative byrådsgruppe i Odense. De vil have det snørklede og komplekse embedsmandsprog skrevet om til almindeligt og let forståeligt dansk. Det skriver TV2 Fyn, der også har talt med politikere og borgere. Fem unge landbrugselever og to lærerstuderende prøver i dette indslag kræfter med et punkt fra en kommunal dagsorden. Kan du forstå det?
Faglig formidling kan læres
For alle fagfolk, der arbejder i en kommune, handler det om evnen og viljen til at formidle sit fagsprog. Det går ikke, at fagfolk skriver, så kun de selv og deres fagkollegaer kan forstå det. Fagsprog – og dermed økonomisprog – skal oversættes og forklares. Og det er faktisk ikke så svært. Løsningen hedder faglig formidling, og det er en kompetence, som alle kommunale fagfolk bør mestre.
Gør din læser glad. Skriv korte sætninger. Din læser orker ikke at læse lange snørklede sætninger. Lange sætninger nedsætter læsehastigheden. Og du udfordrer dermed læserens tålmodighed. Her får du tre tips til bedre sætninger, der gør din tekst mere læsevenlig.
Lange og snørklede sætninger er et levn fra fortiden. Tidligere skrev det offentlige i kancellistil eller myndighedssprog, når de henvendte sig til borgerne. Men borgerne har fået nye vaner og nye forventninger: De orker ikke at læse lange og snørklede sætninger.
Derfor skal du kvalitetssikre dine sætninger. Hold fokus på én sætning ad gangen, gå efter disse tre ting:
1. Kommer det vigtigste først i dine sætninger?
Lange bagvendte sætninger sender læser tilbage til støvede tysktimer og fortidens kancellisprog. Som hovedregel skal du sørge for, at det vigtigste i sætningen kommer først.
2. Er dine sætninger bare alt for lange?
Som tommelfingerregel skal du aldrig skrive sætninger, der er længere end 25 ord. Når sætninger bliver længere end det, så har læseren svært ved at overskue indholdet. Har du for vane at skrive lange sætninger, så bruger du sikkert mange sætningsforlængere. Sætningsforlængere er ord som idet, hvilket, hvorfor, samtidig med og ligesom. I langt de fleste tilfælde kan du blot erstatte sætningsforlængeren med et punktum.
3. Binder du sætningerne sammen?
Hvis du skriver mange korte sætninger, så kan din tekst godt virke lidt hakkende og usammenhængende. Det kan du undgå ved at bygge bro mellem sætningerne. Forbindelsesord skaber et fint flow mellem de korte sætninger. Brug ord som desuden, især, til gengæld, derfor, nemlig, endda og naturligvis.
Kurser i bedre borgerbreve
Vil du gerne lære, hvordan du skriver breve, som borgerne nemt kan skimme, læse og forstå? Jeg underviser i, hvordan du skriver saglige, faglige og venlige breve, der giver mening for borgeren. Læs mere her.