Du skal skrive korte, personlige og vedkommende julekort. Sådan nogle julekort, som man selv gerne vil læse. Få inspiration til kortene her.

Spring flosklerne over

Du kender det sikkert. Du har selv modtaget flere julekort fyldt med floskler og ligegyldigheder. Hurtigt læst og hurtigt glemt. Mange intetsigende julekort starter med noget i denne stil:

  • Julen nærmer sig med hastige skridt …
  • Nu er det snart jul igen …
  • Så blev det igen december …

Det skal du forsøge at undgå. Tænk grundigt over den første sætning. Den er nemlig afgørende for, om modtageren læser resten af julekortet. En kedelig og floskelfyldt indledning sender måske dit julekort direkte i skraldespanden. Skriv derfor noget andet end det åbenlyse og banale.
Læs her om at komme godt fra start.

Skriv personligt

Masseproducerede og upersonlige julekort er ligegyldig kommunikation. Jeg lærte engang, at man skal gøre halvt så meget, men gøre det dobbelt så godt. Og når det drejer sig om julekort, så er jeg klart tilhænger af at sende få men personlige julekort. Derfor skal du, når du skriver, se din modtager for dig. Skriv direkte til hende (brug du, jeg og vi), så hun kan mærke, at denne hilsen er sendt personligt til hende. Og har du tid og overskud, så skriver du julekortet i hånden og finder en formulering, der kun kan bruges i dette ene julekort. Du kan fx takke for en konkret oplevelse, som I har haft sammen i løbet af året.

Fat dig i korthed

Et godt julekort er kortfattet og hurtigt læst. Derved viser du respekt for modtagerens tid og kommer hurtigt til sagen. For et julekort er jo blot en venlig hilsen fra afsender til modtager. En hyggelig kommunikationsform, der har til formål at ønske modtageren en glædelig jul.
Læs mere om at skrive kort.

Jeg ønsker dig en glædelig jul. Tak, fordi du læser med. 🙂

Sidste frist for at sende julekort og pakker

Det er snart sidste chance for at sende julepost. Læs mere her.

Det er vigtigt at skrive fagligt, sagligt og anerkendende, når du skriver sagsnotater. For det kan gøre ondt at læse om sig selv i sagsakter.

Stadig flere anbragte og tidligere anbragte søger indsigt i deres egne sager hos kommunen. Men det kan være en overvældende mundfuld at læse om sig selv i kommunens sagsakter. 

Dømmende sprog og misvisende indhold

Det kan være smertefuldt at læse om sig selv. Det fortæller Mitra i en artikel i Politiken. Som 15-årig søgte hun indsigt i sin sag hos kommunen.

Og når man, som Mitra, pludselig står med en sagsbunke på 300 sider, så opdager man, at den beskrivelse, man finder om sig selv, kan være en overvældende mundfuld.

Både fordi kommunesproget er svært at forstå, og fordi sproget kan være dømmende og indholdet direkte misvisende.

Problematiserende beskrivelser

Når anbragte læser om sig selv i journalerne, kan de opleve deciderede fejl eller misforståelser.

Fx fortæller Mitra i artiklen, at pædagogerne på hendes børnehjem havde skrevet, at hun ”følte sig hævet over de andre børn”. Mitra var dygtig i skolen og tilbød derfor ofte de andre børn på hjemmet lektiehjælp.

At hun skulle føle sig hævet over de andre børn ”… er forkert beskrevet. Jeg følte mig misforstået”, fortæller Mitra.

Et professionelt værktøj med mange læsere

Når jeg underviser i kommuner om at skrive gode journalnotater og afgørelser, så er det ofte dette, vi drøfter: Hvordan sikrer vi, at vi med den skriftlige dokumentation balancerer flere krav?

For et journalnotat er et professionelt værktøj, hvor fagfolk deler viden med hinanden om borgeren. Men det er også et vidnesbyrd om et liv. De anbragte, der læser deres sag, forsøger at samle brikkerne, forstå hvem de er, og hvor de kommer fra.

Sagsbehandlerne er meget opmærksomme på dette skisma men har ofte svært ved at honorere denne balancegang i en travl hverdag.

Fagligt, sagligt og anerkendende

Dokumentation er en del af de fagprofessionelles hverdag. En opgave, der er vokset gennem tiden. Og dermed er kravet til at kunne formidle sit fagsprog til kort og korrekt hverdagssprog en afgørende kompetence.

Det gælder indenfor alle offentlige fag. Uanset om du er socialrådgiver, pædagog eller sygeplejerske, så skal du kunne formidle dit fagsprog, så mange forskellige målgrupper kan læse med, føle sig forstået og anerkendt.

3 tips: Undgå holdningsord, antagelser og fagsprog

Der er tre vigtige ting, som fagprofessionelle bør være særligt opmærksomme på:

Undgå holdningsord
Holdningsord er ord, der siger noget om din holdning som afsender. Du tager – måske ubevidst – stilling til de informationer, du giver videre. Der findes mange holdningsord, her er nogle eksempler: altså, formodentlig, heldigvis, desværre, nemlig, netop.

Vær opmærksom på antagelser
Når vi antager noget, så giver vi udtryk for en personlig opfattelse af eller formodning om, hvordan noget forholder sig. I Mitras eksempel fortæller hun, at sagsbehandlerne havde skrevet i hendes sag: ”Vi tror, at Mitra lyver”. For Mitra handlede det om, at hun var bange. Derfor ændrede hun sin forklaring flere gange i et forsøg på at beskytte sig selv. Sagsbehandlerne antog, at hun løj.

Oversæt fagsprog
Du kommunikerer også med en borger. Derfor skal du formidle dit fagsprog til et forståeligt hverdagssprog. Derved undgår du misforståelser, og du undgår, at borgeren føler, at du taler hen over hovedet på ham/hende.

Fælles sprog kan være en vej

Fælles Sprog er en håndbog i at bruge sproget som den primære faktor til at forstå og forandre hverdagen.
Bogen er letlæselig og indeholder konkrete virkemidler og metoder til at kommunikere på tværs af faggrænser, forståelsesrammer og virkeligheder.

Du bør bruge det fællessprog, der er forståeligt for os alle. Det lyder nemt, ikke? 🙂

Har du nogensinde overvejet, hvorfor du indleder dine mails med ”kære” eller hej”? Hvorfor foretrækker du den ene hilsen frem for den anden? Dansk Sprognævn har undersøgt sagen og fundet et svar, som overraskede mig!

Bruger du ”kære” eller ”hej” i dine mails? Det er et mere kompliceret spørgsmål end som så. Jeg har altid selv foretrukket ”kære”, da det lyder formelt og neutralt i mine ører. Men det er åbenbart gammeldags og langt fra neutralt.

Dansk Sprognævn og Aarhus Universitet har lavet en undersøgelse med 1300 mænd og kvinder på tværs af generationer, der svarede på samme spørgsmål: Bruger du ”kære” eller ”hej” i dine mails? De fleste over 30 år svarede ”kære”, og de fleste under 30 svarede ”hej”.

”Kære” er gammeldags og intimt

Der findes ikke nogen officielle regler for, hvornår man skal bruge ”kære”, og hvornår man skal bruge ”hej”. Det er i høj grad et holdningsspørgsmål.

Mange unge oplever ordet ”kære” som noget intimt og kærligt. Noget følelsesladet. Og det er faktisk også den betydning, som ordet har båret i de seneste århundreder.

”Hej” er for unge under 30 år klart at foretrække. ”Hej” er mest neutral og fungerer som en standardhilsen til de fleste modtagere. Og ”hej” har nu møvet sig så godt ind i vores mailsprog, at det er denne hilsen, Sprognævnet anbefaler.

Hvad siger Sprognævnet?

Dansk Sprognævn og Aarhus Universitet opstiller disse anbefalinger på baggrund af deres undersøgelse:

Brug hej fornavn

til både private og ikkeprivate modtagere.
Denne hilsen er mest neutral i dag.

Brug hej  uden fornavn til private modtagere og venner
Yngre modtagere under 30 foretrækker oftest denne hilsen. Dog kan folk over 30 godt opfatte det som uhøfligt.
Brug kære fornavn uformelle sammenhænge til private modtagere, du har et nært forhold til.
Kan også bruges i visse formelle sammenhænge, men nogen vil opfatte det som intimt eller gammeldags.
Bliv ikke stødt hvis du opfatter en hilsen negativt – det er ikke sikkert, at afsenderen eller modtageren har samme opfattelse af hilsenen som dig. 🙂

 

Læs mere om undersøgelsen her, og se også, hvad Sprognævnet anbefaler som afskedshilsen i mails.

Hvad bruger du selv? Er du gammeldags eller i trit med tiden? Rammer du den rigtige tone?

 

skriv-overbevisende-tekster

Skal du sælge noget? Overbevise nogen? Eller få nogen til at træffe en beslutning? Skriv overbevisende tekster med BAB-modellen (Before-After-Bridge) ved hjælp af tre simple trin.

Uanset om du skriver debatindlæg, sagsfremstillinger eller opslag på sociale medier, så vil skrivemodellen ”Before-After-Bridge” hjælpe dig til en hurtigere skriveproces og en tekst, der vil have et klart og overbevisende indhold.

“Before-After-Bridge” er ofte benyttet i salgs- og mediebranchen, hvor man anvender formlen til at få folk til at klikke på annoncer, læse blogindlæg eller købe produkter. Men du kan også anvende den som skrivemodel for faglige tekster. Modellen består af tre simple trin:

  1. Beskriv problemet (Before)
  2. Beskriv drømmen (After)
  3. Beskriv løsningen (Bridge)

Problem, drøm og løsning

Kender du det? Man sidder og glor ind i skærmen. Der er helt tomt både på skærmen og i hovedet. Du ved faktisk godt, hvad du skal skrive om, men ordene vil ikke komme til dig.

Du tænker, at det ville være skønt, hvis der fandtes et kvik-fix. Et eller andet, der kan få ordene til at flyde og tastaturet til at gløde.

Her kan BAB-modellen hjælpe dig. En enkel skrivemodel kan faktisk være nok til at få sat gang i skriveprocessen og få styr på indholdet. Og du kan bruge modellen, hver gang du skal skrive en overbevisende tekst.

Når jeg sætter dette eksempel ind i et “BAB-skema”, ser det således ud: 

Before

Beskriv problemet

Du har svært ved at komme i gang

After

Beskriv drømmen

Du ville ønske, at ordene flød

Bridge

Beskriv løsningen

Du har brug for en skrivemodel

 

Before-After-Bridge som model for debatindlæg

Til november er der valg til de lokale byråd. Mange lokalpolitikere skriver derfor debatindlæg i aviserne for at råbe deres vælgere op. Jeg har lånt et tilfældigt debatindlæg fra min regionale avis.

Med modellen ”Before-After-Bridge” kan jeg skabe en klar struktur og en overbevisende pointe i debatindlægget. Når jeg sætter dette eksempel ind i et “BAB-skema”, ser det således ud:  :

Before

Beskriv problemet

Der er alt for få seniorboligfællesskaber i vores kommune

After

Beskriv drømmen

Seniorboligfællesskaber modvirker ensomhed og understøtter et aktivt seniorliv

Bridge

Beskriv løsningen

Socialdemokratiet og lokale seniorer står sammen for at skabe seniorboligfællesskaber i vores kommune

 

Before-After-Bridge som model for sagsfremstillinger

Har du svært ved at komme i gang med at skrive din sagsfremstilling? Er der bare for mange hensyn, dilemmaer eller vinkler, som du gerne vil have med? Så luk pc’en, og find tre gule post-it:

Beskriv (hoved)problemet på en gul lap. Hvad er grunden til, at sagen skal behandles nu?
Beskriv drømmen på den næste lap. Hvordan ser verden ud, når problemet er løst?
Beskriv løsningen på den sidste lap. Hvilken løsning (eller måske flere løsninger) kan du pege på?

Nu har du en disposition. Så skal du blot folde dine pointer ud og holde dig til planen…

Læs mere om disposition og planlægning i dette indlæg.

God arbejdslyst.

du-skal-stadig-stikke-folk-en-burger

Mange af mine kursister laver himmelvendte øjne, når jeg siger, at de skal starte med at rose, når de giver feedback til en kollega. De mener, at burgermodellen er forældet, tåbeligt og unødvendigt. Men er det nu også rigtigt?

Når jeg underviser i faglig formidling, benytter jeg altid feedback som værktøj. Jeg giver feedback til kursisterne, og de giver feedback til hinanden. Feedback er en supereffektiv metode til at forbedre sin skriveteknik. Men mange af mine kursister laver himmelvendte øjne, når jeg siger, at man altid skal starte med at rose, før man giver kritik. De mener, det er forældet, tåbeligt og unødvendigt. Men er det nu også rigtigt?

Burgermodellen virker

Vi ved det alle sammen. Når nogen skal give dig feedback, så siger de ofte noget positivt først. Og så kommer kritikken. Og så slutter de med noget positivt. Denne feedbackmodel bliver ofte kaldt burger-feedback. Vi kender den til hudløshed. OG DEN VIRKER! Jeg beklager, men lad mig forklare hvorfor.

Kritik bringer os i forsvarsposition

Som skribent er du vant til at få feedback på din tekst. Du har måske brugt mange timer på at formidle en svær og kompliceret sag, og du er faktisk ret tilfreds med resultatet. Og nu skal du så have feedback. Det betyder kritik, din læser (chef) vil pege på fejl og mangler. Men hvis han er klog, så vælger han en burger-model.

feedback-efter-burger-modellen

Når vi bliver mødt med kritik, så rejser vi os, kommer i forsvarsstilling og får ofte lyst til at retfærdiggøre os. Kritik kan både opleves farlig, sårende og kan endda vække vrede hos modtageren. Jeg oplever ofte, når jeg underviser, at deltagerne bruger stor energi på at forklare og forsvare de tekster, jeg benytter i undervisningen. De kan ikke lade være, det ligger dybt i os alle sammen. Derfor starter jeg altid med noget positivt, før jeg kommer med forslag til forbedring.

Pak bøffen ind i en blød bolle

Brødet er det positive i feedbacken, mens bøffen er det kritiske, det der bør ændres. Når du giver feedback, skal du starte med at rose. Det gør det lettere for skribenten at modtage dit forbedringsforslag. Bøffen i midten – kritikken – bør som udgangspunkt kun indeholde et enkelt (eller få) kritikpunkter. Det kan nemlig være svært at rumme flere kritiske tilbagemeldinger på én gang. Skribenten vil formentlig kun høre det første og lukke resten ude. Slut af med en bolle, hvor du giver generel positiv feedback. Det efterlader skribenten med en positiv oplevelse.

 

Vil du skabe forandring, skal du også rose

Gode gamle Skinner beviste gennem forsøg med dyr, at dyr, der belønnes for god opførsel, lærer meget hurtigere og husker bedre, hvad det lærer, end det dyr, der bliver straffet for forkert eller dårlig opførsel. Det samme gælder for mennesker. Når vi kritiserer, opnår vi ikke vedvarende forandringer. Vi skal også belønne og rose den rigtige adfærd.